淺談唐宋時(shí)期文書與檔案工作的分流

(云南衡水宜良實(shí)驗(yàn)中學(xué)，云南 昆明 652100）

在我國(guó)，已有4000 多年的歷史文書與檔案事業(yè)，孕育在部落聯(lián)盟時(shí)期，萌發(fā)于夏殷商時(shí)代，從甲骨卜辭到青銅銘文，從卷軸竹簡(jiǎn)到筆墨文書，形式之多樣，內(nèi)容之豐富，歷史之久遠(yuǎn)。隨著王室文書的增多，逐漸產(chǎn)生了擬制、撰寫、保管等的專門人員，從而形成了文書檔案，由于當(dāng)時(shí)各方面的社會(huì)條件及材料文書的不成熟、材料的數(shù)量還不是很多，因此文書工作與檔案工作基本上統(tǒng)一的，沒(méi)有出現(xiàn)明顯的分工，即文書的撰寫人員也是文書的保管人員。

出現(xiàn)在兩周時(shí)期的“天府”，是我國(guó)歷史上最早的檔案機(jī)構(gòu)；秦漢時(shí)期，文書檔案工作被訂入法律條文，尤其在漢朝對(duì)檔案的收集保管更為重視；魏晉南北朝時(shí)期，文書與檔案工作原本應(yīng)有所發(fā)展，但該時(shí)期戰(zhàn)亂頻繁，大量檔案被燒毀，因此它的檔案管理部分的工作并沒(méi)有超越秦漢時(shí)期；隋唐時(shí)期，結(jié)束了戰(zhàn)亂，基本完成了全國(guó)的統(tǒng)一，尤其是唐朝，無(wú)論在經(jīng)濟(jì)上還是政治上，都擁有強(qiáng)大的實(shí)力，對(duì)秘書的工作制度也做出了具體的規(guī)定，文書工作與檔案工作逐步有了分流的跡象；兩宋時(shí)期，架閣庫(kù)的普遍建立，標(biāo)志著文書工作與檔案工作完全分離，檔案工作制度逐步被完善；后來(lái)經(jīng)歷了遼金元明清朝代的發(fā)展，文書工作與檔案工作分別有了各自的制度，包括文書工作的撰擬、文體、送呈等，檔案工作的機(jī)構(gòu)、保管、銷毀等，雖說(shuō)清朝是中國(guó)封建社會(huì)中央集權(quán)的高度集中的時(shí)期，各個(gè)領(lǐng)域都高度強(qiáng)化，但奇怪的是，清朝的文書與檔案工作往往混為一體，直到清政府瓦解也沒(méi)有完全分離。因此我認(rèn)為，唐宋時(shí)期可以算是我國(guó)文書與檔案工作發(fā)展的繁榮時(shí)期。

一、分流的背景原因

自國(guó)家產(chǎn)生起，文書與檔案工作便開(kāi)始有了簡(jiǎn)單的書寫、收錄規(guī)則。隨著時(shí)間的發(fā)展，朝代的演變，文書與檔案工作也在逐漸的發(fā)展與完善。

（一）歷史條件

隋朝建立之后，基本完成了全國(guó)的統(tǒng)一。618 年，無(wú)論從國(guó)家的穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展或者文化的繁榮來(lái)說(shuō)，唐朝都是舉世聞名的強(qiáng)國(guó)。經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，就文書與檔案工作而言，也有了較大的發(fā)展，大到機(jī)構(gòu)的建立、官吏的設(shè)置，小到人員的選拔分工、保管的規(guī)則，都較以前有了很大的進(jìn)步。在選拔人才的過(guò)程中,唐朝產(chǎn)生了一種專門的人事檔案，稱為“甲歷”,這使得我國(guó)古代檔案內(nèi)容更加豐富完備?！凹讕?kù)”的出現(xiàn),具歷史性的意義,它標(biāo)志著我國(guó)古代文書工作與檔案管理的分離，檔案專業(yè)化管理從此開(kāi)始。

