對(duì)加強(qiáng)人社局個(gè)人檔案管理工作的策略試析

吉瓦達(dá)曲

（四川省涼山州美姑縣人力資源和社會(huì)保障局，四川 涼山 616450）

引言

人社局的檔案管理工作，所服務(wù)的不僅僅是本部門以及政府工作人員，還面向整個(gè)社會(huì)，面向各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及政務(wù)工作，所以該工作對(duì)于我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)所產(chǎn)生的影響是非常深遠(yuǎn)的。檔案管理工作本身的復(fù)雜性比較高，因?yàn)樗鶢可娴降膬?nèi)容比較多，公務(wù)人員會(huì)涉及到許多的人事調(diào)動(dòng)，而這些都增加了檔案管理的難度?；诖耍松缇直仨氁獙?duì)個(gè)人檔案管理工作引起重視，切實(shí)地解決工作中所存在的問(wèn)題。

一、人社局開(kāi)展個(gè)人檔案管理工作的重要意義

我國(guó)的地域非常遼闊，而為了實(shí)現(xiàn)高效的管理，在各地區(qū)都設(shè)置了對(duì)應(yīng)的政府機(jī)構(gòu)，以此為人們提供更為全面、便利的服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。這些政府機(jī)構(gòu)在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程當(dāng)中離不開(kāi)公務(wù)人員的支持，因此，需要對(duì)公務(wù)員展開(kāi)針對(duì)性的管控。人社局所負(fù)責(zé)的就是這一工作內(nèi)容，對(duì)公務(wù)員進(jìn)行合理的規(guī)劃和管控。人社局是我國(guó)重要的政府職能部門，人社局通過(guò)對(duì)公務(wù)員的個(gè)人信息進(jìn)行收集和處理，可以進(jìn)一步了解當(dāng)前的人才分布情況，從而優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)體系，做好人力資源的分配工作。

二、目前人力資源和社會(huì)保障工作中所存在的問(wèn)題

人社局在個(gè)人檔案管理工作當(dāng)中所存在的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面，如果不加以解決會(huì)影響到人社局職能的發(fā)揮。首先，檔案管理方式比較繁瑣，仍然以組卷的形式為主，在工作當(dāng)中容易發(fā)生錯(cuò)誤，和組卷標(biāo)準(zhǔn)存在較大的誤差。其次，案卷的標(biāo)題過(guò)于復(fù)雜。安全標(biāo)題設(shè)置工作也沒(méi)有出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，工作人員在工作的時(shí)候完全根據(jù)自身的主觀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行設(shè)置和判定。另外，檔案的安全系數(shù)比較低。雖然人社局都會(huì)將個(gè)人檔案保存在特點(diǎn)的環(huán)境當(dāng)中進(jìn)行密封處理，但是仍然無(wú)法保證數(shù)據(jù)的絕密性，當(dāng)工作人員需要使用檔案的時(shí)候，會(huì)同其他文件一起調(diào)度，而這些文件都是由文件袋裝存，便攜度比較低，容易發(fā)生數(shù)據(jù)泄露。

三、提高人社局個(gè)人檔案管理工作質(zhì)量和效率的途徑

（一）建立健全檔案管理制度

要想提高個(gè)人檔案管理工作的質(zhì)量和效率，人社局必須要完善這方面的管理制度，讓檔案管理工作有依可循、有據(jù)可依。首先，必須要完善個(gè)人檔案管理的規(guī)章制度，要根據(jù)本地區(qū)的公務(wù)員特點(diǎn)、政府機(jī)構(gòu)分布情況、日常的工作內(nèi)容等制定對(duì)應(yīng)的管理制度，而不是盲目地借鑒其他機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)。其次，建立健全績(jī)效考核機(jī)制。人社局還應(yīng)該完善工作人員的績(jī)效考核機(jī)制，將工作人員的業(yè)務(wù)情況和工作人員的福利待遇掛鉤，這樣可以督促工作人員充分履行好自身的責(zé)任和義務(wù)，不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。另外，完善監(jiān)督管理制度。監(jiān)督管理制度是非常重要的，應(yīng)該安排專門的部門以及工作人員對(duì)個(gè)人檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，尤其是在組卷和歸檔這一環(huán)節(jié)，從而防止個(gè)人數(shù)據(jù)信息發(fā)生泄露。

（二）建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

人社局擁有一批高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，將會(huì)大大提高自身的工作質(zhì)量以及工作效率。因此，人社局應(yīng)該定期對(duì)工作人員展開(kāi)針對(duì)性的培訓(xùn)，積極開(kāi)設(shè)相關(guān)的講座，讓檔案管理者接受先進(jìn)的工作理念，掌握先進(jìn)的工作技巧，從而提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。在參加完相關(guān)的培訓(xùn)之后，還需要展開(kāi)針對(duì)性的檢測(cè)，這樣可以提高檔案管理工作人員的重視力度。其次，還需要做好思想道德方面的教育工作。思想道德教育工作主要是為了提升職工的職業(yè)修養(yǎng)，防止職工因?yàn)閭€(gè)人利益而損害集體利益，泄露公務(wù)人員的個(gè)人檔案，同時(shí)讓員工在工作當(dāng)中保持正確的工作態(tài)度。另外，要提高人社局的準(zhǔn)入門檻。在進(jìn)行人才招聘的時(shí)候，要適當(dāng)?shù)靥岣邔W(xué)歷要求，同時(shí)還要考察應(yīng)聘者的綜合素質(zhì)，在考核通過(guò)之后，應(yīng)該進(jìn)行針對(duì)性的崗前培訓(xùn)。

（三）完善檔案管理工作當(dāng)中的硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施一方面是指人社局應(yīng)該給工作人員提供相關(guān)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，讓工作人員可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)以及錄入工作。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理活動(dòng)而言，以計(jì)算機(jī)為載體的檔案管理不僅效率更高，同時(shí)質(zhì)量以及安全性也得到了很大的提升。另一方面則是指人社局應(yīng)該為工作人員提供更為舒適的工作環(huán)境，要設(shè)立專門的檔案庫(kù)、辦公室以及活動(dòng)室等，同時(shí)還要配備好相關(guān)的安全設(shè)施，例如消防設(shè)施、備用電源設(shè)施等，這些都是必不可少的硬件設(shè)備。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人社局個(gè)人檔案管理工作應(yīng)該立足于當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，梳理新的工作理念，采取新的工作手段，打造一批高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，從而更好地服務(wù)于社會(huì)主義建設(shè)工作，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)的分配。