高校檔案安全存在的問題及對(duì)策

陳曉靜

廣州城市職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510000

一、維護(hù)檔案安全的意義

高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案的作用具體來說，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案的參考作用。教職工在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃等常常需要從檔案中查考先前的文字材料，從中得到參考作用，保證工作的順利完成；檔案可以為理論科技研究提供第一手材料，為學(xué)校的研究事業(yè)提供豐富的資料。（二）檔案的憑證作用，檔案中的會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等可以提供法律依據(jù)，維護(hù)單位的合法權(quán)益。（三）檔案是宣傳教育的資源，為編史修志保駕護(hù)航，使全校師生更有榮譽(yù)感及歸屬感。而檔案要發(fā)揮作用，就必須保證檔案的安全，檔案安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基。檔案是否安全直接關(guān)系到高校甚至黨和國家歷史面貌的完整與安全。因此，做好檔案安全保護(hù)工作，功在當(dāng)代，利在千秋。

二、剖析高校檔案安全存在的問題

（一）檔案安全意識(shí)淡薄

有些高校上至領(lǐng)導(dǎo)下至檔案員都輕視檔案，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理沒有進(jìn)行必要的監(jiān)督和監(jiān)管，檔案員也大都是“半路出家”，只是作為檔案的“守門人”，而沒有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。對(duì)檔案的實(shí)體可能只是看做是普通一份文件，對(duì)其中的信息安全也不夠重視，容易丟失泄密。高校教職工也認(rèn)為檔案只是檔案員的工作。思想上和行為上都不夠重視，缺乏安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

（二）檔案硬件待提高

1．檔案用房功能不符合要求。如庫房辦公室合用；2．檔案庫房建設(shè)要求不符合，如庫房門窗不具備防火功，窗沒有安裝防盜網(wǎng)，有窗簾的單位不防光等。檔案員沒有做好每天的庫房溫濕度的記錄；3．沒有做好防火防盜、防潮、防汛、防丟失泄密等安全防范措施；4．檔案裝具中有易生銹物質(zhì)，檔案盒等沒有經(jīng)過無酸處理；5．檔案管理系統(tǒng)落后，有些高校的檔案管理系統(tǒng)還是單機(jī)版，查準(zhǔn)率查全率低。網(wǎng)絡(luò)版的管理系統(tǒng)未納入，檔案價(jià)值未真正得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理系統(tǒng)的配置環(huán)境、電腦型號(hào)等配置沒達(dá)到要求。

（三）檔案安全管理人員水平有待提高

檔案員缺乏必要的檔案安全管理水平，只是麻木地看管著檔案，做到最簡單的不丟失檔案，沒有專業(yè)的檔案鑒定、編輯、修復(fù)等專業(yè)水平。檔案其實(shí)都是處于一種漸變式的自毀狀態(tài)中，你不加強(qiáng)人防、物防、技防，檔案的壽命一天天地在縮短。

（四）檔案安全管理制度不完善檔案

安全管理制度方面存在檔案安全制度缺乏、不完善、可操作性低等問題。

三、確保高校檔案安全的對(duì)策

（一）認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性

1．在中央國家安全委員會(huì)首次會(huì)議上，習(xí)近平總書記把“國家安全”提到前所未有的高度與份量，并首次提出了“總體國家安全觀”概念，要求我國各項(xiàng)工作都要圍繞這個(gè)理念展開。檔案安全是總體國家安全觀的一個(gè)重要方面，我們必須認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性，牢固樹立“檔案安全是檔案工作”的底線。安全防范重點(diǎn)在人的意識(shí)，只有具有高度的安全防范意識(shí)，才能消除安全隱患，才能避免發(fā)生安全隱患。

2．維護(hù)檔案，人人有責(zé)。檔案安全不是檔案管理員一個(gè)人的工作，維護(hù)檔案安全人人有責(zé)。確保檔案安全是各級(jí)部門和所有檔案工作人員義不容辭、無可推卸的責(zé)任。檔案安全保管需要學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的配合，地方財(cái)政部門和檔案行政指導(dǎo)部門的指導(dǎo)形成合力，才能真正做到實(shí)處。強(qiáng)化全院師生安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，普及檔案安全保障基本知識(shí)與技能。