隋唐兩代，尤其是唐朝，由于文書與檔案工作的皇權(quán)性和特殊性，再加上唐朝重視法治，還專門制定了具體而又全面的法律條文，例如檔案工作的律令有：

就文書起草而言，規(guī)定必須遵循避諱制度“諸上書若奏事，誤犯宗廟諱者，杖八十；口誤及余文書誤犯者，笞五十；既為名字觸犯者，徒三年。”

就文書保密規(guī)定而言：“諸漏泄大事應(yīng)密者，絞。非大事應(yīng)密者，徒一年半，漏泄于蕃國(guó)使者，加一等。仍以初傳者為首，傳至者為從。即轉(zhuǎn)傳大事者，杖八十?！?/p>

又如在《慶元條法事類》中，不僅對(duì)古代文書與檔案工作做出了具體的規(guī)定，還補(bǔ)充了前面敕、令、格、式之不足。其中卷三最為典型，規(guī)定為書寫文書不得觸犯皇帝名諱。

隨著經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展，尤其是造紙術(shù)、印刷術(shù)的出現(xiàn)，加之對(duì)維護(hù)中央集權(quán)的需要，宋代的文書與檔案工作上升到了一個(gè)更新的高度，文書和檔案工作趨于完善，其工作制度也逐漸成熟。綜上所述，隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)的完備，文書檔案工作突出表現(xiàn)為比以前更加系統(tǒng)化、法律化、制度化。

（二）政治因素

華夏文明上下五千年的歷史，能一代一代流傳下來(lái)，文書與檔案起了很大的作用，是歷史發(fā)展有力的依據(jù)，因此一個(gè)國(guó)家的發(fā)展不能沒(méi)有歷史。最初的文書檔案，只是用來(lái)記錄王室的祭祀等重大活動(dòng)安排、以及皇室貴族家譜等，用甲骨文刻撰，因此被稱為“甲骨文書”，這些文書的存在不僅關(guān)系到王室的利益，同時(shí)對(duì)于新政權(quán)的建立和穩(wěn)固也有著重要的作用。

唐朝是當(dāng)時(shí)舉世聞名的強(qiáng)國(guó)，此時(shí)的文書與檔案工作也有較大的發(fā)展，以法律的形式對(duì)其工作制度做出了具體的規(guī)定，自此文書工作和檔案工作逐步分流。這樣一來(lái)，公文文體整齊劃一，將檔案工作載入法典，對(duì)檔案的收集、保管、檢查銷毀等都做出了詳細(xì)的規(guī)定。以法律的形式規(guī)范檔案工作,不僅提高了檔案工作的地位,也使得檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化。唐宋以后及明清時(shí)期，都是文書檔案發(fā)展的高峰時(shí)期，將前朝的歷史傳承下來(lái)，并在此基礎(chǔ)上做出符合自己朝代的制度規(guī)則，文書與檔案逐漸分流，形成各自的一套工作制度，不斷發(fā)展進(jìn)步，并在明清時(shí)期達(dá)到了頂峰。由此看出，自有文書與檔案起，各朝各代都比較重視其工作制度的發(fā)展，并將其作為皇室發(fā)展的重中之重，一般會(huì)在比較嚴(yán)密的宮廷或者寺廟中保管，安排侍衛(wèi)和專人進(jìn)行看管整理，屬于皇室的核心機(jī)密。

二、分流的表現(xiàn)

文書與檔案工作在某個(gè)階段一下子完全分離，是不可能的，它得有一個(gè)發(fā)展演變的過(guò)程。隋唐之前兩者基本混為一體，檔案工作人員也就是文書工作人員，文書人員將草擬好的文書送至上級(jí)審核、執(zhí)行過(guò)后，再將文書歸檔并妥善的保管起來(lái)。直到隋唐時(shí)期才逐漸有區(qū)分。唐代的強(qiáng)盛，一方面離不開(kāi)國(guó)家的統(tǒng)一，民族的安定，另一方面也離不開(kāi)唐朝的在各個(gè)制度方面的優(yōu)越性。

