信息時(shí)代高校檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施途徑探究

徐正輝

天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300350

一、信息時(shí)代我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的前進(jìn)方向

（一）檔案信息化建設(shè)事業(yè)的進(jìn)步。檔案現(xiàn)代化的核心就是檔案信息化。我國(guó)高校檔案管理信息化已經(jīng)經(jīng)過(guò)了三個(gè)核心時(shí)期，也就是初始萌芽時(shí)期、迅速發(fā)展時(shí)期、綜合發(fā)展時(shí)期。改革開(kāi)放初，我國(guó)成立了國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所，表示我國(guó)檔案信息化管理事業(yè)開(kāi)始。從此我國(guó)檔案管理不斷地發(fā)展，一直到了現(xiàn)在，在信息時(shí)代下檔案信息化建設(shè)和規(guī)范化建設(shè)已經(jīng)在我國(guó)檔案管理工作中得到了關(guān)注，國(guó)家也發(fā)布了相關(guān)的文件和指導(dǎo)意見(jiàn)，促進(jìn)了我國(guó)檔案信息化事業(yè)的迅速發(fā)展。從1996年，我國(guó)就在不斷地推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，高校檔案信息化管理一直被國(guó)家給予充分的重視，直到如今，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲得了普遍應(yīng)用。國(guó)家明確提出了建設(shè)高校信息化檔案管理要求，并發(fā)布了相關(guān)文件促進(jìn)這項(xiàng)工作進(jìn)行。由此可知，黨和政府對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)給予充分地關(guān)注，需要我們?cè)谛聲r(shí)代下必須要落實(shí)強(qiáng)化和完善檔案管理工作。即使在國(guó)家的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，高校檔案管理有確切的目標(biāo)，但是仍然面對(duì)著巨大的挑戰(zhàn)，要落實(shí)黨和政府對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的偉大目標(biāo)，就必須要注重加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化能力。

（二）“十三五”檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略任務(wù)。“十三五”時(shí)期我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展的綜合任務(wù)為：至2020年，大致完成以信息化為中心的檔案管理現(xiàn)代化，構(gòu)建和全方位建成小康社會(huì)奮斗目標(biāo)一致的、有效服務(wù)和支持國(guó)家管理的檔案事業(yè)發(fā)展體系?！敝?，國(guó)家檔案局也頒發(fā)了相應(yīng)的綱要，里面的發(fā)展目標(biāo)和“十三五”時(shí)期的奮斗目標(biāo)大致一樣。所以能夠得知，“十三五”國(guó)家檔案現(xiàn)代化事業(yè)的進(jìn)步綜合目標(biāo)為：“大致完成以信息化為中心的檔案管理現(xiàn)代化”，構(gòu)建“服務(wù)國(guó)家管理和‘五位一體’建設(shè)的檔案室發(fā)展體系”其中著重表明信息化建設(shè)在我國(guó)檔案現(xiàn)代化建設(shè)中獲得了長(zhǎng)期進(jìn)步，然而也著重表明檔案信息化建設(shè)規(guī)模只是初具雛形。由此可知，高校檔案管理現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展還有很長(zhǎng)的路要走、很久的戰(zhàn)要打，要讓高校檔案現(xiàn)代化事業(yè)獲得巨大的成就，必須要高校檔案人的共同努力，付出所有的智慧。

二、我國(guó)高校檔案管理工作里出現(xiàn)的問(wèn)題存在的不足

（一）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)能力較差較弱。在高校檔案管理工作里面，檔案管理的整體素養(yǎng)能力決定了檔案管理工作的水平和檔案服務(wù)質(zhì)量水平的高低。然而目前大多數(shù)的高校還是沒(méi)有注重檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，在聘選檔案管理人員過(guò)程中，聘任標(biāo)準(zhǔn)較低，然而伴隨社會(huì)的日漸進(jìn)步，對(duì)檔案管理的需求不斷增加，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)足的管理人員無(wú)法擔(dān)任目前的檔案管理工作，并且也難以滿(mǎn)足信息時(shí)代高校檔案管理工作的要求。

（二）欠缺檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系不健全。即使某些高校已經(jīng)落實(shí)檔案的信息化管理，然而還沒(méi)有構(gòu)建健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，沒(méi)有依照信息化時(shí)代的特征完善相應(yīng)的管理體系，檔案管理整體程序欠缺標(biāo)準(zhǔn)的要求，以及人員分工不科學(xué)，高校管理部門(mén)也沒(méi)有組織有關(guān)的管理培訓(xùn)，使得目前高校檔案管理能力廣泛較低，還是有許多要求完善的內(nèi)容，比如暫時(shí)還缺乏標(biāo)準(zhǔn)的部門(mén)立卷體系，也缺乏健全的管理設(shè)施。

（三）檔案管理工作效率不強(qiáng)不足。因?yàn)楦咝n案管理程序非常麻煩，在信息時(shí)代應(yīng)用以往的管理方法效率不高，要求管理人員對(duì)紙質(zhì)文檔開(kāi)展分類(lèi)整理，每一學(xué)期都會(huì)有豐富的檔案內(nèi)容，所以要求損耗大量的人力物力財(cái)力和實(shí)踐時(shí)間。大部分高校想要節(jié)約成本，通常會(huì)忽略基本設(shè)備的重要作用，使得最后的檔案管理效率無(wú)法獲得加強(qiáng)。

