電力企業(yè)辦公行政一體化信息管理的創(chuàng)新實(shí)踐

梁開(kāi)光

（國(guó)網(wǎng)湖南省電力有限公司洞口縣供電分公司 湖南洞口 422300）

隨著電力行業(yè)的改革與發(fā)展，傳統(tǒng)電力管理理念與模式已不能滿(mǎn)足當(dāng)前不斷發(fā)展的實(shí)際需求，如何依托信息化技術(shù)，打造完善的信息化管理平臺(tái)，提升企業(yè)工作效率以及管理水平，成了當(dāng)前企業(yè)管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。結(jié)合當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展所需，在企業(yè)實(shí)踐過(guò)程中，將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)與信息化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)辦公行政一體化管理平臺(tái)，優(yōu)化管理體系，促進(jìn)工作的順利開(kāi)展。

電力企業(yè)辦公行政一體化的重要意義

一體化辦公的重心是辦公的自動(dòng)化，電力企業(yè)自動(dòng)化辦公是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的主要手段。傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化主要是業(yè)務(wù)方面，通過(guò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單文件的輸入與管理工作，進(jìn)而達(dá)到無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的共享等功能。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公系統(tǒng)中，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及信息量的不斷增加，簡(jiǎn)單文檔管理已無(wú)法滿(mǎn)足工作所需，行政辦公不僅增強(qiáng)個(gè)別部門(mén)的辦公效率，還在實(shí)現(xiàn)多部門(mén)的協(xié)同工作。將信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代辦公結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建辦公行政一體化系統(tǒng)，同時(shí)將其應(yīng)用于管理工作中，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部與外部信息的交換，提升業(yè)務(wù)管理水平，減少時(shí)間以及人員成本，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，促進(jìn)電力企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

架構(gòu)辦公平臺(tái)

電力企業(yè)辦公行政管理不僅包括傳統(tǒng)辦公室的功能，還承擔(dān)著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、信息共享等新功能。辦公平臺(tái)涵蓋了公文、管理機(jī)制、業(yè)務(wù)等系統(tǒng)，還包含相關(guān)服務(wù)功能。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息化，且直接在平臺(tái)上嵌入，同時(shí)與業(yè)務(wù)相掛鉤，實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)考核與一體化信息管理的目的。

在辦公平臺(tái)上，涵蓋較多業(yè)務(wù)類(lèi)型，與工作人員日常業(yè)務(wù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。第一，經(jīng)營(yíng)監(jiān)測(cè)方面：包含電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的電量、利潤(rùn)等指標(biāo)，同時(shí)還能夠及時(shí)了解市場(chǎng)電價(jià)與煤價(jià)的走勢(shì)情況，以及重要的發(fā)電企業(yè)股價(jià)情況等。都由辦公平臺(tái)實(shí)時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，統(tǒng)一集成到此模式，通過(guò)圖表的形式，對(duì)企業(yè)市場(chǎng)變化以及決策工作提供了重要依據(jù)；第二，制度管理系統(tǒng)：此系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)制度化，能夠直接在線進(jìn)行管理，同時(shí)還將制度與業(yè)務(wù)相匹配；將企業(yè)制度管理系統(tǒng)與上級(jí)管理系統(tǒng)連接，上級(jí)發(fā)現(xiàn)的制度實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)更新，使企業(yè)管理制度保持著最新的狀態(tài)；第三，公文管理系統(tǒng)：公文即企業(yè)工作中的重要載體，同時(shí)具有及時(shí)準(zhǔn)確的要求。辦公平臺(tái)的公文管理系統(tǒng)便能實(shí)現(xiàn)這一要求。通過(guò)固定流程與模板的嵌入，以無(wú)紙化形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的審批、簽發(fā)等所有流程。另外，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，隨時(shí)能夠進(jìn)行查閱。通過(guò)移動(dòng)辦公系統(tǒng)，任何時(shí)間與地點(diǎn)都能夠進(jìn)行查閱，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)辦公；第四，督查督辦系統(tǒng)：督查督辦是實(shí)現(xiàn)決策以及全局工作的主要抓手，其特點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)多層次的督查與督辦。工作會(huì)議、熱點(diǎn)難點(diǎn)都可列入此范圍，同時(shí)可分期進(jìn)行督查。還能夠?qū)](méi)有完成的督查內(nèi)容自動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹攸c(diǎn)督辦，并下發(fā)通知單，實(shí)現(xiàn)限期督辦。除此以外，還能夠?qū)崿F(xiàn)在線實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)與管理。所有工作在系統(tǒng)中都能夠?qū)崿F(xiàn)完整的督查督辦臺(tái)帳，同時(shí)對(duì)于辦理結(jié)果一目了然，經(jīng)過(guò)授權(quán)以后，可隨時(shí)進(jìn)行查閱與調(diào)整，并自動(dòng)形成分析報(bào)告。還可將會(huì)議紀(jì)要轉(zhuǎn)變?yōu)楣南到y(tǒng)，也能夠轉(zhuǎn)入督查督辦系統(tǒng)，對(duì)工作直接進(jìn)行立項(xiàng)，對(duì)于業(yè)務(wù)考核體系能夠定期進(jìn)行上傳，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確考核。

