基于智慧校園的學生電子檔案生態(tài)圈構建研究

張 俐

(湖北工業(yè)大學 檔案館，湖北 武漢 430000)

1 緒論

高校學生檔案是學生在校期間學習、生活的真實記錄，是學生畢業(yè)向社會過渡時的一份重要證明，也是學生個人參加工作時的重要參考資料，對學生日后職業(yè)生涯的記錄、考核、轉正定級等均具有不可忽視的重要作用[1]。高校檔案管理工作需要從服務師生角度出發(fā)，倡導“以生為本”的管理理念，加強對學生檔案的規(guī)范管理及利用。然而，由于高校整體信息化水平落后、學生檔案意識淡漠、學生檔案管理體制復雜多樣等問題，學生檔案的信息化建設大多處于滯后局面，學生檔案信息化建設水平整體上尚不能適應高校和學生的現實需要。

智慧校園是利用物聯網、大數據處理等先進技術，對校園內各種應用服務系統(tǒng)所獲取的信息進行綜合感知、可靠傳送、智能處理的一體化信息服務平臺[2]，同時基于角色和用戶個性化定制不同的信息及服務，為廣大師生提供更加安全、有效、便捷的學習、生活和工作服務，提供更完善、有效的校園管理機制。各高校逐漸具備了各自的包括迎新系統(tǒng)、學生日常事務管理系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)等在內的學生綜合服務平臺。隨著校園“一卡通”的推行，學生在校期間學習、生活、實踐等信息幾乎都可進行數字化采集、存儲、管理和研究。這些變化無疑推動了信息技術在學生檔案工作中的廣泛應用，智慧校園背景下的高校學生檔案建設已成為一種趨勢。

2 智慧校園背景下高校學生電子檔案管理存在的問題

2.1 管理機制及信息化進程滯后，學生電子檔案管理缺乏數據基礎

從學生檔案的來源來說，學生檔案產生于與學生教育、教學、實踐相關的各個部門，各個高校不同的辦學理念、培養(yǎng)方式、管理體制等決定了各個高校學生的學生檔案都是不盡相同的，基于傳統(tǒng)理念及模式的學生檔案管理體制存在必然的缺陷。依托于紙質流轉的學生檔案材料，如學生成績、學籍異動信息、畢業(yè)生鑒定表等，僅反映了學生的主要學習情況，而學生的學科競賽、社團活動、綜合實踐等信息在傳統(tǒng)的學生檔案管理機制中都比較匱乏。從高校整體信息化進程角度來說，由于高校整體信息化水平落后、學生檔案意識淡漠、檔案部門在高校中的非核心地位等原因，學生檔案的信息化建設在高校中不被重視，信息化建設水平更是參差不齊。很多高校的學生檔案信息化建設僅是在對傳統(tǒng)學生檔案材料的數字化基礎上，設計方便學生檔案利用的管理信息系統(tǒng)，學生在校學習各個階段各個部門所產生的電子檔案數據分散、混亂，數據結構不統(tǒng)一，無法開展資源整合和信息挖掘，不能充分發(fā)揮其參考和憑證價值。

2.2 管理方法不規(guī)范，學生電子檔案管理流程及環(huán)節(jié)復雜

智慧校園背景下的學生電子檔案管理，由于其數據信息量大、結構復雜等特點，已不能機械地沿用傳統(tǒng)紙質學生檔案的管理方法。一方面，傳統(tǒng)學生檔案的管理，僅重視基本的收集、立卷、整理等基礎業(yè)務，缺乏詳細的學生檔案收集規(guī)范、合理的學生檔案收集移交流程[3]，再加上涉及學院、學工管理部門、招生就業(yè)部門等多個單位，在學生檔案內容更新、學生檔案轉遞等環(huán)節(jié)存在工作滯后、流程復雜等問題。另一方面，由于大部分高校智慧校園建設進程起步較晚，信息化建設頂層設計缺乏統(tǒng)籌，各部門分頭開展各自信息系統(tǒng)平臺建設的情況居多，導致各部門信息管理平臺所產生的學生電子檔案數據不規(guī)范，數據結構不統(tǒng)一，就使得學生電子檔案的整理及利用難度大大增高，逐漸形成“信息孤島”。

2.3 管理人員綜合素質較低，難以適應智慧校園建設要求

從人員結構來看，大部分高校檔案管理隊伍缺乏專業(yè)的計算機應用人才，很難保證學生電子檔案生態(tài)圈的建設質量。大部分管理人員對計算機技術的掌握程度不夠，對學生電子檔案數據處理和資源整合等實際工作缺乏基本的處理思路和手段，僅能滿足基本的學生檔案管理工作需要。同時，高校檔案管理隊伍中的相當一部分人員均是退居二線的管理人員，在工作時間、工作精力和工作質量方面無法保證學生電子檔案管理和資源整合質量。從管理觀念來講，大部分高校檔案管理人員都僅滿足于從事紙質學生檔案的收集、立卷、整理、入庫等基礎業(yè)務，沒有主動應用先進技術的意識，缺乏應用先進技術的方法和手段，很少有檔案工作者從事與學生檔案信息相關的數據分析、大數據挖掘等數據處理工作，也無法從宏觀、全面、精準的角度來審視學校在一段時間內學生管理工作的變化，學生電子檔案管理缺乏創(chuàng)新和活力，難以適應智慧校園建設的需要。

