孫海利 劉世一 王磊
(中車長春軌道客車股份有限公司,吉林 長春 130000)
通過以上對于采購中的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)的詳細(xì)的分析結(jié)果,采取措施控制物資采購時(shí)面臨的風(fēng)險(xiǎn)。就要求企業(yè)內(nèi)部物資采購部門中各級(jí)工作人員都具有強(qiáng)烈的危機(jī)意識(shí)及內(nèi)控意識(shí)??梢酝ㄟ^對企業(yè)內(nèi)部的一系列采購流程進(jìn)行分析,有效的評判及處理可能存在或是已經(jīng)存在的問題,盡可能的控制風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。此時(shí)可以改進(jìn)優(yōu)化物資采購整體流程,使其趨于完善。也建立起相對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),落實(shí)物資采購有關(guān)規(guī)章制度,更好的控制采購風(fēng)險(xiǎn)。
比如說在物資采購計(jì)劃擬定時(shí),針對于其中可能會(huì)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),需要考慮到國有企業(yè)內(nèi)部如今的資金及物資儲(chǔ)存狀況,并且結(jié)合國有企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)運(yùn)營狀況及各種物資的消耗,做好物資的預(yù)算工作??紤]如何借由如今現(xiàn)有的庫存,實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)物資的重復(fù)利用,降低物資采購的數(shù)目,也減少其中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。
要控制減少請購環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),可以通過構(gòu)建起更為優(yōu)化且完善的管理制度,進(jìn)而減少這一環(huán)節(jié)中物資采購產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí),通過將有關(guān)的采購業(yè)務(wù)分別交給多個(gè)部門進(jìn)行管理,使得物資的應(yīng)用單位以及物資的采購單位之間實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)相分離,以防止多個(gè)單位共同參與到物資采購中的狀況,厘不清其中各自的責(zé)任義務(wù),在出現(xiàn)故障時(shí),無法落實(shí)到單位及個(gè)人,使得工作人員產(chǎn)生僥幸心理,造成企業(yè)巨大經(jīng)濟(jì)損失。也可以在物資采購使用集中采購的方式,便于之后審批工作的進(jìn)行。
針對于由于錯(cuò)誤的選擇了供應(yīng)商而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制,企業(yè)可以建立起更為嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度,以進(jìn)行招標(biāo)或者是進(jìn)行全面排查等方式,選取具備更有資質(zhì)以及更好業(yè)績的供應(yīng)商供應(yīng)對于企業(yè)發(fā)展有重要意義的部分物資。為了減少供應(yīng)商選擇這一環(huán)節(jié)產(chǎn)生的采購風(fēng)險(xiǎn),需要在確定供應(yīng)商之前。考察供應(yīng)商的對外信用、業(yè)績狀況、財(cái)務(wù)狀況,由企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門以及企業(yè)管理等多個(gè)部門聯(lián)起手來,卡好供應(yīng)商準(zhǔn)入這一關(guān)卡。在保證供應(yīng)商各項(xiàng)條件都符合企業(yè)要求之后,才進(jìn)入到物資采購的選擇行列。此外還要求設(shè)立更高的標(biāo)準(zhǔn)要求,嚴(yán)格的審核進(jìn)入到國有企業(yè)物資選購對象的供應(yīng)商,對于供應(yīng)商的注冊資金規(guī)模、信用狀況等進(jìn)行嚴(yán)密審核,確保選擇的物資供應(yīng)商具備良好信譽(yù)及對外聲譽(yù),能夠保質(zhì)保量的提供國有企業(yè)發(fā)展必須物資。
針對物資采購中簽訂合同中存在的風(fēng)險(xiǎn),需要做好管理工作,由國有企業(yè)內(nèi)部專門的經(jīng)營法規(guī)部門全面掌握合同的簽訂及執(zhí)行狀況,注重合同內(nèi)容的變更,防止產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)方面的風(fēng)險(xiǎn)。通過羅列出與合同相關(guān)的結(jié)算款項(xiàng),防止出現(xiàn)財(cái)務(wù)糾紛狀況,并且由物資采購管理部門實(shí)施的全程跟蹤物資采購合同的簽訂及執(zhí)行狀況,判斷合同中是否有違約及不法行為,如果存在,需及時(shí)采取有效措施阻止這些不法行為,并且上報(bào)有關(guān)監(jiān)管部門有關(guān)的信息內(nèi)容,防止由于違約產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。
在物資的驗(yàn)收過程中,也會(huì)由于操作不當(dāng)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn),此時(shí)物資的庫存管理部門需要在驗(yàn)收時(shí)嚴(yán)格的根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考,有關(guān)的票據(jù)及采購合同等信息資料,檢查物資的數(shù)量,質(zhì)量,規(guī)格,型號(hào)的是否符合要求,確保一切達(dá)標(biāo)之后完成驗(yàn)收。并做好書面記錄,填寫入庫單。如果驗(yàn)收時(shí)的物資出現(xiàn)質(zhì)量問題,需要通知采購管理部門進(jìn)行索賠處理,在付款過程中如果面臨風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理部門,則需要制定出有關(guān)的付款管理體系根據(jù)物資的采購驗(yàn)收等一系列流程及環(huán)節(jié),對于有關(guān)的票據(jù)及采購合同進(jìn)行審查判斷檢查結(jié)果是否符合合同內(nèi)容有效減少,其中產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。
在國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中,物資采購環(huán)節(jié)不可謂不重要。因此,在有關(guān)的采購人員入職之前需要其具備相當(dāng)?shù)木C合素質(zhì),還必須在采購人員入職前進(jìn)行培訓(xùn),并且定期開展在職業(yè)務(wù)采購人員的教育培訓(xùn)。要求采購人員不斷提高本身的業(yè)務(wù)能力,提高風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),增強(qiáng)法制意識(shí),防止在物資采購時(shí)出現(xiàn)貪污腐敗現(xiàn)象,提高整體采購隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。
原來國有企業(yè)內(nèi)部物資采購時(shí),確保各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性及嚴(yán)密性,必須落實(shí)管理制度,并且有效的監(jiān)督檢查方式,確保制度切實(shí)落實(shí),避免出現(xiàn)貪污腐敗現(xiàn)象,此時(shí)需要在企業(yè)內(nèi)部建立起有關(guān)的物資采購監(jiān)督管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)物資采購全過程的動(dòng)態(tài)化監(jiān)督管理有效的分離生產(chǎn)部門及物資采購部門的相應(yīng)職權(quán),提高國有企業(yè)內(nèi)物資采購質(zhì)量水平。
總而言之,在國有企業(yè)采購物資時(shí)的一系列環(huán)節(jié)中都面臨著眾多風(fēng)險(xiǎn),此時(shí)需要采取嚴(yán)格的控制及管理措施,合理的轉(zhuǎn)移并且盡可能的規(guī)避產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),或者是盡量降低風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的影響。此時(shí),通過提高采購人員的防范意識(shí),規(guī)范采購人員基本操作,有效控制物資采購時(shí)面臨的風(fēng)險(xiǎn)。