事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新研究

王旭燕

（青島市嶗山區(qū)總工會(huì) 山東青島 266000）

事業(yè)單位檔案管理面臨著信息化轉(zhuǎn)型，從紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、檢索和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)電子檔案的應(yīng)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)便可以查閱、使用各類電子檔案信息，比如人事檔案、黨建管理、培訓(xùn)教育、工會(huì)組建、互助保障等各項(xiàng)工作信息，都能大幅度提高管理水平和使用效率，避免因紙質(zhì)檔案不方便查閱而影響正常工作的進(jìn)展。

檔案管理工作存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是各類文書(shū)的整理歸檔，對(duì)基層單位而言，工作種類多、業(yè)務(wù)數(shù)量大，各類工作信息以檔案盒、檔案袋的方式儲(chǔ)存在各部門(mén)或各單位檔案室，使用某些檔案時(shí)，需要從浩繁的資料目錄中查找，不同單位或部門(mén)的檔案之間關(guān)聯(lián)性較小，同類別資料往往在查找時(shí)出現(xiàn)遺漏。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案資料的管理創(chuàng)造了良好條件，計(jì)算機(jī)、云平臺(tái)、服務(wù)器等信息化設(shè)施的投入使用，為檔案管理創(chuàng)造了大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境。但現(xiàn)實(shí)工作中，由于基層事業(yè)單位工作人員的信息化能力不足，導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)存在漏洞，檔案管理人員的能力也參差不齊。在一些已經(jīng)開(kāi)始檔案信息化管理的單位中，由于缺乏相應(yīng)對(duì)工作制度和工作能力，工作人員對(duì)檔案的歸檔、整理和分類不及時(shí)，導(dǎo)致信息化平臺(tái)更新不到位，影響力信息化建設(shè)的進(jìn)程，也讓個(gè)別檔案的查閱使用出現(xiàn)了斷檔。此外，對(duì)一些電子檔案信息，盡管實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的電子化存儲(chǔ)，但由于缺少科學(xué)及時(shí)的備份，導(dǎo)致電子信息存在數(shù)據(jù)丟失和被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，為檔案數(shù)據(jù)的安全性和準(zhǔn)確性帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。

事業(yè)單位檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

事業(yè)單位檔案管理關(guān)乎民生服務(wù)。事業(yè)單位肩負(fù)著服務(wù)民生、維持社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)等多項(xiàng)只能，是政府開(kāi)展各項(xiàng)民生工程、提高群眾幸福感的重要窗口。事業(yè)單位的檔案主要分為兩類，一是事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案，主要功能是提升機(jī)構(gòu)人才建設(shè)水平，為員工的個(gè)人發(fā)展、職務(wù)晉升、職稱評(píng)審、薪酬待遇等提供依據(jù)；二是事業(yè)單位的工作檔案信息，包括機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組織建設(shè)、黨建、資金以及服務(wù)民生的各類業(yè)務(wù)職能信息，這些檔案信息是維持事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和服務(wù)大眾的基礎(chǔ)，也需要長(zhǎng)期保存，作為指導(dǎo)工作、機(jī)構(gòu)考核和服務(wù)社會(huì)的重要依據(jù)。

檔案信息化建設(shè)有助于簡(jiǎn)化流程。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理工作的信息化，有助于提高檔案信息的實(shí)用性，在傳統(tǒng)媒體時(shí)代，由于缺少網(wǎng)絡(luò)這一高科技手段，公眾需要查詢信息，必須要道檔案館、單位檔案室、資料室等專業(yè)單位查詢資料，由于資料數(shù)量達(dá)，公眾缺少專業(yè)常識(shí)，往往出現(xiàn)資料遺失、遺漏或運(yùn)用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，提高了人們辦理各類業(yè)務(wù)的復(fù)雜性。檔案資料的信息化管理，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作資料呈現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)或官方網(wǎng)站中，共開(kāi)信息可隨時(shí)查閱，個(gè)人的隱私信息也可通過(guò)固定網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查找、下載或打印，極大地方便了群眾辦事。

檔案管理信息化建設(shè)，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是簡(jiǎn)化了辦事流程，通過(guò)技術(shù)手段的運(yùn)用，確保公開(kāi)信息容易查詢、隱私信息實(shí)現(xiàn)保密、專業(yè)信息可定向查找，在專業(yè)檔案管理人員的指導(dǎo)下，基層機(jī)構(gòu)或群眾根據(jù)自己的需求，查找相應(yīng)的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的流程簡(jiǎn)化，提高群眾和基層機(jī)構(gòu)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的滿意度。

提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平的策略

持續(xù)優(yōu)化檔案管理的信息化平臺(tái)。搭建信息化平臺(tái)是開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理信息化工作的基礎(chǔ)，在現(xiàn)有條件下，充分利用政府信息化平臺(tái)的建設(shè)基礎(chǔ)，開(kāi)展檔案信息查詢、查閱和轉(zhuǎn)移功能的搭建，不斷優(yōu)化紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的工作流程，持續(xù)創(chuàng)新檔案管理手段，按照工作內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象、業(yè)務(wù)進(jìn)展等要素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案的使用更加便捷。

構(gòu)建檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)。不同級(jí)別的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，應(yīng)該以本單位為核心，搭建檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)非涉密檔案的公開(kāi)管理、公開(kāi)查詢，原則上以提高工作效率、發(fā)揮工作檔案價(jià)值為準(zhǔn)。搭建檔案網(wǎng)絡(luò)，也是實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)和查閱的良好基礎(chǔ)，尤其對(duì)人事檔案而言，上級(jí)單位需要調(diào)閱下級(jí)單位的人事信息，只需要進(jìn)入管理平臺(tái)，使用不同的權(quán)限，便可獲得準(zhǔn)確信息，避免了紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移。對(duì)服務(wù)群眾來(lái)說(shuō)，搭建起群眾服務(wù)平臺(tái)，讓群眾通過(guò)網(wǎng)絡(luò)市民登錄的方式，查詢個(gè)人的工會(huì)救助、個(gè)人社保、技能提升等信息。

搭建檔案管理和應(yīng)用的移動(dòng)平臺(tái)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展到今天，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的全覆蓋，群眾通過(guò)手機(jī)端便可查詢到大量網(wǎng)絡(luò)信息。但目前事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案內(nèi)容，還極少能夠在移動(dòng)胡連晚上查詢，大多數(shù)需要通過(guò)電腦或事業(yè)單位內(nèi)部專屬電腦才能使用。下一步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在確保檔案信息安全性的基礎(chǔ)上，應(yīng)該開(kāi)發(fā)相應(yīng)的手機(jī)APP，將移動(dòng)端與檔案大數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，方便公眾查詢相關(guān)的檔案信息，提高檔案信息利用率，這也是提升政府服務(wù)能力的重要手段之一。

綜上所述，在信息化時(shí)代的今天，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)和創(chuàng)新優(yōu)化，已經(jīng)迫在眉睫，這是提升服務(wù)型政府形象的重要舉措，也是便民的重要切入點(diǎn)。通過(guò)提升專業(yè)和兼職檔案管理人員的綜合能力，搭建信息化網(wǎng)絡(luò)，拓展移動(dòng)端的檔案服務(wù)能力，是下一步事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要工作，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的良性發(fā)展，提升人民群眾的滿意度。