新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探究

孫 莉

濟(jì)寧學(xué)院初等教育學(xué)院，山東 曲阜 273100

一、目前人事檔案管理中所存在的問(wèn)題

（一）過(guò)于保密，影響使用。檔案中記載了人們的基本信息和其他關(guān)鍵信息，所以注重檔案的保密性是非常重要的。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，如果需要調(diào)用人事檔案，那么就必須要經(jīng)過(guò)一系列的程序?qū)徟?，整個(gè)過(guò)程非常繁瑣，不利于其他工作的開(kāi)展。實(shí)際上，這種過(guò)分的保密制度影響了工作效率的提升，一般來(lái)講，除了政治審查中的人事檔案需要嚴(yán)密保管以外，其他的檔案都應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行保密保管。而且由于過(guò)度的檔案保密也導(dǎo)致一些工作人員消極怠工，相關(guān)部門(mén)缺少監(jiān)督，使得檔案的管理出現(xiàn)各種問(wèn)題。

（二）管理模式封閉，不利于人員流動(dòng)。由于人事檔案中包含了很多個(gè)人信息，所以導(dǎo)致檔案的管理具有一定的封閉性，但在傳統(tǒng)的管理模式中，只關(guān)注到了封閉性，卻沒(méi)有在此基礎(chǔ)之上合理的分配資源，導(dǎo)致了人力部門(mén)資源的浪費(fèi)。除此之外，還有一些領(lǐng)導(dǎo)過(guò)于主觀化，隨意操作員工的個(gè)人檔案，這也是封閉管理所造成的惡劣影響。

（三）缺少對(duì)于管理工作的重視。在所有的管理問(wèn)題中，最主要的問(wèn)題是沒(méi)有對(duì)檔案管理提起重視。人事檔案中記載的所有信息都屬于原始信息，不管是文字還是表格，都代表著一個(gè)人的經(jīng)歷，必須要按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)范來(lái)進(jìn)行保管。而目前很多企業(yè)的人事檔案管理部門(mén)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到合理保存檔案的重要性，工作人員沒(méi)有樹(shù)立正確的管理意識(shí)，所以會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、虛假，甚至是丟失檔案的現(xiàn)象，導(dǎo)致人員的流動(dòng)出現(xiàn)問(wèn)題，不利于管理工作的開(kāi)展。

（四）信息化程度低。傳統(tǒng)的檔案管理中，都是以紙質(zhì)版來(lái)進(jìn)行保存。而目前隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子化檔案更能夠方便人們調(diào)取使用，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就容易影響正常工作效率的提升，同時(shí)也是對(duì)人力資源的一種浪費(fèi)。

（五）工作人員能力不足。在實(shí)際的檔案管理工作中，大部分工作人員都不具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)和能力，對(duì)于檔案的管理工作也沒(méi)有正確的態(tài)度，嚴(yán)重影響了效率的提高，還有的人會(huì)在重要的問(wèn)題上犯錯(cuò)誤，影響到檔案的使用和收藏，導(dǎo)致檔案失去其自身的價(jià)值。另外，還有一些企業(yè)沒(méi)有合理管理內(nèi)部的人力資源，一些員工不能真正發(fā)揮自身的價(jià)值，進(jìn)而就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部人才的流失，不能為檔案管理提供最新的動(dòng)態(tài)消息，也就不利于人事檔案管理工作的開(kāi)展。

二、創(chuàng)新檔案管理制度和模式的方法

（一）提高工作人員的素質(zhì)。目前，很多人事檔案管理的工作人員都沒(méi)有樹(shù)立起正確的管理意識(shí)，大部分工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，所以，要想提高檔案管理的水平就必須要先提高工作人員的素質(zhì)，讓他們能夠?qū)芾砉ぷ魈崞鹬匾?。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不僅要糾正工作人員的思想意識(shí)，還需要從社會(huì)中招納具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的優(yōu)秀人才加入管理的隊(duì)伍中；除此之外，對(duì)員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育也是不可缺少的，要時(shí)刻提高員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓他們更好的為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。

（二）創(chuàng)新管理方式。雖然檔案的管理工作具有嚴(yán)密性，但也必須要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)中的人才流動(dòng)狀況，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，而不是讓人員的流動(dòng)成為阻礙管理工作前進(jìn)的障礙。實(shí)際上，人才的流動(dòng)可以推動(dòng)人才之間的交流，在整個(gè)社會(huì)中都是有利的，適當(dāng)?shù)娜藛T流動(dòng)可以幫助企業(yè)更好的選拔人才，也能夠讓更多的人實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，與此同時(shí)，這也有利于提高檔案管理工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)管理模式的改變。

（三）綜合運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。如今正處在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足目前管理工作的需求，所以必須要將現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合。紙質(zhì)檔案不容易保存，紙張的顏色、規(guī)格等都容易導(dǎo)致資料的混亂，而且紙質(zhì)檔案能夠隨意更換涂改，會(huì)影響到記載信息的真實(shí)性和客觀性；而電子版的檔案在修改時(shí)會(huì)有后臺(tái)的記錄，而且要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的身份驗(yàn)證才能進(jìn)入修改程序，這樣就很好的保證了記載信息的真實(shí)性。另外，電子檔案的保存不受環(huán)境的影響，可以長(zhǎng)久保存；也不會(huì)占用空間和太多的人力，必要時(shí)更方便調(diào)取使用，能夠極大的提高管理的工作效率，推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。

（四）保證檔案的規(guī)范性。目前的人事檔案管理工作中存在著很多問(wèn)題，為了減少這些問(wèn)題的發(fā)生，更好的提高工作效率，就必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案的統(tǒng)一高效管理，保證每個(gè)人檔案資料的完整準(zhǔn)確。統(tǒng)一的檔案管理需要根據(jù)不同的人員情況進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)于沒(méi)有固定工作單位的人員的檔案，需要移交給村委會(huì)或居民委員會(huì)保管。另外，這種管理方式也能夠及時(shí)的對(duì)人員信息進(jìn)行更改，防止出現(xiàn)檔案信息落后于實(shí)際的情況，更好的展示出檔案信息的時(shí)效性。

三、總結(jié)

總之，檔案管理模式的創(chuàng)新必須要以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題為前提，只有真正改善了目前存在的問(wèn)題，才能更好的利用信息技術(shù)和其他手段來(lái)提高管理的水平，使得檔案的管理能夠更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和人們的需求。