（一）觀念的分野

唐以前，文書與檔案工作基本混為一體，還未有明顯的分流跡象，也就是說(shuō)檔案工作還屬于文書工作的一部分，文書工作人員也就是檔案的管理人員，界線尚未劃清。到了唐代，隨著各種條件的成熟，人們已經(jīng)有意識(shí)的將檔案管理從文書工作中劃分出來(lái)。在《唐代文書檔案管理制度及其法律化研究》中寫到：

唐代的中央檔案管理機(jī)關(guān)是指朝廷內(nèi)部或者朝廷機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置的專門從事文書與和檔案管理的機(jī)構(gòu)，它是按照一般的行政管理權(quán)限來(lái)進(jìn)行劃分的。唐代行政機(jī)關(guān)的職能和職權(quán)設(shè)置，經(jīng)歷了秦漢魏晉南北朝和隋朝以后，逐漸發(fā)展成熟，形成了三省六部制度，分為門下，中書和尚書三省，吏、戶、禮、兵、行、工六部，三省是唐代的中央秘書機(jī)關(guān)，負(fù)責(zé)中央的文書材料的擬定、執(zhí)行和保管，是最高的檔案管理機(jī)構(gòu)。其中在尚書的吏部與中書省、門下省三處都設(shè)有甲庫(kù)，存藏官甲，甲庫(kù)就是當(dāng)時(shí)專門用來(lái)保管檔案的檔案庫(kù)，設(shè)甲庫(kù)令史為主官，有小吏專門負(fù)責(zé)抄錄。

這其實(shí)就說(shuō)明了，從檔案的制度安排上來(lái)看，當(dāng)時(shí)的人們已經(jīng)有了將檔案獨(dú)立劃分出來(lái)的做法了。

此外，從《隋書·劉炫傳》中發(fā)現(xiàn)，文書與檔案工作在隋唐時(shí)期發(fā)生了一次較大的變化,卷中隋朝吏部尚書牛弘和劉炫有過(guò)這樣一段對(duì)話：

弘嘗從容問(wèn)炫曰：“案《周禮》士多而府史少，今令史百倍于前，判官減則不濟(jì)，其故何也？”炫對(duì)曰：“古人委任責(zé)成，歲終考其殿最，案不重校，文不繁悉，府史之任，掌要目而已。古今不同，若此之相懸也，事繁政弊，職此之由?！焙胗謫?wèn)：“魏、齊之時(shí)，令史從容而已，今則不遑寧舍，其事何由？”炫對(duì)曰：“齊氏立州不過(guò)數(shù)十，三府行臺(tái)，遞相統(tǒng)領(lǐng)，文書行下，不過(guò)十條。今州三百，其繁一也。往者州唯置綱紀(jì)，郡置守丞，縣唯令而已。其所具僚，則長(zhǎng)官自辟，受詔赴任，每州不過(guò)數(shù)十。今則不然，大小之官，悉由吏部，纖介之跡，皆屬考功，其繁二也。省官不如省事，省事不如清心。官事不省而望從容，其可得乎？”弘甚善其言而不能用。

從二人日常的聊天中，揭露出了文書與檔案工作在此時(shí)發(fā)生了一次較大變化，說(shuō)明文書與檔案工作的演進(jìn)到隋唐時(shí)期出現(xiàn)了明顯的分水嶺，這段文字也成為檔案發(fā)展史上的珍貴文獻(xiàn)?？梢?jiàn)有遠(yuǎn)見(jiàn)的政客文人根據(jù)歷史的變遷推測(cè)出檔案與文書工作的發(fā)展進(jìn)程，早已有了將其一分為二的想法。

綜上所述，從唐代開(kāi)始，人們開(kāi)始有了將兩者分離的想法，決定將檔案工作從文書工作中劃分出來(lái)，使之成為一項(xiàng)獨(dú)立的工作，讓兩者向更專業(yè)的方向發(fā)展。

