新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略

王學(xué)娟

承德醫(yī)學(xué)院，河北 承德 067000

與傳統(tǒng)的媒體形式相比較，新媒體環(huán)境有著一定的特征，其不僅具備較強的渲染力，同時也具備獨特的傳播優(yōu)勢，具有共享性、虛擬性、便捷性、開放性等特點。新媒體環(huán)境對高校檔案管理工作產(chǎn)生了一定的影響，如何面對新媒體環(huán)境帶來的沖擊，是當(dāng)前高校檔案管理部門重點研究的課題之一。

一、新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

（一）積極影響

新媒體環(huán)境對高校檔案管理工作帶來了一定的影響，其主要表現(xiàn)在：第一，豐富了檔案的載體形式和傳播形式。依托于計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建一個資源較為豐富且傳播方式較為多樣化的信息系統(tǒng)，將信息量巨大的高校檔案以文字、圖片、音頻等多樣化的形式進行存儲。第二，拓寬了檔案的空間。在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理人員可以實現(xiàn)信息化管理，并建立相應(yīng)的交流平臺和信息反饋平臺等，全校的師生都可以實現(xiàn)信息交流和信息共享。這樣就打破了檔案管理在空間上的限制，實時掌握檔案使用者的動態(tài)需求，進而提升檔案的管理效率。

（二）消極影響

萬事有利必有弊，新媒體環(huán)境對高校檔案管理工作產(chǎn)生積極影響的同時也帶來了消極的影響。第一，管理方式和手段面臨挑戰(zhàn)。新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作的管理方式和手段也面對新的挑戰(zhàn)，由于對新媒體技術(shù)缺乏一定敏感性，且新媒體技術(shù)的使用不到位，無法有效掌握師生對高校檔案的需求，進而導(dǎo)致管理工作無法滿足實際需求。第二，服務(wù)模式面臨挑戰(zhàn)。在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理需求服務(wù)模式也面臨著極大挑戰(zhàn)，師生獲取信息的方式和途徑發(fā)生了變化，對檔案的需求也有了更高的要求，傳統(tǒng)的“重管理、輕利用”的方式已經(jīng)不再適用，在服務(wù)模式上急需變化。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理部門的應(yīng)對措施

面對新媒體環(huán)境為高校檔案管理工作帶來的消極影響，應(yīng)當(dāng)要采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施，加快高校檔案管理工作在新媒體環(huán)境下的轉(zhuǎn)變，促進高校檔案管理工作效率的提升。

（一）確立新媒體檔案管理觀念

高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要及時轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，對新媒體環(huán)境下的檔案管理觀念進行深入了解。主要內(nèi)容如下：第一，在管理的時效上，應(yīng)當(dāng)要更加靈活，而不是設(shè)立固定的開放時間和借閱時間，這樣反而會限制了檔案的使用效果。同時，要全天候滿足檔案使用者的使用需求，如：開放網(wǎng)站、APP 等，方便使用者對檔案進行調(diào)取和使用。第二，在管理的內(nèi)容上，應(yīng)當(dāng)要把握新媒體時代下的信息特點，豐富館藏，將檔案管理工作與新媒體時代的信息管理特點結(jié)合到一起。第三，在服務(wù)管理職能上，應(yīng)當(dāng)要意識到新媒體環(huán)境下的服務(wù)特點和重要性，進而及時轉(zhuǎn)變檔案管理自身的服務(wù)職能和服務(wù)方式，為檔案管理的服務(wù)質(zhì)量奠定良好基礎(chǔ)。

（二）加強信息化檔案管理方式的使用

新媒體的發(fā)展，也讓高校檔案管理工作者意識到信息化管理方式的重要性。因此，在實際管理的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)要加強信息化管理方式的使用。第一，高校適當(dāng)撥款，加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入和建設(shè)，在硬件和軟件方面滿足檔案信息化管理的基本需求，為高校檔案信息化管理奠定良好基礎(chǔ)。第二，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)以及相應(yīng)的管理軟件，構(gòu)建信息收集平臺和管理平臺，將全校檔案資源更加全面化、系統(tǒng)化地分類整理，在線歸檔，做好不同類別的管理模塊和分類，方便后續(xù)的使用。第三，通過相關(guān)技術(shù)來建設(shè)一站式平臺，在平臺的設(shè)計中，需要包括檔案的查詢、共享、打印等功能，方便全校師生檔案資源的共享和利用。在此過程中，需要賦予使用者一定的權(quán)限，避免其使用不當(dāng)。

（三）加強管理人員的新媒體管理能力

在當(dāng)前的高校檔案管理工作中，管理人員的新媒體素養(yǎng)和管理能力偏低是一個不爭的事實。因此，為了加強高校檔案管理與新媒體環(huán)境的融合，應(yīng)當(dāng)要加強管理人員的新媒體管理能力。第一，由綜合素養(yǎng)較高的人員來進行檔案管理，要求其不僅具備計算機基本操作能力，同時也要具備新媒體意識和操作能力，并具備一定的創(chuàng)新意識。在人員任命的過程中可以對其綜合能力進行調(diào)查與審核，保證其能力能夠滿足新媒體環(huán)境下檔案管理的基本需求。第二，高校要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，特別是在計算機操作能力方面、新媒體意識和能力方面、現(xiàn)代化管理能力方面等，從根本上提升高校檔案管理團隊的綜合能力，促進檔案管理在新媒體環(huán)境下的進一步發(fā)展。

三、結(jié)束語

總之，隨著新媒體的發(fā)展，高校檔案管理工作也受到了一定的影響，其中有積極的影響也有消極的影響。面對消極影響，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣砑訌姍n案管理工作，特別是在管理方式、服務(wù)方式等方面，應(yīng)當(dāng)要通過信息化管理方式、樹立新媒體管理理念等方式來提升管理效率。同時，高校要加強對管理人員的培訓(xùn)，為檔案管理工作奠定良好的人力基礎(chǔ)。