（四）缺乏健全的信息管理平臺(tái)。信息時(shí)代需要依靠信息技術(shù)管理平臺(tái)完成檔案資源的信息管理，這也是高校檔案管理信息化發(fā)展的重要方向。但是目前大多數(shù)高校都還未建立完善的檔案信息管理平臺(tái)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理系統(tǒng)，依然停留在人工管理的階段，導(dǎo)致檔案管理效率低且雜亂。信息時(shí)代對(duì)于實(shí)體檔案的儲(chǔ)備管理系統(tǒng)需求不斷提高，在工作的時(shí)候必須要嚴(yán)格依照檔案管理方法，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成檔案信息化管理。但是目前部分高校由于缺乏完善的高校檔案管理專(zhuān)業(yè)化平臺(tái)，導(dǎo)致檔案信息化程序無(wú)法得到落實(shí)。

三、高校檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)渠道

（一）加強(qiáng)建設(shè)高素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案管理團(tuán)隊(duì)。我們明確認(rèn)識(shí)到，高校檔案管理信息化建設(shè)首要目標(biāo)就是人的現(xiàn)代化，所以，加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，建設(shè)專(zhuān)業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，是高校檔案管理邁向信息化的核心。人的現(xiàn)代化最重要的是管理能力的現(xiàn)代化，但是合理的管理觀念是現(xiàn)代管理素養(yǎng)的首要能力。在實(shí)踐工作過(guò)程里，要注重強(qiáng)化學(xué)校管理人員的科學(xué)管理觀念的培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)綜合檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求的認(rèn)識(shí)，全方位把現(xiàn)代化觀念滲透在工作生活里。對(duì)于學(xué)校檔案管理干部，要建設(shè)合理管理觀念，能夠有效使用現(xiàn)代化合理的管理知識(shí)和能力解決各項(xiàng)工作，在員工的思想和行為上做好牽頭作用，及時(shí)歸納經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建合理的管理體系，做好榜樣作用。管理信息化不僅是人的現(xiàn)代化，還是技術(shù)的現(xiàn)代化，技術(shù)的現(xiàn)代化要求有足夠的資金支持才可以有效完成。針對(duì)高校來(lái)看，在強(qiáng)化合理的管理觀念的時(shí)候，一定要擴(kuò)大檔案現(xiàn)代化管理的支持，構(gòu)建完善的合理的管理體系。并且還要加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的自行學(xué)習(xí)和相互的溝通，注重加強(qiáng)管理技能和管理水平，從而滿(mǎn)足現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展需求，按時(shí)進(jìn)行現(xiàn)代化管理和技術(shù)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。在管理工作實(shí)踐過(guò)程中構(gòu)建考核標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)成考核激勵(lì)體系，從而保障管理人員維持高昂的學(xué)習(xí)熱情和帶頭的工作形式。不僅要加強(qiáng)自己的管理能力，要多走出去和引進(jìn)來(lái)，加強(qiáng)資源共享，經(jīng)驗(yàn)分享，加強(qiáng)互幫互助，加強(qiáng)完善合理的管理觀念。

（二）完善高校檔案管理體系，加強(qiáng)工作效率。在信息時(shí)代，高校領(lǐng)導(dǎo)人員必須要注重檔案管理工作，要加強(qiáng)管理觀念，為有效地進(jìn)行檔案管理工作打下穩(wěn)固的基礎(chǔ)。在開(kāi)展高校整體工作的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)豐富的檔案資料，這些資料包含了各方面的信息，需要妥善的儲(chǔ)存，這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)改變管理理念，不僅要注重檔案管理工作，還要構(gòu)建管理表主體系，以加強(qiáng)全體教師的檔案管理工作觀念，對(duì)于豐富的檔案資料，要用樂(lè)觀的心態(tài)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度落實(shí)管理工作，并且還需要指導(dǎo)學(xué)生一起參與檔案資料的收集整理工作。此外高校管理部門(mén)需要給檔案管理工作配備新型的管理設(shè)施，完善目前的管理?xiàng)l件，加強(qiáng)管理措施，為檔案管理工作構(gòu)建良好的條件，從而提高工作效率。

（三）建立健全信息管理平臺(tái)，構(gòu)建智能化的檔案管理系統(tǒng)。信息時(shí)代導(dǎo)致高校檔案事業(yè)的管理模式逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，開(kāi)始逐漸由卷宗型轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)密集型或兩者的密切融合。在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上完成合理的決策已經(jīng)變?yōu)楝F(xiàn)代合理的管理的主要特點(diǎn)，云計(jì)算和人工智能已經(jīng)變成檔案管理工作的有效科技，能夠?yàn)楦咝n案管理和服務(wù)供給強(qiáng)大的技術(shù)支撐。所以一定要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成檔案信息化管理，建立健全高校檔案管理專(zhuān)業(yè)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化程序的落實(shí)，并且保證檔案信息繼承、審核程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理等程序的根本落實(shí)。建立高效檔案信息化專(zhuān)業(yè)平臺(tái)能夠讓檔案資料庫(kù)資源更加全面，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以有效節(jié)省人工調(diào)卷的處理周期和效率，不僅可以降低對(duì)原本的檔案資料的危害，還能夠幫助檔案原件進(jìn)行妥善的儲(chǔ)存，有助于加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用率，從而促進(jìn)高校檔案現(xiàn)代化管理制度的構(gòu)建，能夠及時(shí)地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的更新，并且信息管理平臺(tái)還能夠?qū)崿F(xiàn)智能查詢(xún)，減少人工成本的投入。

四、總結(jié)

根據(jù)上文可知，檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施是高校管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，在信息時(shí)代下，高校檔案管理部門(mén)和檔案工作人員，一定要落實(shí)黨和政府的相關(guān)要求，為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。