大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

段驚龍

（山東省單縣招才引智服務(wù)中心，山東 荷澤 274300）

事業(yè)單位在發(fā)展與日常工作中會(huì)形成大量的文件資料，為檔案管理工作帶來(lái)了巨大考驗(yàn)，如何高效存儲(chǔ)與利用檔案信息，是檔案管理部門(mén)需要關(guān)注的內(nèi)容。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，不僅可以在龐大檔案信息中篩選出高價(jià)值信息，也能夠完成對(duì)檔案信息資源的深度挖掘，具備云端存儲(chǔ)、檔案信息分析及檔案快速檢索等功能。大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用，有利于檔案管理技術(shù)的革新，在技術(shù)層面上為事業(yè)單位檔案工作提供了支持與保障。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)方式日益多元化，從以往紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒂涗浥c存儲(chǔ)。事業(yè)單位在檔案工作中發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，可以讓檔案文字信息得到完整保存，也為圖片信息、視頻信息等保存打牢基礎(chǔ)，為后期檔案管理與查詢(xún)創(chuàng)造有利條件。事業(yè)單位采取電子信息存儲(chǔ)方式，可以為檔案管理工作帶來(lái)更多便利，在檔案儲(chǔ)存與提取等環(huán)節(jié)上節(jié)約了時(shí)間、對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)說(shuō)，要求借助計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)完成對(duì)檔案信息的管理與存儲(chǔ)，這也對(duì)檔案管理人員素質(zhì)與能力提出了較高的要求，只有保證操作的規(guī)范性與準(zhǔn)確性，減少失誤，才能避免出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)永久丟失與損毀等問(wèn)題。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）完善信息化管理機(jī)制

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用事業(yè)單位檔案管理中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子信息的高效收集與整理，發(fā)揮著電子信息分類(lèi)、電子文檔數(shù)據(jù)提取等作用，便于提升檔案信息整合速度與效果。對(duì)此需要對(duì)信息化管理機(jī)制進(jìn)行完善，在事業(yè)單位檔案收集與整理中借助大數(shù)據(jù)技術(shù)快速獲取所需各項(xiàng)檔案資料，通過(guò)高效利用促使檔案資源更加豐富[1]。在事業(yè)單位檔案儲(chǔ)存環(huán)節(jié)，可以采取數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)方式形成完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并在互聯(lián)網(wǎng)中開(kāi)辟云儲(chǔ)存空間，促使檔案存儲(chǔ)最大化。此外，還要注意事業(yè)單位檔案信息安全問(wèn)題，保密信息必須及時(shí)加密存儲(chǔ)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全檢查工作，這是提升檔案管理水平的重要手段。

（二）提供設(shè)備技術(shù)支持

檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中的重要內(nèi)容，由于很多設(shè)備在長(zhǎng)期使用中出現(xiàn)老化現(xiàn)象，為檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展帶來(lái)了不利因素。這要求事業(yè)單位提高重視，增加投入，盡快將各項(xiàng)先進(jìn)、性能優(yōu)良的數(shù)字化設(shè)備配置齊全。這是因?yàn)閿?shù)字化作為計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、軟件技術(shù)和智能技術(shù)的基礎(chǔ)，在現(xiàn)代化設(shè)備支持下，才能有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的系統(tǒng)化與規(guī)范化水平。事業(yè)單位在檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后，可以在數(shù)據(jù)匯總與整理上更加標(biāo)準(zhǔn)、明確與系統(tǒng)，為檔案信息收集創(chuàng)造有了條件。事業(yè)單位要重視軟硬件設(shè)施建設(shè)，這是檔案信息化與數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)的，在促進(jìn)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化和精準(zhǔn)化發(fā)展上具有重要意義。

（三）運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘用戶(hù)信息

用戶(hù)在搜索檔案信息時(shí)，通常會(huì)對(duì)搜索內(nèi)容采取關(guān)鍵詞篩選的方式，查找與之相關(guān)的內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)平臺(tái)支持下，能夠及時(shí)整理用戶(hù)搜索的信息，并實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的深度挖掘，在分析處理后了解檔案用戶(hù)潛在需求。事業(yè)單位應(yīng)用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以將訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)身份、搜索內(nèi)容等記錄下來(lái)，在下一次訪(fǎng)問(wèn)時(shí)根據(jù)之前搜索記錄推薦相關(guān)信息?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)的智能信息分析平臺(tái)，能夠?qū)⒂脩?hù)身份信息、位置信息、搜索信息等記錄下來(lái)，在智能分析后讓用戶(hù)分配至相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)中。如在招才引智服務(wù)中心檔案庫(kù)中搜索信息，系統(tǒng)將記錄用戶(hù)第一次搜索的信息，分析出其所在部門(mén)等信息，當(dāng)再次訪(fǎng)問(wèn)該數(shù)據(jù)庫(kù)后，系統(tǒng)將自動(dòng)彈出用戶(hù)所在部門(mén)信息，便于其快速查閱所需信息。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源安全管理

在事業(yè)單位檔案中可以將各項(xiàng)工作、發(fā)展歷程等反映出來(lái)，關(guān)系著內(nèi)部工作的正常開(kāi)展，大數(shù)據(jù)環(huán)境下為加強(qiáng)檔案管理工作，還需要將安全工作放在重要位置，將具體安全責(zé)任明確到個(gè)人。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作有了新的變化，除了有紙質(zhì)檔案以外，更多的是電子檔案，這讓檔案管理全面性、協(xié)調(diào)性實(shí)現(xiàn)了提升，也為安全工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)[2]。為此需要檔案管理人員關(guān)注紙質(zhì)檔案的安全，防止在紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f、借閱和搬運(yùn)期間出現(xiàn)丟失、損毀等問(wèn)題。同時(shí)也要對(duì)部分電子檔案實(shí)行加密處理，增加只讀屬性，防止人為修改，這是提升檔案安全性的有力措施。在檔案信息錄入過(guò)程中，應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行，確保紙質(zhì)檔案信息完整、準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)化到電子檔案中，保證電子檔案信息更加準(zhǔn)確、可靠與實(shí)用。由于規(guī)避了錄入信息錯(cuò)誤，因而也減少了檔案后期維護(hù)與使用的麻煩。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，事業(yè)單位檔案管理工作也加快了信息化建設(shè)步伐，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，將顯著提升檔案收集與整理工作效率，為檔案查詢(xún)與利用創(chuàng)造了良好條件。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用也為檔案管理人員帶來(lái)了新的考驗(yàn)，需要增強(qiáng)大數(shù)據(jù)意識(shí)，及時(shí)掌握新的技術(shù)與設(shè)備使用方法，從而保證更好發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用，確保檔案管理質(zhì)量與效率顯著提升，更好服務(wù)于大眾。