辦公平臺(tái)的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)一體化互通，結(jié)合設(shè)計(jì)理念，將文本轉(zhuǎn)變成信息化，將制度進(jìn)行流程化，實(shí)現(xiàn)了電力企業(yè)辦公行政的一體化管理。

辦公平臺(tái)特點(diǎn)

一是辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了資源的整合管理。結(jié)合辦公行政信息管理的實(shí)際需求，通過(guò)構(gòu)建一體化平臺(tái)，將所有管理信息嵌入到平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)資源的整合與數(shù)據(jù)的共享，有效提升了管理效率；二是完善業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)在線監(jiān)控。辦公平臺(tái)中，對(duì)于企業(yè)制度及其標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面分析，將制度進(jìn)行流程化，將流程進(jìn)行信息化，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)情況的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，有效彌補(bǔ)了企業(yè)監(jiān)管的不足；三是職責(zé)明確，分級(jí)授權(quán)。每一位員工在平臺(tái)上都有自己的登陸帳號(hào)，后臺(tái)管理人員根據(jù)員工職責(zé)與范圍，對(duì)帳號(hào)進(jìn)行授權(quán)，同時(shí)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行明確，一旦崗位變動(dòng)，就要對(duì)授權(quán)及時(shí)做出調(diào)整；四是閉環(huán)管理。企業(yè)內(nèi)控是企業(yè)管理的關(guān)鍵構(gòu)成部分，貫穿于整個(gè)過(guò)程中。辦公平臺(tái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)際上是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的有效管控，完善實(shí)用性，進(jìn)而形成內(nèi)部完善的運(yùn)營(yíng)體系。

電力企業(yè)辦公行政一體化信息管理的創(chuàng)新策略

通過(guò)辦公平臺(tái)的使用，使辦公行政實(shí)現(xiàn)一體化管理，全員對(duì)于信息化平臺(tái)都非常支持，且取得良好的效果。

碎片化問(wèn)題得到處理。電力企業(yè)辦公行政管理工作內(nèi)容復(fù)雜，且頭緒比較多。而辦公平臺(tái)系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)⑦@些工作進(jìn)行整合，集成了各專(zhuān)業(yè)的所有管理軟件，統(tǒng)一進(jìn)行授權(quán)與待辦，并與日常業(yè)務(wù)結(jié)合起來(lái)，使辦公行政工作得到拓展，有利于數(shù)據(jù)的完善。

優(yōu)化了業(yè)務(wù)與管理溝通不暢的局面電力企業(yè)中，不僅包含業(yè)務(wù)部門(mén)，同時(shí)還有生產(chǎn)部門(mén)、安全部門(mén)等，此外還要設(shè)置人力與行政等部門(mén)。通過(guò)平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了管理與業(yè)務(wù)的有效連接，運(yùn)營(yíng)監(jiān)測(cè)模塊涵蓋了經(jīng)營(yíng)信息、生產(chǎn)實(shí)際，分級(jí)進(jìn)行授權(quán)以后，都能夠隨時(shí)進(jìn)行關(guān)注，通知公告欄將員工所要了解的管理要求以及近期的工作安排及時(shí)進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)的利用。

