淺談高校檔案收集與管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新發(fā)展

李 瑩

魯迅美術(shù)學(xué)院，遼寧 沈陽(yáng) 110004

高校檔案的管理與收集，是高校行政、教學(xué)管理運(yùn)行的重要保證與信息憑證，也是高校師生活動(dòng)軌跡的真實(shí)記錄和工作學(xué)習(xí)的有效證明。但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集與管理模式正面臨著信息社會(huì)的不斷沖擊，處于信息媒介發(fā)展的轉(zhuǎn)折期。

一、高校檔案收集與管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

目前，高校檔案的收集與管理正在發(fā)生多樣化、信息化與資產(chǎn)化的轉(zhuǎn)變。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)范了高校所收集檔案的幾種基本類別，人事、基建、儀器設(shè)備等檔案也受到了重視。伴隨高校管理體制的逐步完善，檔案收集工作也變得更加復(fù)雜多樣。對(duì)學(xué)校資產(chǎn)、學(xué)生成績(jī)及出勤表現(xiàn)、教室使用情況等信息的收集也被納入了高校檔案收集的工作范圍之內(nèi)。

信息技術(shù)的推動(dòng)使檔案收集的多樣化得到了有效保證。傳統(tǒng)檔案打印、分發(fā)、手寫(xiě)、回收、整理、歸檔的流程不僅耗時(shí)耗力，而且往往會(huì)占用大量?jī)?chǔ)存空間，甚至產(chǎn)生火災(zāi)隱患，但電子檔案在一定程度上解決了這一問(wèn)題。

此外，伴隨法制化、商品化社會(huì)的逐步發(fā)展，對(duì)學(xué)校資產(chǎn)的界定方式也發(fā)生了改變。人力資源、土地資源、教具教室等都被視為學(xué)校的資產(chǎn)內(nèi)容，那么對(duì)其進(jìn)行記錄的檔案就是學(xué)校資產(chǎn)的清單。對(duì)檔案的保護(hù)也是對(duì)學(xué)校資產(chǎn)與管理工作的保障，因此必須保證原始材料的真實(shí)性、完整性。

二、高校檔案收集與管理工作存在的問(wèn)題

高校檔案收集工作的多樣化、信息化、資產(chǎn)化趨勢(shì)使很多學(xué)校在進(jìn)行檔案收集、管理時(shí)也產(chǎn)生了很多新的問(wèn)題：

（一）缺乏檔案意識(shí)，信息收集不完整

缺乏檔案意識(shí)表現(xiàn)在對(duì)檔案收集的懈怠和對(duì)檔案概念理解的不徹底。首先，對(duì)檔案收集的懈怠會(huì)導(dǎo)致很多資料、信息的遺失，而這些檔案資料卻是學(xué)校管理工作和工作成果的重要證明。而且很多檔案資料并非以文字、卷宗形式存在，而是以照片、視頻、素材、證書(shū)等形式存在。其次，很多檔案還存在收集不完整的問(wèn)題，如黨建材料涉及入黨申請(qǐng)記錄、黨課學(xué)習(xí)記錄、黨課通過(guò)記錄、黨員學(xué)習(xí)記錄等，任何一環(huán)的缺失都可能造成整個(gè)信息鏈的不完整，產(chǎn)生不必要的麻煩。

（二）收集標(biāo)準(zhǔn)混亂，檔案整理無(wú)序

檔案收集人員如果缺乏對(duì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)導(dǎo)致檔案的雜亂無(wú)序，從而增加檔案整理、抽調(diào)、轉(zhuǎn)移的難度，很容易導(dǎo)致檔案的混亂、散佚、損毀。很多高校對(duì)檔案形式缺乏統(tǒng)一、有序的規(guī)劃，對(duì)格式、內(nèi)容、分類也沒(méi)有統(tǒng)一的設(shè)計(jì)，致使檔案在生產(chǎn)、收集過(guò)程中產(chǎn)生大量的整理工作，這一點(diǎn)在學(xué)生學(xué)籍檔案的收集整理工作中也很常見(jiàn)，很多高校在學(xué)生學(xué)籍整理工作中不注重檔案的封袋、編號(hào)、目錄制作，導(dǎo)致學(xué)生檔案的無(wú)序存放，嚴(yán)重降低了檔案整理、抽調(diào)時(shí)的工作效率。

（三）輕視電子檔案，技術(shù)更新滯后

很多學(xué)校沒(méi)有及時(shí)地引入電子信息技術(shù)，仍然依賴紙質(zhì)、手寫(xiě)的傳統(tǒng)檔案形式，這為檔案收集、整理工作帶來(lái)了很多不便，也為學(xué)校師生帶來(lái)很多手寫(xiě)、收集的麻煩。而很多社會(huì)檔案、學(xué)生信息系統(tǒng)都建立在數(shù)字平臺(tái)之上，如果學(xué)校不進(jìn)行技術(shù)對(duì)接，技術(shù)更新上的滯后，會(huì)造成檔案收集、管理上的極大不便，也影響了學(xué)校的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)的進(jìn)程。

三、高校檔案收集與管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

本文針對(duì)目前高校檔案工作存在的問(wèn)題，提出一下三點(diǎn)創(chuàng)新意見(jiàn)：

（一）完善檔案分類，實(shí)現(xiàn)完整收集

在處理校企合作的相關(guān)文件、人員調(diào)動(dòng)的具體去向、電子支付憑據(jù)等新興的檔案形式時(shí)，部分管理人員對(duì)這部分材料的忽視會(huì)使學(xué)校失去大量重要資料，從而造成額外的搜集成本和信息丟失，對(duì)此需要培養(yǎng)工作人員的檔案意識(shí)，用信息化、體系化的工作思路處理、收集信息，完善檔案分類制度，從而對(duì)各種重要信息進(jìn)行完整、必要的收集工作。

（二）統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，保障合理分類

針對(duì)不同檔案形式、內(nèi)容、格式，學(xué)校需要進(jìn)行規(guī)范的統(tǒng)一。如在學(xué)校官網(wǎng)上傳統(tǒng)一、規(guī)范的相關(guān)表格、申請(qǐng)書(shū)、文件，保證全校范圍內(nèi)文檔格式上的一致，從而建立統(tǒng)一的文檔標(biāo)準(zhǔn)，保障文檔的合理分類與高效處理。在對(duì)文檔進(jìn)行收集、儲(chǔ)存的過(guò)程中，還要確定文件分類，優(yōu)化文件儲(chǔ)存、裝訂方案，做好文件排序，并為復(fù)雜文檔制作內(nèi)容目錄，實(shí)現(xiàn)文檔的有序分類。

（三）利用電子檔案，提高管理效率

各高校需要重視電子檔案的價(jià)值，承認(rèn)電子檔案將扮演越來(lái)越重要的角色，從而做好理念更新、技術(shù)更新、收集和管理模式更新的準(zhǔn)備。利用電子檔案，可以大幅節(jié)省工作人員整理、收集檔案的工作量，也能快速適應(yīng)社會(huì)信息化的總體進(jìn)程。對(duì)此，學(xué)校需要引進(jìn)電子信息技術(shù)，聘請(qǐng)電子信息人才，建立電子信息檔案室及管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息采集工作的電子化、信息化，從而大幅提高行政人員收集、管理文檔時(shí)的工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今條件下，各高校必須重視檔案的多樣化、信息化、資產(chǎn)化趨勢(shì)，重視檔案管理方式的靈活性、統(tǒng)一性、發(fā)展性，并實(shí)現(xiàn)檔案的完整收集和合理分類，才能保證其行政與教學(xué)工作的高效展開(kāi)。