新時期提升人力資源檔案管理工作的策略

國合義

（山東省濟寧市嘉祥縣醫(yī)療保障局，山東 濟寧 272400）

在實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢這一目標指引下，事業(yè)單位作為科技、文化、教育、衛(wèi)生等與民生息息相關領域的單位，要更好地為群眾服務，就要充分開發(fā)和管理人力資源，調動工作人員的能力、技能、經驗和體力等多種因素，不斷提升事業(yè)單位自身的綜合實力。傳統(tǒng)事業(yè)單位內部疏于對人力資源檔案的管理，難以發(fā)揮員工們的價值，而唯有從根源上發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，才能有效提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的價值分析

（一）關乎事業(yè)單位的長遠發(fā)展

人力資源檔案管理水平較高，管理者可以精準把握工作人員實際狀況，制定符合工作人員的發(fā)展規(guī)劃，實現(xiàn)人力資源最大化的優(yōu)勢，提升事業(yè)單位的總體發(fā)展水平。檔案管理的有序化、規(guī)范化，可以在檔案查詢時快速了解工作人員的素質結構，對工作人員進行全面認知和合理定位，快速匹配合適的崗位。事業(yè)單位的長期發(fā)展中不可避免有人員流動，崗位調動，為實現(xiàn)工作人員的價值，就要提升檔案管理水平并實現(xiàn)檔案共享，保障內部人力資源最優(yōu)配置，這關乎事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

（二）關乎工作人員潛力的挖掘

在穩(wěn)定發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的高層人員為發(fā)展考慮，必然要挖掘工作人員的潛力，推動工作人員更好地成長，職位調動時充分考量工作人員的素質結構。人力資源檔案管理水平的提升，可以全方位、多角度的記錄工作人員狀況，在個人職業(yè)生涯發(fā)展中也扮演著不可磨滅的作用，而這對于工作人員本身也是行為的約束力，個人的表現(xiàn)都會實時記錄在檔，可以推動內部員工在規(guī)范操作的基礎上提升業(yè)務水平，實現(xiàn)個人價值的同時為單位發(fā)展帶來更大的價值。

二、新時期人力資源檔案管理工作存在的問題

（一）信息化意識不足，重視程度較低

傳統(tǒng)事業(yè)單位的人力資源檔案管理工作單純需要接受檔案、保存檔案，以單純的手工操作形式不僅效率低，檔案保存、查閱和整理過程中失誤率也比較高，難以實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，一方面不利于事業(yè)單位長遠發(fā)展，另一方面也難以適應時代的趨勢。傳統(tǒng)人力資源檔案管理模式明顯難以發(fā)揮工作人員的價值，長久下去檔案管理工作者的惰性明顯，不愿意接受和學習信息化檔案管理方式。由于缺乏重視程度，工作人員難以適應時代發(fā)展趨勢實現(xiàn)對檔案的數(shù)據(jù)化處理，難以推動檔案信息化管理。

（二）系統(tǒng)建設不完善，信息化水平低

當下事業(yè)單位強調在人力資源管理中實現(xiàn)檔案管理的信息化，但由于缺乏統(tǒng)一且完善的標準，檔案的數(shù)據(jù)庫建設也缺乏具體的規(guī)定，各個單位間檔案管理工作開展缺乏統(tǒng)一的工作依據(jù)，導致檔案管理系統(tǒng)建設不足，網絡化水平不明顯，難以實現(xiàn)檔案資源有效共享和有效傳輸，整體而言的檔案管理水平依然較低。除檔案管理系統(tǒng)建設不完善外，當下系統(tǒng)的安全性也是一大隱患，相對封閉的狀態(tài)下難以發(fā)揮信息化的特征與優(yōu)勢，不利于檔案管理水平的提升。

（三）檔案管理工作者數(shù)量有限，綜合素質待提升

當下人力資源檔案管理水平提升的一大關鍵是檔案管理者綜合素質的提升，傳統(tǒng)檔案管理工作簡單且單一，操作起來難度不大，大多工作人員并非相關專業(yè)的工作者，而大多是缺乏系統(tǒng)培訓、直接上崗的工作者，在入職時缺乏系統(tǒng)的面試考核和技能培訓，計算機應用和軟件應用能力較差，不能匹及新時期人力資源檔案管理水平提升的需要，不利于事業(yè)單位的檔案實現(xiàn)信息化管理。