（二）制度的分立

高度發(fā)達(dá)的政治、經(jīng)濟(jì)與文化，在一定程度上也影響著文書與檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。從上文中我們得知，在唐朝后期，文書與檔案工作有了分流的跡象，并為之制定法律條文及工作制度。文書與檔案工作發(fā)展到了宋朝，隨著各種條件的成熟加之檔案數(shù)量的不斷堆積，架閣庫(kù)隨之建立，上到中央，下到地方。這就表明文書與檔案工作演變到此，基本完成了分離，檔案工作進(jìn)一步專門化，這也是宋朝的文書與檔案工作比唐朝發(fā)展更成熟的標(biāo)志，由中央到地方建立的工作制度也基本成型。

三、分流的意義

文書工作與檔案工作的分流是歷史發(fā)展的必要演變，無(wú)論對(duì)于文書工作來(lái)講，還是對(duì)檔案工作來(lái)講，都是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大、艱巨的任務(wù)，因此兩者在唐宋時(shí)期分離也是有一定的歷史原因的，而且是必經(jīng)過(guò)程。

唐以前，文書工作和檔案工作基本混為一體，文書工作人員也是檔案管理人員，檔案在哪里存放和保管，圖書典籍就在哪里存放和保管。而甲庫(kù)的建立，標(biāo)志著我國(guó)古代檔案管理與圖書典籍管理的分離，成為了專門的檔案機(jī)構(gòu)。宋時(shí)期，架閣庫(kù)的普遍建立，標(biāo)志著檔案工作與文書工作完全分離，表明檔案工作將從文書工作中劃分出來(lái)，使之成為一項(xiàng)獨(dú)立的工作，當(dāng)然也是檔案工作發(fā)展成熟的重要標(biāo)志。從此，文書是檔案的源頭，檔案是文書的歸宿這一定位就分明了。

對(duì)當(dāng)時(shí)來(lái)說(shuō)，文書與檔案的分流，一方面在一定程度上，確實(shí)減輕了文書工作人員的負(fù)擔(dān)，文書工作人員可以完全投入到文書的草擬、審核、執(zhí)行中去；另一方面，將檔案工作從文書工作分離出來(lái)，使之成為一項(xiàng)獨(dú)立的工作，不僅加強(qiáng)了檔案工作的專門化、獨(dú)立化，在檔案的收集、保管、查閱銷毀等方面，也形成了更加系統(tǒng)的檔案管理體系。兩者在不斷地發(fā)展與完善的過(guò)程中，不僅有了各自的工作制度，還制定了相應(yīng)的法律、法規(guī)來(lái)規(guī)范其工作制度。自此，文書與檔案工作的界限被明確劃分，文書成了檔案的起源，檔案成了文書的歸宿，這是歷史的進(jìn)步，也是文書與檔案發(fā)展史的進(jìn)步。

對(duì)于現(xiàn)在來(lái)講，文書工作和檔案工作的分離對(duì)現(xiàn)在的文書工作和檔案工作都帶來(lái)了一筆不小的財(cái)富。唐宋兩個(gè)時(shí)期，在文書工作中的用紙、用印、保密、移交等方面，以及在檔案工作中的收集、保管、整理、檔案館的建立等方面的摸索、演變，對(duì)現(xiàn)在文書工作和檔案工作都具有很大的參考和借鑒的作用，有些基本成系統(tǒng)的工作程序，被后代沿用至今。

四、結(jié)語(yǔ)

文書是檔案的源頭，檔案是文書的歸宿。本文通過(guò)研究文書與檔案工作分流的歷史背景、原因、表現(xiàn)、及其意義，將文書工作與檔案工作從原來(lái)的混為一體，到后來(lái)的逐漸分離，再到基本完善，做出了具體的分析。文書與檔案工作的分流其實(shí)都是歷史發(fā)展的必要結(jié)果，是歷史的進(jìn)步，也是人類的進(jìn)步。經(jīng)過(guò)前人的不斷努力，從觀念的轉(zhuǎn)變、制度的分立、到機(jī)構(gòu)的分離、人員的分工都做出了積極地探索，將先進(jìn)的工作制度一直流傳下來(lái)，并沿用至今，為后人留下了一筆不小的財(cái)富。