高校檔案信息化建設(shè)策略探討

◎黃舒

信息化時代的一大特點是互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化的廣泛應(yīng)用，隨著信息化向高校普及，無紙化辦公成為時代發(fā)展的必然趨勢。檔案作為記錄高校發(fā)展歷程和各項關(guān)鍵信息的重要載體，對其的收集、整理、保存、傳遞等工作是高校工作的重中之重。因此，高校必須加強檔案管理的相關(guān)工作，在戰(zhàn)略高度重視檔案管理建設(shè)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息化的引入對高校檔案管理帶來全新的發(fā)展機遇，同時由于互聯(lián)網(wǎng)存在一定的缺陷，也會為相關(guān)管理工作帶來挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要注重紙質(zhì)文件的整理保存，但會耗費大量的人力資源和空間資源。信息化檔案管理采用計算機對檔案進行批量管理，只需搜索關(guān)鍵字即可完成調(diào)檔和查詢工作，節(jié)約了人力物力，拓展了服務(wù)范圍，改善了服務(wù)效率，提高了檔案管理的質(zhì)量和水平。但由于大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理人員知識水平要求較高，不規(guī)范操作可能引起電腦病毒和檔案丟失等風(fēng)險，部分高校信息化軟硬件設(shè)施相對落后，還未構(gòu)建對檔案信息化管理的全面認知，因此在實際操作的過程中，高校檔案信息化建設(shè)仍然存在不少阻礙，制約了檔案管理水平的提升。高校必須重視這些問題的解決，及時采取相關(guān)應(yīng)對策略，為檔案管理打通信息化的道路，推動檔案管理體系的綜合建設(shè)。

一、提高信息化建設(shè)認知水平，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案行業(yè)有別于其他信息管理行業(yè)，具有更高的復(fù)雜性和更低的容錯性，因此高校檔案信息化建設(shè)對人員管理素質(zhì)和系統(tǒng)建設(shè)水平的要求也相對較高。隨著各個高校教育形式的多樣化，高校檔案管理內(nèi)容逐漸復(fù)雜，包括了教學(xué)課堂、專業(yè)建設(shè)、學(xué)籍、教研等方面的管理。在傳統(tǒng)檔案管理體制中，高校主要依托檔案室完成檔案的記錄、整理、歸檔、調(diào)取工作。在實際檔案室管理工作中依然采用紙質(zhì)的管理模式，信息保存形式也多為紙質(zhì)檔案，容易出現(xiàn)失誤，對于檔案資料有效的再次利用存在漏洞，尤其在實際工作當(dāng)中常存在各種問題，容易影響到檔案管理的高效發(fā)展。目前，高校檔案管理方式比較落后，學(xué)校支持和重視力度不夠，信息化建設(shè)欠缺，建設(shè)需求和管理層期望存在不平衡性，嚴重限制著檔案管理建設(shè)。

因此，檔案建設(shè)需要高校管理層的積極支持和配合，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)形成正確的檔案管理理念，在思想上轉(zhuǎn)變認識，帶頭組織檔案相關(guān)管理人員認真學(xué)習(xí)檔案管理文件規(guī)定，貫徹上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的工作要求，提高檔案信息化建設(shè)的認知水平。同時，高校要加大在檔案管理上的資金投入，設(shè)置專門的管理部門對檔案管理所需的硬件設(shè)備如計算機、打印機、掃描儀等進行采購，架設(shè)專門的校園局域網(wǎng)加強檔案內(nèi)部管理，還要招攬專門人才隊伍建設(shè)本校的檔案管理系統(tǒng)，建立和完善高校檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案進行信息化錄入，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換，為實現(xiàn)高效的數(shù)字化管理工作提供技術(shù)支持。

二、完善檔案信息化安全管理，做好隱私保密工作

目前，高校檔案管理工作在信息化時代下面臨較大挑戰(zhàn)，由于歷史因素影響，導(dǎo)致高校檔案室中工作人員缺乏相關(guān)檔案的專業(yè)知識和能力。通常學(xué)歷層次低、年齡較大，對于信息化操作的能力參差不齊，影響了檔案信息化建設(shè)的有效性。由于管理人員對檔案業(yè)務(wù)不熟練，在檔案信息化管理中容易出現(xiàn)各種問題，最為突出的是對檔案安全問題的妥善處理。雖然信息化建設(shè)的應(yīng)用可以有效填補紙質(zhì)檔案的不足，但不合理、不正當(dāng)使用信息化系統(tǒng)會造成檔案數(shù)據(jù)不可逆的損失，尤其是檔案信息泄露，導(dǎo)致學(xué)生和教師個人隱私受到侵犯。

