新形勢下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新途徑研究

張佺泉

（羅源縣白塔鄉(xiāng)人民政府，福建 福州 350607）

引言

檔案是各種工作內容、歷史事件的記錄，對于各項工作的開展發(fā)揮著較強的指導與參考作用，因此，檔案管理工作是辦公室工作的重要內容。新形勢下，辦公室工作人員需要提高對檔案管理工作的認識與重視程度，結合辦公室工作的具體要求，創(chuàng)新與改進檔案管理工作的基本流程，提高檔案管理的信息化水平，保證各類檔案文獻資料的完整性、準確性，從而提高檔案管理工作的效率和質量，更好地發(fā)揮檔案資源的價值。

一、轉變檔案管理思路與理念

為提高檔案管理工作的效率和質量，滿足新形勢下對辦公室檔案管理工作的基本需求。檔案是對單位各項工作的重要記錄，關乎著單位未來的發(fā)展，是單位文化的積淀，辦公室檔案管理人員首先需要結合時代發(fā)展的特征，轉變檔案管理的思路和理念，提高對檔案管理工作的重視程度，尤其是領導干部人員更要發(fā)揮表率作用，創(chuàng)新管理思想，保證辦公室全體工作人員認識到檔案管理的重要性。管理人員要將檔案管理工作納入單位重點工作內容，保證其充足的資金、物資與人員的配備，創(chuàng)建適合檔案管理工作的管理格局，從而推動辦公室檔案管理工作順利有序地開展。

二、不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質

為保證辦公室充分發(fā)揮其橋梁紐帶作用，辦公室檔案管理人員需要不斷提高自身的工作能力和綜合素質，創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案管理團隊，保障檔案管理工作的專業(yè)性和可靠性。通過創(chuàng)新人才培養(yǎng)機制，一方面，積極組織檔案管理人員參與檔案管理專業(yè)知識與技能培訓工作，拓展管理人員的知識面，并實現(xiàn)理論與實踐的有效結合，提高檔案管理人員的專業(yè)技術能力。同時，結合管理人員各自的優(yōu)勢長處及檔案管理工作的實際需要，優(yōu)化與調整人才隊伍結構，創(chuàng)造和諧穩(wěn)定的檔案管理工作環(huán)境。檔案管理人員需要提高自主學習能力，提高業(yè)務能力，與時俱進學習科學文化知識和辦公室文秘業(yè)務知識，積極參加網(wǎng)絡職業(yè)道德培訓，并在日常工作中積極向領導、基層和群眾學習，不斷積累豐富的實踐經(jīng)驗，提高自身的檔案管理工作能力。

三、創(chuàng)新辦公室檔案管理工作制度

辦公室檔案管理工作的有序開展需要以健全的管理制度為基本指導依據(jù)，通過結合辦公室工作的實際特點、內容和基本要求，創(chuàng)新辦公室檔案管理工作制度，明確檔案管理工作各項職責與人員劃分，保證檔案管理工作落到實處。同時，制度中還需要對何種資料必須形成檔案、歸檔的資料需要呈報的形式、何種檔案需要保密、檔案借閱的要求等方面內容進行明確規(guī)定，確保檔案資料的保密性和完整性。

四、創(chuàng)新辦公室檔案管理工作模式

辦公室工作的內容具有較強的復雜性，種類繁多，檔案文件的數(shù)量與類別也相應增加，而辦公室檔案管理工作的歸類與存檔等工作環(huán)節(jié)存在合理性，容易導致檔案文件遺漏和丟失情況發(fā)生，不利于辦公室工作效率與質量的提升。因此，通過創(chuàng)新辦公室檔案管理工作模式，針對收錄文件構建系統(tǒng)性的檔案目錄，再按照內容與性質對檔案資料進行分門別類，也就是說，首先需要對文件按照輕重緩急進行分類，在領導對緊急事務進行處理過程中，檔案管理人員需要對積壓文件進行梳理并適時提醒領導進行處理。其次，按照領導習慣對能夠面呈的文件進行分次送閱；對于不方便面呈的文件要通過微信或短信情況進行報告，保證文件的及時送閱，避免文件積壓情況。最后，需要及時對領導簽批的文件進行流轉辦理，并對批示件的辦理情況進行跟蹤督促，避免“中梗阻”現(xiàn)象，從而有效提升檔案文件管理工作的全面性和有效性。

五、提高檔案管理工作的信息化水平

現(xiàn)代信息技術的應用能夠在很大程度上提高辦公室檔案管理工作的效率和質量?，F(xiàn)階段，隨著辦公室檔案文件數(shù)量與類別的持續(xù)提升，采用傳統(tǒng)的紙質管理方法難以保證檔案文件的完整性，因此，通過借助現(xiàn)代信息技術將紙質檔案文件轉化為電子檔案，有助于檔案文件的查詢、應用與管理，保證了檔案文件的安全性。辦公室需要構建并完善檔案管理信息化系統(tǒng)，為工作人員查閱檔案文件提供便利，并通過系統(tǒng)對檔案文件進行統(tǒng)一管理。同時，借助新媒體的優(yōu)勢作用，利用微信、微博、網(wǎng)站等進行檔案信息化建設的宣傳工作，提高辦公室全體工作人員對檔案信息化建設重要性的認識程度，從而有效提高檔案管理工作的信息化水平。

結語

新形勢下，辦公室檔案管理工作具有更強的綜合性和系統(tǒng)性，對于檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質提出了更高的要求。因此，辦公室檔案管理人員需要結合時代發(fā)展的特征和基本要求，轉變檔案管理的思路和理念，創(chuàng)新檔案管理工作的方式，優(yōu)化檔案管理工作的基本流程，同時，通過建立與完善檔案管理工作制度有效約束與規(guī)范管理人員的行為，提高人員工作的整體水平，推動辦公室檔案管理工作的順利進行。