如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平

寧 宇

大慶市高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管理委員會新材料產(chǎn)業(yè)促進(jìn)中心，黑龍江 大慶 163316

提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平將有助于其實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展目標(biāo)，并能有效應(yīng)對事業(yè)單位分類改革中所面對的各類信息不對稱風(fēng)險(xiǎn)。提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平不是從無到有，而是在現(xiàn)有制度化、流程化管理的基礎(chǔ)上，通過破除主觀和客觀因素的困擾，以檔案全面質(zhì)量管理為己任去增進(jìn)檔案管理工作職能的發(fā)揮。在事業(yè)單位科層結(jié)構(gòu)下去看待檔案管理工作，其不僅需要建立起以檔案管理部門為中心的檔案信息歸集機(jī)制，還需要在加強(qiáng)各職能部門檔案歸集能力建設(shè)的基礎(chǔ)上提升部門協(xié)同效率。最后，針對檔案資源的合理開發(fā)與利用，則構(gòu)成了規(guī)范化水平實(shí)現(xiàn)與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在事業(yè)單位長期發(fā)展的歷程中逐步形成了固有的組織生態(tài)環(huán)境，在該環(huán)境下所型塑的行為慣性在一定程度上成為了主觀干擾因素。

一、制約事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的因素分析

（一）檔案規(guī)范化管理的協(xié)同效率不足

事業(yè)單位作為向社會提供公益性專業(yè)技術(shù)服務(wù)的組織，其檔案不僅涉及文書檔案類型，還涉及科研檔案類型（本文不討論人事檔案規(guī)范化問題），這就使單位中的檔案歸集呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。從目前各部門的檔案歸集協(xié)同狀態(tài)來看，協(xié)同效率不足仍是困擾檔案規(guī)范化水平的制約因素之一。協(xié)同效率不足具體體現(xiàn)在，各職能部門對原始檔案資料收集的質(zhì)量層次不齊，且對檔案部門所發(fā)出的檔案呈送需求的響應(yīng)程度不高。比較文書檔案和科研檔案，文書檔案在歸集中主要反映為原始資料收集問題，在工作中發(fā)現(xiàn)個(gè)別部門在文書檔案資料收集中存在著“造假”痕跡；科研檔案在歸集中則主要反映為響應(yīng)程度不高，這主要以科研成果的所有權(quán)歸屬存在著模糊性有關(guān)。由于存在著檔案規(guī)范化管理的協(xié)同效率問題，便為規(guī)范單位檔案管理埋下了系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)的誘因。

（二）檔案規(guī)范化管理的專業(yè)精神缺失

隨著各職能部門的檔案歸集至檔案管理部門，此時(shí)便面臨著檔案規(guī)范化管理的專業(yè)精神缺失的問題。該問題構(gòu)成了制約檔案規(guī)范化水平的另一因素，且這不僅與事業(yè)單位檔案管理工作的職能化有關(guān)，也與檔案管理人員的崗位能力與意識有關(guān)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，不少事業(yè)單位的檔案根據(jù)其內(nèi)容分別歸屬于不同的部門進(jìn)行管理，如文書檔案主要?dú)w屬于辦公室管理，科研檔案主要?dú)w屬于科研管理職能部門管理，這種分頭管理模式便弱化了對檔案管理質(zhì)量的監(jiān)管效力，而這又直接導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)精神缺失現(xiàn)象的發(fā)生。在檔案管理中因?qū)I(yè)精神缺失，不僅弱化了檔案管理主體實(shí)施工作創(chuàng)新的意愿，也間接降低了檔案管理服務(wù)單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的職能地位。在事業(yè)單位分類管理背景下，無論是對檔案的集中化管理，還是對建立單位內(nèi)部的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系都提出了新的要求。

（三）檔案規(guī)范化管理的內(nèi)部監(jiān)督弱化

檔案管理工作需服務(wù)于單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，這就要求檔案資源需得到充分開發(fā)與利用，但在檔案資源利用中卻存在著內(nèi)部監(jiān)督弱化的問題，這主要出現(xiàn)在對單位中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案信息獲取權(quán)限的監(jiān)督環(huán)節(jié)。就內(nèi)部監(jiān)督弱化問題所形成的主觀因素而言，主要受到事業(yè)單位組織生態(tài)中人際關(guān)系影響力的作用，而且事業(yè)單位內(nèi)部存在著大量的“非正式組織”，這又進(jìn)一步干擾了檔案規(guī)范化管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的正常運(yùn)作。需要指出的是，事業(yè)單位正在推動的分類改革并不會在短期內(nèi)肅清這種干擾因素，所以當(dāng)前仍需要從優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制入手去消減這種制約因素的實(shí)現(xiàn)程度。