檔案信息關(guān)乎學(xué)校和個人的隱私安全，需要高校檔案管理在信息化建設(shè)的過程中保證數(shù)據(jù)的完整和安全性，加強對檔案數(shù)字化安全工作的完善，可從以下幾個方面進行：（1）采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。在檔案錄入的過程中，管理人員可對敏感重要的信息進行加密，根據(jù)檔案保密級別設(shè)置訪問等級，為每位用戶設(shè)置獨立登錄密碼，必要情況下可進行身份驗證，確保信息的安全性。（2）完善管理體系，進行專業(yè)培訓(xùn)。高校在進行檔案信息化之前，要制定科學(xué)合理，細致嚴格的數(shù)字化信息管理規(guī)章制度，如設(shè)置雙值班制度，明確值班責(zé)任人，對調(diào)檔、歸檔工作進行操作記錄，規(guī)定檔案檢查周期等，同時要對所有檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高對軟硬件系統(tǒng)的操作熟練度，提高人員的管理素質(zhì)。（3）加強系統(tǒng)維護，注意數(shù)據(jù)備份。在建立高校信息化檔案管理系統(tǒng)后，要安排專人進行檔案軟建和硬件管理系統(tǒng)的維護，如定期對管理檔案的計算機進行檢查維修，杜絕外來存儲設(shè)備的接入，為硬件設(shè)備標注安全等級，軟件系統(tǒng)要設(shè)置管理權(quán)限，防止外網(wǎng)接入等，降低造成病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險，確保檔案管理工作的隱私性和保密性。

三、樹立大檔案管理理念，實現(xiàn)檔案建設(shè)常態(tài)化

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理不再是傳統(tǒng)意義上單純的信息采集、錄入、保存、監(jiān)管，檔案的范圍也從個人基本信息、成績單、獎懲記錄拓展到從學(xué)生多角度測評和學(xué)習(xí)過程評估等信息，檔案管理的多元化逐步加深，層次和維度也逐漸增多，加大了檔案管理的復(fù)雜度，但也讓高校學(xué)生檔案更加精細和立體。高校學(xué)生檔案在管理存在“兩頭堵”的現(xiàn)象，學(xué)生在入學(xué)和畢業(yè)之際才會進行檔案填寫工作，中間的很長一部分時間檔案處于暫停狀態(tài)，極易造成檔案信息丟失。高校需要將檔案管理融入日常教學(xué)管理過程，及時對學(xué)生的信息進行更新，讓檔案維護常態(tài)化，樹立“大檔案”的管理理念。

高校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案信息化建設(shè)的有效性、長久性，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理模式，建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，建立大檔案、大信息化的良性發(fā)展。在檔案信息化建設(shè)中可選擇多部門協(xié)作建立綜合的數(shù)據(jù)庫運行系統(tǒng)，擴展資源應(yīng)用范圍。高校應(yīng)以需求為導(dǎo)向，不斷更新和充實檔案信息內(nèi)容，提升檔案資源的利用率，增強校園檔案網(wǎng)站的安全性建設(shè)，并推動檔案信息產(chǎn)品專題的開發(fā)利用。例如在教學(xué)活動中，高校教師、學(xué)生、檔案管理人員都是檔案維護的主體，學(xué)生日常表現(xiàn)、心理變化，教師考核結(jié)果、評價意見等都需要及時和信息化檔案系統(tǒng)內(nèi)容保持同步。同時，高校檔案管理工作還要利用信息化方便查詢的優(yōu)勢，教師要及時了解學(xué)生的個人狀況，針對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和心理狀態(tài)調(diào)整教學(xué)方式，更新教學(xué)策略。此外，內(nèi)容豐富完整的檔案有利于學(xué)生求職就業(yè)，可為后續(xù)發(fā)展提供參考。

總之，在大數(shù)據(jù)時代的大背景下，高校檔案建設(shè)信息化是必然趨勢，是提升高校管理工作質(zhì)量，簡化管理結(jié)構(gòu)，改善管理效率的關(guān)鍵手段。隨著信息技術(shù)與教育事業(yè)之間的相互融合，高校教學(xué)管理存在新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，檔案管理是教學(xué)管理的核心，應(yīng)該受到高校的高度重視。高校應(yīng)提高信息化檔案建設(shè)的認識水平，正視當(dāng)前存在于檔案信息化建設(shè)進程之中的信息技術(shù)水平落后、檔案安全意識薄弱、缺乏專業(yè)人才隊伍、信息管理單一等一系列問題，在思想上樹立檔案科學(xué)管理的正確理念，在實際操作中注意細節(jié)化問題的妥善處理，持續(xù)推進檔案管理體系的構(gòu)建，加強人員培訓(xùn)和制度管理，在保證安全保密的前提下開拓“大檔案”的建設(shè)思路，將檔案管理融合教學(xué)管理的方方面面，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、新思想、嚴要求的檔案管理專業(yè)隊伍，提高高校檔案管理工作的質(zhì)量和水平，為加強高校教育管理提供高效的發(fā)展道路。