當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題與對(duì)策

濮俊偉 陳新新

南京理工大學(xué)紫金學(xué)院，江蘇 南京 210046

高校學(xué)生檔案管理工作，是高校重要的基礎(chǔ)性工作。從當(dāng)前的情況來看，高校學(xué)生檔案管理工作都取得了不同程度上的發(fā)展。然而，高校輔導(dǎo)員作為學(xué)生管理工作的組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者，在高校學(xué)生檔案管理工作中也扮演著重要的角色?！霸诟咝n案當(dāng)中，無論是教職員工檔案還是學(xué)生檔案，都有著關(guān)系復(fù)雜、業(yè)務(wù)繁瑣的特點(diǎn)?！保?］因此，從高校輔導(dǎo)員的視角加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作，是一個(gè)值得研究的課題。

一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的問題

第一，學(xué)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠到位。做過高校輔導(dǎo)員的同志們都有這么一個(gè)感悟：學(xué)生工作的內(nèi)涵十分豐富，當(dāng)我們談?wù)搶W(xué)生工作的時(shí)候，更多的是學(xué)生思想政治教育工作、學(xué)生心理健康工作、學(xué)生學(xué)風(fēng)養(yǎng)成工作等等，但很少主動(dòng)探討學(xué)生檔案管理工作。這也導(dǎo)致了這幾年學(xué)生檔案材料信息不全、表格填寫不規(guī)范、不能正確反映學(xué)生真實(shí)情況等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。由此可見，學(xué)生檔案管理工作在我們高校輔導(dǎo)員工作中沒有得到應(yīng)有的重視，這也充分表明了我們的學(xué)生工作是不全面的、是存在問題的，各項(xiàng)工作的開展是有差距的。

第二，學(xué)生檔案管理工作方法比較落后。現(xiàn)行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》雖然對(duì)高校學(xué)生檔案工作起到了規(guī)范性作用，但從各大高校的學(xué)生檔案管理情況來看，還是存在管理方法滯后的問題。主要體現(xiàn)在：一是缺乏相應(yīng)的具體制度。二是缺乏相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)工作。三是缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才。看看我們高校輔導(dǎo)員隊(duì)伍，里面有心理咨詢師、就業(yè)指導(dǎo)師、人力資源管理師等等，均可謂“專家”。但是，在學(xué)生檔案管理方面，落后的管理方法不僅浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力、物力，也嚴(yán)重制約了高校輔導(dǎo)員工作的順利開展。

第三，學(xué)生檔案管理工作技術(shù)亟需提高。從當(dāng)前高校的招生的規(guī)模來看，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理方法，遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理要求?，F(xiàn)如今，各大高校的學(xué)生錄取、生源上報(bào)、學(xué)籍管理、畢業(yè)生登記等傳統(tǒng)檔案采集工作均已實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理。但真正熟悉相應(yīng)使用設(shè)備、系統(tǒng)的人少之又少。與此同時(shí)，高校每年的資金預(yù)算投入除了用在科研、教學(xué)、宣傳上的比較多，在學(xué)生檔案管理場(chǎng)所、軟件、人員上的投入同樣少之又少。

二、提升學(xué)生檔案管理水平的方法途徑

第一，要解決好思想問題，提升學(xué)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)。一方面要從“學(xué)生利益”出發(fā)，提升服務(wù)意識(shí)。學(xué)生檔案管理工作，既是管理工作，又是服務(wù)工作。我們高校輔導(dǎo)員既是管理者，又是服務(wù)者。另一方面要從“工作標(biāo)準(zhǔn)”出發(fā)，提升精品意識(shí)。就學(xué)生檔案管理工作而言，高校輔導(dǎo)員可以做的創(chuàng)新工作就有很多。例如，豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容信息。可以在現(xiàn)有的學(xué)生檔案材料中，增加學(xué)生的個(gè)人信用檔案、學(xué)生科學(xué)研究檔案、學(xué)生就業(yè)志向檔案。

第二，要解決好方法問題，完善學(xué)生檔案管理工作制度。首先，要立足全局，統(tǒng)籌謀劃。必須依據(jù)學(xué)生檔案管理工作的指導(dǎo)思想和原則、目標(biāo)任務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)要求，圍繞實(shí)施方法和目的要求等方面，緊密結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，科學(xué)制訂適合本校的學(xué)生檔案管理制度。其次，抓點(diǎn)帶面，協(xié)調(diào)發(fā)展。例如，建立高校輔導(dǎo)員責(zé)任制，誰的學(xué)生誰負(fù)責(zé)。完善獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)學(xué)生檔案管理工作的好壞，堅(jiān)持獎(jiǎng)懲分明。再次，要?jiǎng)?chuàng)新考評(píng)機(jī)制，將學(xué)生檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性與高校輔導(dǎo)員的崗位調(diào)整、晉級(jí)提拔相掛鉤，作為高校輔導(dǎo)員年度考核的重要依據(jù)。再次，精心組織，周密實(shí)施。

第三，要解決好環(huán)境問題。營(yíng)造良好有活力的工作氛圍。“當(dāng)檔案管理的理念、依托工具和運(yùn)行平臺(tái)發(fā)生轉(zhuǎn)變后，要求檔案管理人員必須同步掌握檔案管理的相應(yīng)方式方法?！保?］首先，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要明確和規(guī)范學(xué)生檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)和保障，學(xué)生檔案管理工作所需要的場(chǎng)地、設(shè)備、軟件以及系統(tǒng)等必要之物，一定要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視和相關(guān)部門的傾斜保障，確保學(xué)生檔案管理工作順利實(shí)施。其次，做好學(xué)生檔案管理的宣傳工作。在全校范圍內(nèi)，利用海報(bào)、橫幅、新媒體手段對(duì)檔案的規(guī)范、功能、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行宣傳，不僅要讓所有管理者參與進(jìn)來，也要讓全體學(xué)生參與進(jìn)來，真正的做到全員額、全要素、全過程參與到學(xué)生檔案管理工作中來。再次，注重抓好相關(guān)的理論培訓(xùn)。要立足現(xiàn)有條件，堅(jiān)持從檔案管理的基礎(chǔ)理論學(xué)習(xí)抓起。