3 基于智慧校園的學生電子檔案生態(tài)圈構建路徑

3.1 以學生檔案利用需求為主體，確定學生電子檔案生態(tài)圈內容

以學生檔案利用主體需求為導向，對學生電子檔案收集、移交、立卷、整理、分析、利用、轉遞等過程進行智慧校園環(huán)境的學生電子檔案生態(tài)圈構建。

從結構看，學生電子檔案生態(tài)圈構建內容包含學生電子檔案數據收集平臺、數據存儲平臺、數據分析及挖掘平臺、數據備份平臺、數據可視化平臺、系統(tǒng)管理平臺等建設內容。數據收集平臺是學生電子檔案生態(tài)圈的數據來源，產生并提供學生電子檔案；數據存儲平臺為學生電子檔案提供可靠的存儲服務；數據備份平臺依據科學的數據備份計劃對學生電子檔案數據進行備份；數據分析及挖掘平臺主要提供數據分析及計算功能，對學生電子檔案資源進行內容、關聯性等分析和挖掘；數據可視化平臺對所有業(yè)務流程及業(yè)務數據進行簡介和直觀的展現；系統(tǒng)管理平臺對學生電子檔案生態(tài)圈進行統(tǒng)一維護及自定義管理。

從內容看，學生電子檔案生態(tài)圈應包含：學生新生建檔，學年鑒定材料，成績、課程、學科競賽、專業(yè)實踐等教學材料，社團活動、文娛比賽、社會實踐、志愿活動等活動材料，畢業(yè)生鑒定表、畢業(yè)論文、畢業(yè)答辯材料等畢業(yè)材料，派遣材料，就業(yè)材料等內容，涵蓋學生新生報到、教務教學、日常活動、畢業(yè)派遣等多項工作及流程，包含迎新、學生日常事務管理、學籍管理、學生成績翻譯、畢業(yè)生派遣信息查詢等多項學生管理與服務。

3.2 創(chuàng)新管理機制，規(guī)范學生電子檔案數據來源

智慧校園背景下，要構建高效、一體化的學生電子檔案生態(tài)圈,就需要檔案管理人員結合智慧校園的發(fā)展趨勢和學生檔案利用主體需求,及時對學生電子檔案管理機制進行創(chuàng)新,形成科學合理、便捷高效的學生電子檔案管理流程，規(guī)范學生電子檔案管理。創(chuàng)新學生電子檔案管理機制，首先就是必須促進學生電子檔案移交歸檔、整理、審核、存儲、備份、數據更新與同步等工作流程的規(guī)范化、標準化。只有規(guī)范化、標準化下的工作流程，才能從數據源頭保證學生電子檔案的數據質量，避免在數據清洗環(huán)節(jié)耗費過多精力和人力，實現學生電子檔案的科學化和精細化管理。同時，創(chuàng)新學生電子檔案管理機制，必須將教學單位、學工系統(tǒng)、招生就業(yè)等相關部門的業(yè)務信息系統(tǒng)與學生電子檔案管理平臺一起統(tǒng)籌建設、整體規(guī)劃，制定統(tǒng)一的數據標準和數據接口，從根本上解決學生電子檔案管理標準不一、流程混亂復雜，數據更新滯后等問題，保證檔案信息與學生當前真實情況同步[4]，提高學生電子檔案管理和利用效率，優(yōu)化檔案服務質量。

3.3 強化學生電子檔案資源整合，夯實學生電子檔案生態(tài)圈構建基礎

高校學生電子檔案資源的有效開發(fā)利用，是實現學生檔案工作價值的重要保障，學生電子檔案資源服務，為學生電子檔案資源整合提供抓手和導向。隨著高校智慧校園進程的推進，數字檔案資源的整合與服務已逐步成為目前檔案研究和業(yè)務工作探討的熱點與難點。根據學生檔案利用需求主體和生態(tài)圈建設內容，形成合理可行的資源整合方案，利用大數據處理、分析、挖掘、存儲等技術手段，對學生電子檔案資源進行有效的資源整合，是學生電子檔案生態(tài)圈構建的主要內容和重要基礎。智慧校園背景下的學生電子檔案生態(tài)圈構建，必須注重與校內各業(yè)務系統(tǒng)的集成性，在保證學生電子檔案安全的前提下，克服學生電子檔案管理平臺的封閉性，真正實現與學校智慧校園系統(tǒng)的整體對接。

3.4 轉變觀念，保障學生電子檔案生態(tài)圈協調發(fā)展

高校學生電子檔案管理需要注入“互聯網+”新思想、新活力[5]，轉變管理觀念，是確保智慧校園背景下高校學生電子檔案生態(tài)圈協調發(fā)展的必然要求。首先，學校層面應加強對學生檔案信息化建設的重視程度，加大信息化建設經費投入力度，統(tǒng)籌學生電子檔案生態(tài)圈建設頂層設計，協調學工系統(tǒng)、教學單位、檔案管理機構三方共同推進學生電子檔案生態(tài)圈的建設和發(fā)展。其次，檔案管理機構應以學生檔案利用需求為主體，以學生電子檔案生態(tài)圈建設內容為依據，制定符合高校智慧校園建設要求的學生電子檔案管理規(guī)范和制度，從制度層面創(chuàng)新和完善學生電子檔案管理模式。再次，學生電子檔案生態(tài)圈的協調發(fā)展，還需要建立可靠的專業(yè)技術人員隊伍，加大計算機應用和檔案管理專業(yè)人才的引進力度，優(yōu)化調整學生檔案管理人員隊伍結構，提高學生檔案管理人員隊伍的綜合素質，為學生電子檔案生態(tài)圈協調發(fā)展提供基本保障。

4 結語

智慧校園背景下學生電子檔案生態(tài)圈的構建，必須轉變觀念、創(chuàng)新機制，以學生檔案利用主體需求為導向，加強學生電子檔案的資源整合，以檔案安全體系為核心，具備科學合理的評價指標和評價體系，推進學生電子檔案生態(tài)圈協調發(fā)展，深化服務層次，提升服務品質。