三、新時期提升人力資源檔案管理工作的策略

（一）強化人力資源檔案管理的認知，充分認識到人力資源檔案管理的重要性

在單位不斷發(fā)展的過程中，為了有效提升人力資源檔案管理的水平，則應該充分認識到人力資源檔案管理的重要性，將人力資源檔案管理納入相關單位的發(fā)展中，充分認識到人力資源檔案管理的重要性，打造優(yōu)秀的人力資源檔案管理隊伍，組建優(yōu)秀的人力資源檔案管理領導小組，深化對人力資源檔案管理的認知，定期對單位的人力資源檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，并根據(jù)實際情況采取科學的指導措施。這樣才能夠及時發(fā)現(xiàn)人力資源檔案管理中存在的問題，及時采取有效的策略來進行解決。

（二）強化人力資源檔案管理隊伍建設，提高工作人員綜合素質

為了有效提升單位人力資源檔案管理的水平，需要強化人力資源檔案管理隊伍建設，盡量選取一些作風正派、為人正直和責任心較強的人員參與到人力資源檔案管理工作中。加強對人力資源檔案管理人員的培訓，讓他們能夠在不斷學習的過程中掌握先進的人力資源檔案管理技術，深入了解人力資源檔案的作用，樹立較強的責任意識，增強自身的責任感，有效提升人力資源檔案管理水平。同時，作為單位人力資源檔案管理工作人員，應該通過不斷學習來增強自身的綜合素養(yǎng)，為單位人力資源管理奠定堅實的基礎。

（三）做好人力資源檔案資料收集，確保人力資源檔案材料的完整性

人力資源檔案資料的收集是單位人力資源檔案管理工作開展的重要基礎，所以需要管理人員采取先進的管理技術，及時收集人力資源檔案資料，并對人力資源檔案資料認真進行鑒別，真正做到取之有據(jù)，用之合理。對一些不符合要求的人力資源檔案材料，應該及時進行處理，切實保證人力資源檔案資料的完整性，強化人力資源檔案管理的實效性。完整、真實的檔案資料才能夠為單位的人力資源配置提供準確的信息數(shù)據(jù)，以此推動單位更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。

（四）強化人力資源檔案管理信息化建設，有效提升人力資源檔案管理的效率

隨著新經濟常態(tài)的不斷發(fā)展，應采取高效的措施來加強人力資源檔案信息化建設，有效提升人力資源檔案管理的水平，更好地滿足單位人力資源制度深化改革的需求，促進現(xiàn)代社會主義現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展。因此，作為單位人力資源管理部門，應該及時將準確的人力資源檔案信息輸入到信息系統(tǒng)中，有效提升單位人力資源檔案管理信息的時效性。通過充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的輔助性作用，借助現(xiàn)代信息技術的掃描儀設備，將人力資源檔案管理資料直接輸入計算機內，并對人力資源檔案的文字資料、圖片、聲像等數(shù)據(jù)進行處理，讓人力資源檔案資料和數(shù)據(jù)格式并存，以便更加便利地查詢人力資源檔案信息，真正達到提升單位人力資源檔案管理效率的目的。

（五）完善人力資源檔案管理制度，高效開展人力資源檔案管理工作

在新經濟常態(tài)下，為了提升人力資源檔案管理的水平，需要制定完善的人力資源檔案管理制度。一是應該確保人力資源檔案管理制度的科學性與合理性。二是保證人力資源檔案管理制度的簡潔性，以便能夠讓人力資源檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來。三是應該保證人力資源檔案管理制度的雙向性。人力資源檔案管理制度不管是對職工，還是對領導，都應該發(fā)揮良好的約束作用，以便能夠將人力資源檔案管理工作的公平性充分凸顯出來。四是制度的嚴肅性。在單位人力資源檔案管理的過程中，應該嚴格按照相關的制度進行執(zhí)行，以便將人力資源檔案管理的權威性充分凸顯出來。為了有效提升人力資源檔案管理的實效性，還需要建立人力資源檔案管理的升級達標考核機制，并根據(jù)人力資源檔案管理的實際情況進行定量考核，再采取分類指導的措施，促使人力資源檔案管理工作更加規(guī)范化，最大限度提升單位的人力資源檔案管理水平。

（六）加強思想重視，提升綜合素質

長期以來對事業(yè)單位人力資源檔案管理工作思想上的輕視，導致檔案管理沒有發(fā)揮價值，各部門間對檔案的利用不夠，不利于工作高效開展?；诖耍嵘w員工的檔案思想意識，是加強對檔案這一有效資源的利用率，以合理、合法的方式獲得資源后，解決工作中的問題。

四、結語

總之，人力資源檔案管理工作對促進職業(yè)發(fā)展、踐行單位服務職能具有非常重要的影響。因此，在現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展的背景下，各單位人力資源檔案管理應該緊跟信息時代的發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新人力資源檔案管理方法，有效提升人力資源檔案管理的實效性，為推動單位更加穩(wěn)定健康發(fā)展提供可參考的資料。