（二）開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查

堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主”的原則。全方位，地毯式地排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題逐一解決，對(duì)存在的隱患逐一消除。開展檔案安全風(fēng)險(xiǎn)排查主要針對(duì)以下四個(gè)方面：1．檔案庫房安全方面：庫房與辦公區(qū)、閱覽區(qū)需“三分開”；閱覽區(qū)墻上張貼中華人民共和國《檔案法》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》等工作規(guī)章制度；檔案室遠(yuǎn)離易燃易爆、污染危險(xiǎn)源。消防通道保持通暢。檔案庫房的建設(shè)應(yīng)符合檔案庫房建設(shè)要求，如庫房門窗應(yīng)具備防火防盜功能，門應(yīng)采用防火等級(jí)為甲級(jí)的金屬防盜門，門與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm，庫房外門、外窗均應(yīng)安裝防盜網(wǎng)等安全防護(hù)措施。（具體要求可參考粵檔發(fā)［2016］22號(hào)廣東省檔案局關(guān)于印發(fā)《檔案室安全保管保護(hù)條件建設(shè)指引》的通知）2．保護(hù)設(shè)施設(shè)備安全方面：檔案柜、架的安裝要求須符合《檔案裝具》DA/T6的規(guī)定；卷皮、卷盒的印制使用符合《無酸檔案卷皮、卷盒用紙及紙箱》DA/T24的規(guī)定；錄音錄像等特殊載體的檔案應(yīng)配備防磁柜或恒溫恒濕柜；需裝監(jiān)控?cái)z像頭、溫濕度記錄儀、加濕器、去濕機(jī)、庫房內(nèi)外配置滅火器具。檔案管理人員定期檢查檔案室消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，每日記錄溫濕度登記表。發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施及時(shí)解決。甚至還可以依據(jù)檔案的重要程度及經(jīng)濟(jì)條件安裝自動(dòng)滅火設(shè)施、自動(dòng)報(bào)警防盜系統(tǒng)等，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)具有危險(xiǎn)性的信息，進(jìn)而發(fā)出警報(bào)，以便于檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并處理危險(xiǎn)情況，為檔案的安全提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。3．檔案管理安全方面：檔案移交歸檔過程中應(yīng)歸盡歸、及時(shí)完整，移交手續(xù)齊全；檔案安全保管，檔案齊全完整，檔案系統(tǒng)目錄與實(shí)體文件在標(biāo)題頁數(shù)等方面必須吻合。不同門類、不同載體分類管理。涉密檔案符合保密管理有關(guān)要求；加強(qiáng)檔案鑒定銷毀機(jī)制，對(duì)已到保管期限的檔案，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報(bào)告手續(xù)要齊全。經(jīng)本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，指定兩人監(jiān)毀并在銷毀清冊(cè)上簽字；檔案查閱利用，檔案查閱利用記錄完整。根據(jù)檔案涉密程度及利用范圍，走相應(yīng)的審批程序，手續(xù)齊全；4．檔案信息安全方面：定期對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)；把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上（一次性光盤、只讀光盤），一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)已加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；檔案數(shù)字化采取外包方式的，工作人員掛牌上崗、涉密文件須有涉密資質(zhì)。簽保密承諾書，加工場所視頻監(jiān)控（保存不少于6個(gè)月），封斷所有加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)，數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，加工中使用的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)在數(shù)字化工作完成后必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀。加工設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)送外維修必須報(bào)檔案部門書面審批，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。物品存專用儲(chǔ)物柜，不得帶非工作用的手機(jī)、相機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)入現(xiàn)場，嚴(yán)禁在加工場所喝水、進(jìn)食，嚴(yán)禁擅自將加工場所的物品帶離。加工文件分辨率大于等于300dpi。必須保證電子文件的準(zhǔn)確性（真實(shí)性）、完整性、可用性和安全性。嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)［2014］7號(hào)）的要求執(zhí)行。

（三）提高檔案管理人員水平

不斷提升檔案管理工作隊(duì)伍的能力和水平，進(jìn)行定期和不定期的在職教育和技能培訓(xùn)；加大檔案安全在各類考核中的比重，確保檔案安全責(zé)任落到實(shí)處，提高檔案人員檔案管理的業(yè)務(wù)水平。

（四）健全安全工作機(jī)制

制定并完善檔案保管、鑒定銷毀、利用、保密等工作規(guī)章，成立以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)為組長，各辦公室負(fù)責(zé)人為組員的檔案安全領(lǐng)導(dǎo)小組；層層簽訂安全責(zé)任書，確定檔案安全工作三級(jí)聯(lián)系人名單，把責(zé)任落實(shí)到每個(gè)崗位，每個(gè)環(huán)節(jié)；制定應(yīng)急預(yù)案，不定期開展防火、防水等專項(xiàng)應(yīng)急培訓(xùn)和演練，提高應(yīng)對(duì)各種突發(fā)應(yīng)急處置能力。堅(jiān)持推進(jìn)檔案安全工作規(guī)范化建設(shè)，努力做到以規(guī)范促安全、保安全。把檔案安全體現(xiàn)在實(shí)際工作中，落在實(shí)處，堅(jiān)持不懈，緊繃檔案安全這根弦，處處講安全，時(shí)時(shí)抓安全，想法設(shè)法保安全，始終堅(jiān)持安全第一的理念。時(shí)刻確保檔案的安全和完整。以永遠(yuǎn)在路上的執(zhí)著抓好檔案安全工作，確保檔案絕對(duì)安全。