二、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平的措施

（一）提升各部門的檔案規(guī)范化管理能力

事業(yè)單位長期所存在的任務(wù)驅(qū)動型工作模式，在一定程度上弱化了各職能部門對檔案歸集工作的重視程度。從而，各部門面臨檔案規(guī)范化管理能力的提升要求。檔案管理部門應(yīng)有針對性的對各部門開展檔案規(guī)范化管理能力培訓(xùn)，參訓(xùn)人員應(yīng)為各部門兼職檔案信息員，培訓(xùn)模塊應(yīng)細(xì)分為檔案歸集技能和檔案歸集意識兩個(gè)方面。在檔案歸集技能培訓(xùn)中，應(yīng)著重培訓(xùn)檔案信息員速記能力、部門檔案原始資料歸集能力以及熟悉檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程。在檔案歸集意識的培訓(xùn)中，除了需要加強(qiáng)檔案工作思想政治教育，還應(yīng)將部門檔案協(xié)同歸集效率納入到部門年度績效考核中去，以最終的薪酬分配去激勵各部門重視檔案的歸集工作。

（二）通過制度激勵與約束加強(qiáng)協(xié)同效率

通過制度激勵與約束加強(qiáng)各部門的檔案歸集協(xié)同效率，不僅需要遵循檔案歸集的流程化管理要求，還需要正視各部門檔案歸集的自身特點(diǎn)，需要對部門常規(guī)檔案歸集工作開展制度激勵，其主要方式以檔案歸集的時(shí)效性為標(biāo)準(zhǔn)，并由檔案歸口管理的部門進(jìn)行公開量化考核。所謂“常規(guī)檔案”主要是指，部門會議紀(jì)要、政治學(xué)習(xí)紀(jì)要、科研成果各項(xiàng)資料等。制度約束的方式主要為：單位內(nèi)部通報(bào)批評和減扣部門年度績效考核積分。這就要求，事業(yè)單位管理層應(yīng)全力支持檔案管理部門的考核工作，并在工作制度層面賦予檔案管理部門在考核工作中的權(quán)威性，并在OA 系統(tǒng)公開考核信息的辦法增強(qiáng)該項(xiàng)工作的公信力和輿論約束力。

（三）圍繞檔案專業(yè)化管理完備組織架構(gòu)

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位長期所實(shí)施的檔案歸口管理存在著職能分散、相互扯皮的問題，所以需要圍繞著檔案專業(yè)化管理完備其組織架構(gòu)。在人事檔案、圖情檔案、財(cái)務(wù)檔案歸口管理模式不變的情況下，其它各類檔案應(yīng)由專門的檔案管理部門管理。事業(yè)單位應(yīng)組建專門的檔案管理部門，并由單位黨委直接領(lǐng)導(dǎo)。在檔案管理部門內(nèi)部分設(shè)文書檔案管理科、科研檔案管理科、它項(xiàng)檔案管理科等基本單元，這樣一來，不僅降低了各職能部門檔案歸集呈送的交易成本，也極大的減輕了原歸口管理部門的工作壓力。在檔案信息化平臺的支撐下，在檔案管理部門內(nèi)部形成各項(xiàng)檔案信息科室共享模式，這就為檔案最終的開發(fā)利用創(chuàng)造了條件。

（四）需求導(dǎo)向下開展檔案資源開發(fā)利用

對檔案資源的開發(fā)利用將花費(fèi)事業(yè)單位大量的人力與物力，對此可根據(jù)各職能部門的工作需要，在需求導(dǎo)向下開展檔案資源的開發(fā)和利用工作。在提高檔案規(guī)范化水平的要求驅(qū)動下，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)單位主營業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立符合自身需要的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，提升檔案資源開發(fā)和利用的效率。與事業(yè)單位分類改革要求相契合，當(dāng)前檔案資源開發(fā)的重點(diǎn)可放置在：（1）挖掘本單位主營業(yè)務(wù)開展中的比較優(yōu)勢；（2）對標(biāo)同業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，從檔案資源中探析本單位各部門工作中所存在的短板。檔案部門應(yīng)將檔案資源開發(fā)成果匯編整理，通過向管理層提交報(bào)告為其進(jìn)行戰(zhàn)略決策提供信息支撐。

（五）檔案信息管理為主線加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

為了防止在檔案資源的利用中出現(xiàn)不規(guī)范的問題，需以檔案信息管理為主線加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。提出這一觀點(diǎn)的原因在于：（1）傳統(tǒng)的線下檔案管理難以克服人際關(guān)系影響力的困擾，且檔案管理的規(guī)范化問題處于隱蔽狀態(tài)難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)。（2）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理符合時(shí)代要求，也能推動事業(yè)單位減能增效工作的開展。（3）通過專人賬戶查閱、授權(quán)查閱等方式，便能在智能化、信息化技術(shù)的支撐下，為檔案規(guī)范化管理建立起了剛性的約束機(jī)制。作為一項(xiàng)信息化管理措施，事業(yè)單位可以根據(jù)自身的信息化平臺特點(diǎn)，不斷探索檔案規(guī)范化管理的有效措施。

三、小結(jié)

本文認(rèn)為，當(dāng)前在提高檔案規(guī)范化水平的工作中，需著重解決由主觀因素所引致出的各中問題。通過主題討論，提高措施可圍繞著：提升各部門的檔案規(guī)范化管理能力、通過制度激勵與約束加強(qiáng)協(xié)同效率、圍繞檔案專業(yè)化管理完備組織架構(gòu)、需求導(dǎo)向下開展檔案資源開發(fā)利用、檔案信息管理為主線加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督等五個(gè)方面構(gòu)建。