從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作分析

辛巖波

（濟(jì)寧市兗州區(qū)政務(wù)服務(wù)中心，山東 濟(jì)寧 272100）

人力資源管理作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，其中的人事檔案管理一直都是管理人員重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。人事檔案管理是對人才的工作經(jīng)歷、工作時(shí)間、工作能力進(jìn)行一些有效的記錄，對于人才之后的調(diào)動(dòng)和就業(yè)有著重要的影響[1]。企業(yè)的人力資源管理也會以人事檔案管理作為依據(jù)，所以這充分表明了人事檔案管理的重要性。加強(qiáng)人事檔案管理不僅是提高人力資源管理的價(jià)值，也是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要措施。從經(jīng)濟(jì)的角度來說，也是推動(dòng)社會發(fā)展的重要因素。作為企業(yè)的人事管理者，立足于人力資源管理加強(qiáng)人事檔案管理是非常有必要的，也是加強(qiáng)自身職業(yè)能力的重要體現(xiàn)。

一、我國人事檔案管理存在的一些基本問題

（一）人事檔案管理制度不夠完善

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國人才市場的需求量也在不斷增加。在大環(huán)境的影響下，無論是企業(yè)還是單位，都開始加強(qiáng)人事檔案管理，但是人事檔案管理的制度還是存在很多問題。其中最典型的就是檔案借閱問題。在企業(yè)發(fā)展的過程中，人事檔案借閱是很普遍的情況，其根本意義也是為了合理配置人才[2]。人事檔案借閱時(shí)候是需要流成的，其中借閱申請，資料歸還日期都要有明確的記錄。但是在我國企業(yè)人事檔案借閱的過程中，很多管理人員都忽略了這一流程。這也是人事檔案管理制度不完善的體現(xiàn)，人事檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展作用是非常巨大的，如果人事檔案管理制度不完善，很容易造成人才浪費(fèi)的情況，這對于企業(yè)的發(fā)展也是一個(gè)巨大的損失。

（二）人事檔案管理方法過于落后

隨著經(jīng)濟(jì)和文化的全面發(fā)展，不管是教育還是科技，我國都有著明顯的改革和發(fā)展，但是關(guān)于人事檔案管理的工作，我國企業(yè)管理的方法還是以傳統(tǒng)方式為主。人事檔案管理需要信息收集，記錄，整理，存檔；這一系列流程是一個(gè)繁瑣的程序。尤其是每年畢業(yè)季來臨的時(shí)候，人事檔案管理更是一個(gè)巨大的工程，人事檔案管理方法過于落后，不僅會加大人事檔案管理工作人員的工作量，還會造成檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。一旦出現(xiàn)這一情況，人力資源管理的工作展開難度也會加大，且容易造成人才流失。

（三）人事檔案管理意識薄弱

雖然對于人事檔案的保存，不管是企業(yè)還是公司都會有一定的保障性，但是在此基礎(chǔ)上，人事檔案管理的意識，都很缺乏。在人事檔案管理人員的想法中，人事檔案只要保存就可以了，事實(shí)上，人事檔案不僅僅需要保存，還需要合理的歸類和管理，這樣才能最大程度地發(fā)揮它的價(jià)值。人事檔案管理意識的缺乏，在一定程度上是人力資源管理的缺失，從經(jīng)濟(jì)的角度來說，也是企業(yè)發(fā)展的損失[3]。除此之外，人事檔案管理關(guān)系著招聘人員的一些基本信息和機(jī)密，人事檔案管理意識薄弱，還有可能會涉及法律糾紛。為保障企業(yè)核心發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案管理意識培養(yǎng)是非常有必要的。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的有效策略

（一）科學(xué)管理人事檔案

人事檔案管理工作量比較，提高人事檔案管理效率一直都是企業(yè)工作重點(diǎn)探討的內(nèi)容。要提高人事檔案管理的效率，在收集和整理的過程中，一定要保障管理的科學(xué)性。針對人事檔案，進(jìn)行分類整理。人力資源中的人才特性是不一樣的，質(zhì)量也是不一樣的。將人事檔分類整理，既可以提高人事檔案管理的工作效率，也能在一定程度上減少人才的流失?！拔锉M其用，人盡其位”便是人才配置的最高境界，將人事檔案分類管理，也能優(yōu)化人才利用的最大價(jià)值。

（二）細(xì)分人事檔案管理資料

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，職業(yè)競爭壓力也在無形中增大。在大環(huán)境的影響下，“專業(yè)不對口”的現(xiàn)象已經(jīng)變得非常普遍了。要加強(qiáng)人事檔案管理，工作人員在管理的過程中，一定要將管理資料細(xì)化，一方面是為了企業(yè)單位的完整性，另一方面是為了保障信息的動(dòng)態(tài)性。企業(yè)是由多個(gè)部分所組成的，其中“人事部、市場部、設(shè)計(jì)”都是發(fā)展的重點(diǎn)，如果讓一個(gè)設(shè)計(jì)型人才去“市場部”，便是人才分配的不合理。所以企業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，一定要細(xì)分人事檔案的資料。

（三）優(yōu)化人事檔案管理方法

隨著經(jīng)濟(jì)文化的全面發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和人們的生活聯(lián)系越發(fā)密切，人們更是逐步進(jìn)入信息化時(shí)代。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，不管是生活還是教育，都已經(jīng)離不了計(jì)算機(jī)了。人事檔案管理過程中，也可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行工作。一方面可以提高人事檔案管理的工作效率，另一方面也可以保障信息的準(zhǔn)確性。從此之外，互聯(lián)網(wǎng)有著獨(dú)特的資源互助性，利用計(jì)算機(jī)處理人事檔案管理工作，可以在一定程度上豐富企業(yè)的資源。這不僅是加強(qiáng)人事檔案管理管理的有效方法，還是加強(qiáng)人力資源管理的重要體現(xiàn)。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，也是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的根本?，F(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的過程中，加強(qiáng)人事檔案管理是社會發(fā)展的必然需求，也是人才資源優(yōu)化配置不可或缺的一個(gè)重要過程。在社會發(fā)展的歷程中，人事檔案管理起著至關(guān)重要的作用，加強(qiáng)人事檔案管理，既是對人力資源管理的加強(qiáng)，也是對企業(yè)發(fā)展的一個(gè)良好鋪墊。企業(yè)的發(fā)展是組成社會經(jīng)濟(jì)的重要部分，加強(qiáng)人事檔案管理，從經(jīng)濟(jì)發(fā)展的角度來說，也是鋪墊經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)重要優(yōu)勢。所以，加強(qiáng)人事檔案管理在社會發(fā)展中是非常有必要的。