有效提升了管理水平。企業(yè)管理過(guò)程中，平臺(tái)的構(gòu)建，有效處理的管理困難的問(wèn)題，這是多數(shù)企業(yè)管理創(chuàng)新中難以克服的問(wèn)題。通過(guò)辦公平臺(tái)與業(yè)務(wù)模塊的使用，實(shí)現(xiàn)了一體化管理，有效提升了工作效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)過(guò)程與結(jié)果的有機(jī)統(tǒng)一。

管理模式的創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)行政管理工作面臨著較大的危機(jī)，管理部門(mén)就要不斷對(duì)管理模式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，將先進(jìn)技術(shù)與行政管理相結(jié)合，同時(shí)將信息技術(shù)滲透到工作中，建設(shè)滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的管理模式。此外，在行政事業(yè)進(jìn)行管理時(shí)，管理人員還要強(qiáng)化信息化建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)信息設(shè)備、軟件以及技術(shù)的應(yīng)用，為工作的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的保障。在信息化進(jìn)行建設(shè)中，還要對(duì)信息風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，維護(hù)各項(xiàng)關(guān)鍵性信息，保障行政管理工作的高效開(kāi)展。

強(qiáng)化成本管理，提升服務(wù)質(zhì)量。電力企業(yè)后勤管理工作中，保安、檢修等崗位人員具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，通過(guò)招標(biāo)選擇的物業(yè)與保安進(jìn)行服務(wù)管理，不僅能夠降低成本，減少企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還能夠提升效率，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有一定的作用。想要提升服務(wù)品質(zhì)，就要從管理機(jī)制入手，吸取先進(jìn)的管理理念，探索出更完善的保障模式，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。另外，還要對(duì)管理計(jì)劃進(jìn)行完善，對(duì)于不可控因素提前進(jìn)行預(yù)測(cè)，制定好應(yīng)急預(yù)案，提升處理問(wèn)題的能力，提高服務(wù)品質(zhì)。

優(yōu)化日常行政管理工作。電力企業(yè)行政管理工作包含辦公用品、考勤、檔案等內(nèi)容的管理。通過(guò)辦公行政一體化系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠?qū)⑺行畔浫氲较到y(tǒng)中，便于查詢(xún)與登記，同時(shí)方便對(duì)庫(kù)存進(jìn)行完善的管理；通過(guò)將工作人員信息及其工資、考勤等信息的錄入，提升了工作效率；建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于對(duì)員工信息的及時(shí)查詢(xún)與修改；實(shí)現(xiàn)對(duì)車(chē)輛、值班人員的管理。同時(shí)還能夠隨時(shí)對(duì)其情況進(jìn)行查詢(xún)，有效提升了管理效率與質(zhì)量，促進(jìn)工作的順利開(kāi)展。

總而言之，電力企業(yè)辦公行政一體化信息平臺(tái)管理工作的開(kāi)展，使企業(yè)與員工高度統(tǒng)一，不僅滿(mǎn)足了企業(yè)創(chuàng)新與管理的要求，還提升了員工效率。在實(shí)踐過(guò)程中，一是由于推行開(kāi)始時(shí)，工作人員會(huì)由于沒(méi)有完全掌握系統(tǒng)操作，產(chǎn)生抵觸心理，此時(shí)還要及時(shí)做好疏導(dǎo)與培訓(xùn)，簡(jiǎn)化流程，直到工作人員認(rèn)可為止；二是辦公平臺(tái)保密性與信息安全是非常重要的，不僅要對(duì)員工權(quán)限進(jìn)行授權(quán)，還要培養(yǎng)可靠的信息維護(hù)團(tuán)隊(duì)，簽訂保密協(xié)調(diào)，采取先進(jìn)的安全手段，提升系統(tǒng)的整體安全性，為企業(yè)管理創(chuàng)新提供可靠保障，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。