檔案規(guī)范化與信息化管理

劉維勇

（吉林省梨樹縣沈洋鎮(zhèn)綜合服務(wù)中心，吉林 梨樹 136500）

引言：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，推動了各行各業(yè)對新型技術(shù)的應(yīng)用，在檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案管理要求，檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)必不可少。規(guī)范化與信息化的檔案管理給事業(yè)單位的檔案管理提供了諸多便利，為政策制定提供客觀有效的檔案數(shù)據(jù)，為人事調(diào)動與人才選拔提供檔案信息，為單位內(nèi)部改革提供科學(xué)規(guī)范的參考，不僅提高檔案管理的質(zhì)量與效率，對促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展也具有重要作用。

一、檔案規(guī)范化與信息化管理的重要性

（一）提高管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式中，人工處理是主要的檔案管理方式，而人工處理存在較多的問題。傳統(tǒng)的人工檔案管理在檔案記錄時，采用手工記錄，手工記錄耗時長，檔案存放位置分類細(xì)致，在進(jìn)行檔案存放時也要消耗大量時間進(jìn)行放置位置尋找，此外，還有單位檔案存放不規(guī)范，在檔案存放時較為隨意，雖然在檔案存放環(huán)節(jié)節(jié)省了較多的時間，但是卻給檔案的查閱帶來較大的困難。與之相對，信息化與規(guī)范化的檔案管理，不僅能夠有效減少信息錄入與檔案存放消耗的時間，還能夠快速進(jìn)行檔案的查詢，有效提高檔案的管理效率。

（二）實(shí)現(xiàn)信息融合

在檔案管理過程中，常常要進(jìn)行檔案查閱與信息融合，例如人事資源調(diào)動時，要調(diào)閱相關(guān)人員的檔案，并將個人信息與人事調(diào)動相關(guān)部分的有效信息進(jìn)行篩選與對比。傳統(tǒng)的檔案管理模式采用手動調(diào)閱與信息統(tǒng)計，不僅在調(diào)閱時消耗時間，信息統(tǒng)計也嘗嘗不全面，存在人工失誤。而檔案信息化管理，在檔案調(diào)取是依據(jù)文件分類可以進(jìn)行快速查找，并且利用計算機(jī)處理信息，可以有效加快信息的收集、編纂與統(tǒng)計等，實(shí)現(xiàn)高效的信息融合與信息共享。

（三）節(jié)約人力資源

傳統(tǒng)的人工處理模式，需要消耗較多的人力資源，檔案錄入、檔案存放與檔案調(diào)閱都需要消耗較多的人力與時間。而檔案的規(guī)范化與信息化管理可以有效減少檔案管理過程中消耗的時間，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理還可以明顯減少人員的工作量，降低工作人員的工作強(qiáng)度。例如，信息錄入過程中，紙質(zhì)版檔案信息的錄入明顯較慢，并且還存在個人筆跡不同的問題，信息記錄模糊或難以分辨，而信息化的錄入不僅能夠加快錄入時間，文字與格式也規(guī)范整齊。

二、檔案規(guī)范化與信息化管理的落實(shí)現(xiàn)狀

（一）管理觀念滯后

檔案規(guī)范化與信息化管理是近年來檔案管理的重點(diǎn)，然而在真正的檔案規(guī)范化與信息化管理落實(shí)的過程中，還存在較多的問題，主要是因為人事單位的檔案管理觀念還很落后。雖然已經(jīng)有明確的文件要求將檔案實(shí)行規(guī)范化與信息化管理，但是并沒有引起管理人員的充分重視。一些單位的檔案管理仍然是邊緣化管理，檔案只需要錄入，在人事調(diào)動與舉行服務(wù)活動時，并不調(diào)閱檔案進(jìn)行參照，導(dǎo)致檔案的管理并沒有實(shí)際的作用，檔案管理效率十分有限。

（二）制度建設(shè)不健全

事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)的不健全嚴(yán)重影響了檔案的規(guī)范化與信息化管理，導(dǎo)致檔案管理的難度增加。一方面，事業(yè)單位不重視檔案管理制度的建設(shè)，由于制度建設(shè)是一項長期的過程，需要消耗較長的時間與較多的精力，并且制度健全對檔案管理的作用不十分明顯，因此一些單位會認(rèn)為憑借經(jīng)驗也可以實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理；另一方面，由于國家對于檔案管理有明確的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，但是相關(guān)單位卻不針對單位的實(shí)際情況進(jìn)行制度的細(xì)致化，導(dǎo)致檔案管理邊緣化嚴(yán)重，管理工作十分混亂。

三、檔案規(guī)范化與信息化管理的建設(shè)策略

（一）完善檔案管理體系

科學(xué)合理的檔案管理體系是保證檔案規(guī)范化與信息化管理的前提，也是保證檔案管理順利開展重要因素。首先，檔案管理體系要具有檔案錄入規(guī)范化與信息化的明確要求，例如，檔案材料統(tǒng)一使用的頁面大小、字體等格式要求；其次，要對檔案內(nèi)容進(jìn)行明確要求，例如人事檔案要包括人員的履歷、自傳、學(xué)歷等內(nèi)容，活動檔案要包括活動地點(diǎn)、目的、參加人員等內(nèi)容；最后，要保證檔案存放的規(guī)范性，分類明確，并且要進(jìn)行定期的檢查。

（二）開展軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)較為簡單，在進(jìn)行硬件設(shè)備采購的過程中，只要注意硬件設(shè)備的性價比合適，并且能夠滿足檔案管理要求即可；而檔案管理的軟件設(shè)施建設(shè)具有一定的難度，主要是因為目前檔案管理軟件主要針對企業(yè)使用進(jìn)行開發(fā)，并不完全適用于事業(yè)單位，因此，在進(jìn)行軟件的選擇時要注意，或許還需要進(jìn)行軟件的自主改良。

四、結(jié)語

檔案管理的規(guī)范化與信息化過程，是一個系統(tǒng)的復(fù)雜的建設(shè)過程，在這個過程中難免會出現(xiàn)各種問題，需要事業(yè)單位依據(jù)相關(guān)的規(guī)定與自身的實(shí)際情況有針對地進(jìn)行問題的解決，除了本文中提到的問題與策略之外，還有許多其他的問題與對應(yīng)的解決方案值得深入的研究，從而有效推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化與信息化建設(shè)。