網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人力資源檔案的數(shù)字化管理分析

（國(guó)網(wǎng)西藏電力有限公司那曲供電公司，西藏 那曲 852000）

前言：日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了巨大的壓力，人才的作用和價(jià)值越來(lái)越明顯。對(duì)于供電企業(yè)而言，人力資源檔案管理已經(jīng)成為了人事部門(mén)的重要工作之一。人力資源檔案管理的地位和價(jià)值不容置疑。通過(guò)人力資源檔案的管理工作開(kāi)展，可以將人事活動(dòng)過(guò)程予以體現(xiàn)，有利于企業(yè)人事部門(mén)在工作中發(fā)揮重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)的作用下，目前我國(guó)各個(gè)企業(yè)已經(jīng)逐漸的轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了人力資源檔案數(shù)字化管理，不但提高了人事部門(mén)工作效率，而且提升了企業(yè)人才的利用率，使其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)地位。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的作用下，人力資源檔案的數(shù)字化管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有著重要性作用。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)

對(duì)于供電企業(yè)而言，在人事部門(mén)工作中，人力資源檔案的數(shù)字化管理能夠提高人事部門(mén)工作效率，并且也是供電企業(yè)信息化管理的重要組成部分，在現(xiàn)代信息時(shí)代中，人力資源檔案數(shù)字化管理更加符合社會(huì)發(fā)展的需求，也能夠?yàn)槠髽I(yè)輸送更多的優(yōu)秀人才?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)為了滿(mǎn)足時(shí)代的需求，加大力度建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化管理，人力資源檔案的數(shù)字化管理主要是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)促使企業(yè)能夠在經(jīng)營(yíng)、科研以及管理中，完善檔案，并保障的檔案的安全。在網(wǎng)絡(luò)的環(huán)境下，企業(yè)發(fā)展建設(shè)逐漸邁向信息化，為了的未來(lái)發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）有利于提高工作效率和管理水平

隨著供電企業(yè)人事部門(mén)逐漸的應(yīng)用了人力資源檔案的數(shù)字化管理方式后，不但轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理模式，而且促使人力資源檔案管理達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，提高了人事部門(mén)的工作效率以及管理水平。人力資源檔案在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，使得檔案信息的存儲(chǔ)更加安全，查詢(xún)效率更加快速。在企業(yè)傳統(tǒng)的人力資源檔案管理中，要想查詢(xún)某一份檔案資料時(shí)，不僅需要辦理相應(yīng)的手續(xù)，而且在查閱過(guò)程中也比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，甚至部分人員由于工作較為繁瑣，在借讀檔案資料后，忘記歸還，有可能還會(huì)導(dǎo)致檔案遺失。檔案在多次借閱后，檔案也會(huì)遭受磨損，導(dǎo)致檔案信息不完整甚至丟失。在人力資源檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理后，只要相關(guān)的工作人員具備查詢(xún)權(quán)限，在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中即可進(jìn)行查詢(xún)，在保證了檔案信息安全的同時(shí)，也防止了檔案信息的丟失。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)

為了能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理，供電企業(yè)在投入資金后，加強(qiáng)建設(shè)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，并開(kāi)發(fā)人事管理數(shù)字化應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了人力資源檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，也能夠使得人力部門(mén)的工作更加科學(xué)化以及規(guī)范化。首先，供電企業(yè)為了能夠滿(mǎn)足市場(chǎng)的需求，需要建立經(jīng)濟(jì)適用的數(shù)據(jù)庫(kù)，避免造成資金成本的浪費(fèi)，而且也能夠有效的將人力資源信息保存在計(jì)算機(jī)中，并建立相應(yīng)的檔案借閱以及歸還系統(tǒng)。其次，在計(jì)算機(jī)中，建立快速查閱功能。在有效查詢(xún)?nèi)肆Y源檔案時(shí)，針對(duì)存放以及借閱情況進(jìn)行調(diào)查，從而在找回檔案信息時(shí)，也能夠更加方便快捷。再次，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)功能，在查閱的過(guò)程中能夠有效地統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。最后，系統(tǒng)需要具備安全性。供電企業(yè)人事部門(mén)在工作中，查詢(xún)檔案信息時(shí)，需要采用不同的口令限制。并且在人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，需要相關(guān)的管理人員進(jìn)行對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，與供電企業(yè)無(wú)關(guān)是無(wú)權(quán)進(jìn)入系統(tǒng)中的。在缺少數(shù)據(jù)修改權(quán)限人員，只能瀏覽檔案，不能對(duì)檔案信息進(jìn)行修改。為了方便管理，使用人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，需要安排相應(yīng)的檔案查詢(xún)借閱人員以及檔案數(shù)據(jù)維護(hù)人員。

三、實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理相關(guān)對(duì)策

（一）歸檔管理

歸檔管理是指在人事部門(mén)中，需要對(duì)人力資源檔案以及本單位相關(guān)文件檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。人事部門(mén)工作人員在接收紙質(zhì)檔案時(shí)，需要紙質(zhì)檔案中的信息錄入在電子檔案中，對(duì)于要移交的電子檔案，需要對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)后在歸檔系統(tǒng)中需要標(biāo)注卷宗號(hào)、文件名稱(chēng)以及移交人員信息等。其次，在人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，管理人員需要在計(jì)算機(jī)中建立相應(yīng)的文件夾，并且對(duì)檔案進(jìn)行劃分，并根據(jù)不同類(lèi)型的檔案建立文件夾，從而將檔案分別放入不同的文件夾中。

（二）檔案管理系統(tǒng)

根據(jù)供電企業(yè)的實(shí)際情況，人力資源檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)需要將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)槟K模式。在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立不同的模板，其中一份是人員信息模板，其中包含了人員的姓名以及相關(guān)信息，并加入密碼，只有具備權(quán)限的人員才可進(jìn)行查詢(xún)。另外一份是檔案信息模板，其中包含了檔案的編號(hào)、卷宗號(hào)、存放柜編號(hào)等。相關(guān)人員在查詢(xún)檔案信息時(shí)，可在具備權(quán)限的條件下，在局域網(wǎng)中，即可查詢(xún)到所有人的信息。

結(jié)束語(yǔ)：人力資源檔案管理問(wèn)題一直倍受人事管理部門(mén)的重視，由于各種檔案資源上的信息不準(zhǔn)確，檔案的流動(dòng)性，對(duì)人力資源檔案管理工作中存在著巨大的影響，對(duì)企業(yè)來(lái)講也是一種損失。因此在網(wǎng)絡(luò)信息的環(huán)境下，建立數(shù)字化管理，能夠保障檔案信息的完善以及安全，同時(shí)提高工作人員的管理效率。