規(guī)范檔案管理的必要性

劉再蘭

（湖北省漢江河道管理局，湖北 潛江 433100）

檔案作為各行各業(yè)工作和生活活動的原始記錄，不僅僅是歷史的寶庫、社會的回憶，而且也是經(jīng)歷的記載、經(jīng)驗的積累，對于小到一個單位大到一個國家，回顧歷史、總結(jié)歷史，指導(dǎo)當(dāng)前、服務(wù)未來，有著原始性、價值性的特點，有著指導(dǎo)性的意義，具有十分重要的作用。想要在當(dāng)前形勢下保障單位檔案管理工作有序進(jìn)行，就應(yīng)當(dāng)不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。下面就如何規(guī)范檔案管理工作，淺談幾點看法。

一、檔案管理存在的普遍問題

（一）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較弱

檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫群鸵?guī)范的工作流程。首先，單位檔案管理工作較為薄弱，專業(yè)管理人員缺失，大多為兼職人員從事檔案管理，工作中專業(yè)性不強，資料遺漏時有發(fā)生，影響了檔案資料的完整性。其次，人員兼職，崗位邊緣化等因素影響相關(guān)人員開展檔案工作的積極性，進(jìn)而產(chǎn)生工作效率低下且工作質(zhì)量不高的問題。其三，檔案管理工作枯燥、瑣碎，日復(fù)一日的單調(diào)、重復(fù)的勞動過程中，乏味之感會油然而生，容易產(chǎn)生厭煩情緒。

（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

由于文檔管理系統(tǒng)復(fù)雜且龐大，人力無法進(jìn)行高效而有序的管理，因此檔案管理的信息化是決定檔案工作規(guī)范化水平的重要因素。盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推廣開來，但依然存在許多問題。一是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。二是軟件設(shè)施的檔案管理功能不健全制約著檔案管理的規(guī)范化。信息化建設(shè)的不完善，產(chǎn)生信息化管理滯后，影響檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

二、當(dāng)前形勢下規(guī)范化管理檔案的措施

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，是做好基層檔案工作的關(guān)鍵

在當(dāng)前形勢下對檔案管理工作時效性的要求也越來越高，就更需要一套完善的管理體制。那么，完善管理體制應(yīng)該先從領(lǐng)導(dǎo)著手，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，提高對檔案管理的重視度，積極為單位的檔案工作提供人、財、物的保障，才能達(dá)到預(yù)期的工作效果。

（二）努力構(gòu)建完善的檔案管理制度

在檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)結(jié)合部門的行業(yè)特點，明確檔案的歸檔制度、檔案的安全保管制度、檔案的保密制度、檔案的借閱制度，將每一個工作制度進(jìn)行細(xì)化，明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，并落到實處，保證工作能夠細(xì)致規(guī)范化的開展。

（三）加快檔案管理信息化的進(jìn)程

一是加大對檔案信息化相關(guān)的硬件設(shè)備的投入，如電腦、掃描儀、照相機等，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)；二是在軟件方面選擇起點較高且便于掌握的軟件，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。在目前社會形勢下，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點，強調(diào)信息化，比如可以在網(wǎng)上發(fā)布工作動態(tài)、信息簡報等，并且開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號等工作。同時完善多媒體檔案庫，加大電子數(shù)據(jù)的收集，不斷開展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源。

（四）提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項業(yè)務(wù)性較強的工作，特別是在社會形勢變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識和較強的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉對計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及各種相關(guān)軟件的操作。因此，確立專職檔案管理崗位，配備專業(yè)檔案人員，同時加強對相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)、專業(yè)化的培訓(xùn)，加強其對信息化技術(shù)的熟悉程度，同時強化繼續(xù)教育，對檔案管理人員定期進(jìn)行新知識、新技術(shù)的教育，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

三、做好歸檔材料的收集

（一）歸檔文件的收集范圍

目前基層檔案存在歸檔文件不全的問題，嚴(yán)重影響檔案的完整性。文件材料是單位在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。不僅包括文書材料，也包括了非文書材料，比如財務(wù)、人事、科技、專業(yè)等材料；不僅包括了紙質(zhì)文件材料，也包括非紙質(zhì)文件材料，比如照片、錄音、錄像等；不僅包括傳統(tǒng)載體形式，還包括新型載體形式，比如電子文件等。要收集齊全，一是單位各門類、各種載體文件材料收集齊全完整，既要重視紙質(zhì)載體文件的收集，也要重視特殊載體文件的收集；二是將各類文件材料的組成要件收集齊全完整，一件歸檔文件可能由多個件內(nèi)文件組成，收集時不能漏掉一份件內(nèi)文件，否則不能全面反映工作的歷史真實面貌，產(chǎn)生歸檔不齊全的問題。

（二）建立完善收集歸檔工作機制

一是做好平時文件材料的收集積累工作。要遵循“誰主辦、誰歸檔，誰承辦、誰歸檔”的原則。文件辦理完畢后，應(yīng)及時收集歸檔，不應(yīng)留在主辦、承辦人手中。收集工作應(yīng)體現(xiàn)“隨辦隨歸”的指導(dǎo)思想，防止文件丟失。

二是做好年終集中歸檔工作。除做好平時收集外，在年度結(jié)束后應(yīng)開展系統(tǒng)的清理核實工作，對應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行全面的檢查梳理，防止積存和散失。要依據(jù)收發(fā)文簿進(jìn)行對照檢查，查找漏歸文件；對本年度工作的重要業(yè)務(wù)工作和基礎(chǔ)管理工作進(jìn)行梳理，組織承辦部門開展文件的收集工作，將具有保存價值的文件納入歸檔范圍。

三是建立收集歸檔工作獎懲制度。檔案人員要對各工作部門的收集歸檔工作進(jìn)行檢查，對歸檔不全的部門要責(zé)成整改，對不按規(guī)定時間完成收集歸檔任務(wù)的部門進(jìn)行通報，對收集歸檔工作做得好的部門要給予表彰，營造收集歸檔工作的良好氛圍。

作為一名檔案管理人員，深深體會到檔案管理對一個單位而言有著何等重要的意義。要做好檔案管理工作，需要每一個檔案管理者以良好的心態(tài)和不斷學(xué)習(xí)進(jìn)取的精神積極工作，重視檔案“管理”和“利用”，讓“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，讓單位檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好的為單位事業(yè)發(fā)展服務(wù)。