辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探究

（1承德市人力資源和社會保障局；2承德市醫(yī)保局，河北 承德 067000）

基于計算機(jī)技術(shù)的信息技術(shù)的發(fā)展為社會變革帶來了新的機(jī)遇，并對社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。計算機(jī)技術(shù)在企業(yè)辦公自動化中的應(yīng)用，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化管理，提高工作效率，降低成本，提供有力保證，為企業(yè)發(fā)展贏得競爭優(yōu)勢。

一、分析在辦公自動化中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的重要意義

（一）有效降低企業(yè)辦公成本

在以往的傳統(tǒng)的辦公模式中，需要大量的人力、物力和時間，辦公成本較高，而且，隨著工作量的增加，投資成本將成倍增加。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在辦公自動化中的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公流程（如信息交換，文件流轉(zhuǎn)以及文檔審閱和批準(zhǔn)）可以基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)“無紙化”辦公。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用節(jié)省了大量人力、物力和時間支出，大大降低了辦公效率和質(zhì)量，從而大大降低了辦公成本并實(shí)現(xiàn)了集中式辦公。

（二）有效提升辦公效率

在傳統(tǒng)的辦公模式中，文件編輯、數(shù)據(jù)搜索和統(tǒng)計分析方面都會占用大量人力和時間，而計算機(jī)技術(shù)在這方面具有非常明顯的優(yōu)勢，可以大大提高企業(yè)的辦公效率。同時，它可以及時提供有關(guān)文件審批和修改意見的反饋信息，減少了空間和時間限制，并大大提高了整個辦公流程的效率和準(zhǔn)確性。

（三）優(yōu)化辦公環(huán)境

近年來，伴隨著計算機(jī)辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用，文件的存儲或備份只需要在本地計算機(jī)硬盤或網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，大大減少了大量紙張使用，讓整個辦公環(huán)境既簡單又現(xiàn)代化。因此，在現(xiàn)代企業(yè)中，計算機(jī)、打印機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已成為主流辦公配置。此外，可以在剩余的辦公空間中放置一些綠色盆景，以緩解單調(diào)而緊張的辦公氛圍并提高辦公效率。

二、探究辦公自動化中的計算機(jī)技術(shù)的具體應(yīng)用

（一）實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

在傳統(tǒng)的辦公流程中，記錄或傳輸信息時必須使用大量紙張，這有許多缺點(diǎn)：首先，在紙張上記錄和傳輸信息的效率低下會影響辦公的效率；其次，由于紙張本身的壽命限制，隨著時間的流逝，它容易被損壞并且難以保存；最后，針對當(dāng)前國家倡導(dǎo)的節(jié)能環(huán)保的發(fā)展理念，大量使用紙張顯然不符合這一要求。而計算機(jī)信息傳輸技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，不僅大大方便了信息的記錄、傳輸、存儲和保存期限，更有利于節(jié)能和環(huán)保。因此，無論從哪個角度出發(fā)，計算機(jī)信息傳輸技術(shù)的無紙化辦公都是現(xiàn)代辦公自動化的必然發(fā)展趨勢。

（二）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻會議

在現(xiàn)代企業(yè)中，經(jīng)常需要召開各種類型的工作會議，特別是對于一些分公司眾多的大型企業(yè)，還需要定期組織分公司召開會議。但是，由于其分公司位于不同的省份地區(qū)，甚至一些跨國公司在國外都設(shè)有分公司，因此每位高管都位于不同的地方。過去，如果組織會議非常麻煩，都是分公司派人到總部參加會議，這將花費(fèi)大量時間和往返費(fèi)用。隨著計算機(jī)信息傳輸技術(shù)的出現(xiàn)，人們已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)視頻會議，即他們只需要使用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻軟件就可以在網(wǎng)絡(luò)條件下通過計算機(jī)、筆記本電腦和其他終端進(jìn)行面對面的通信交流。因此，隨著相關(guān)技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)視頻會議將成為辦公自動化的主要發(fā)展方向。

（三）辦公數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)

在自動化辦公中使用計算機(jī)，不正確的計算機(jī)操作將導(dǎo)致某些意外刪除，并且某些意外因素將導(dǎo)致計算機(jī)無法使用，從而導(dǎo)致計算機(jī)數(shù)據(jù)丟失，使用數(shù)據(jù)備份可以有效解決此類問題。數(shù)據(jù)備份主要用于防止計算機(jī)意外故障無法使用或防止數(shù)據(jù)意外丟失，這也是確保計算機(jī)中的數(shù)據(jù)可以正常執(zhí)行的有效管理方法。如果備份數(shù)據(jù)丟失，則可以使用數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)恢復(fù)。使用備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)是保持?jǐn)?shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)正確，完整和一致的有效方法。當(dāng)計算機(jī)數(shù)據(jù)庫存儲設(shè)備發(fā)生故障并且無法存儲數(shù)據(jù)時，應(yīng)讓專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理員來恢復(fù)數(shù)據(jù)。

（四）計算機(jī)數(shù)據(jù)密碼保護(hù)技術(shù)

在網(wǎng)絡(luò)時代，某些計算機(jī)數(shù)據(jù)庫只是簡單加密或不加密，這使某些非法分子可以輕松破解數(shù)據(jù)庫密碼并竊取用戶信息，讓企業(yè)造成重大損失，加強(qiáng)對計算機(jī)保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的防護(hù)措施。因此，為了確保辦公自動化的安全性并防止數(shù)據(jù)庫信息的泄漏，計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的管理員使用更復(fù)雜的過程對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，設(shè)定好防火墻及加強(qiáng)計算機(jī)密碼的復(fù)雜程度，增強(qiáng)計算機(jī)數(shù)據(jù)庫的安全性。

結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代社會中，人們各方面都離不開計算機(jī)技術(shù)。而在辦公自動化中計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它改變了傳統(tǒng)在紙張上記錄信息的工作方式，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)結(jié)合的無張化辦公方式，并為企業(yè)發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。因此，企業(yè)在不斷增強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用的同時，不斷加強(qiáng)計算機(jī)數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，努力提高公司的整體工作效率、質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。