推進高職院校檔案館建設(shè)的若干對策

朱忠新/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館

新中國成立以來特別是改革開放40年以來，我國高教事業(yè)快速發(fā)展，取得了令人矚目的成績。截至2019年6月15日，全國共有高校2956所，其中普通高校2688所（含獨立學(xué)院257所），成人高等學(xué)校268所，在2688所普通高校中有?？茖哟卧盒?423所（大多為高職院校）。作為高教事業(yè)的重要組成部分，高等職業(yè)教育實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，在學(xué)校數(shù)量、招生人數(shù)、在校生人數(shù)、畢業(yè)生人數(shù)等方面都成為高教事業(yè)的“半壁江山”。浙江省有高校109所，其中高職高專院校49所（含高專1所）。本文就推進新時代高職院校檔案館建設(shè)談幾點個人想法。

1 當(dāng)前高職院校檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀與問題

近年來，在教育、檔案等主管部門、地方政府和高校的重視下，高校檔案工作與高教事業(yè)同步發(fā)展。高校檔案機構(gòu)是收集保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，其基本形態(tài)包括檔案館和綜合檔案室兩種?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》頒布實施以來，高校檔案館建設(shè)走上了快車道。從全國看，本科院校中建立檔案館的比較多，而高職院校中建立檔案館的還只是少數(shù)。以浙江省為例，109所高校中建立檔案館有31所，占28.44%，其中本科院校中建立檔案館的有27所，在39所本科院校（不包括獨立學(xué)院）中占69.2%；高職院校獨立建檔案館的有4所，在48所高職院校中占8.2%。金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為國家示范性高職院校、浙江省高職重點建設(shè)校，2019年入選國家“雙高計劃”高水平學(xué)校建設(shè)單位（A檔）。學(xué)院于2003年4月建立檔案館，為學(xué)院直屬部門。2014年學(xué)院機構(gòu)改革后，檔案館與圖書館、信息管理中心合署為圖文信息中心，系學(xué)院直屬單位。檔案館現(xiàn)有館舍2144m2，截至2018年，館藏檔案36161卷、74642件，有專職工作人員8名。

目前高職院校檔案館建設(shè)還存在一些問題，一方面是缺乏法規(guī)依據(jù)、行政推動力和主體積極性。在全國高職院校中，建立檔案館的比例還比較低，建立檔案館的需求不夠迫切，檔案館建設(shè)基本上處于自發(fā)狀態(tài)；另一方面是高職院校檔案館建設(shè)水平普遍不高。相較本科院校，高職院校歷史短、基礎(chǔ)差，絕大部分是在20世紀(jì)90年代中期以后發(fā)展起來的，許多是在中專技校基礎(chǔ)上升格而來的，建校歷史長的也僅有20余年。檔案館建設(shè)更是起步比較晚，一般還不到10年，管理體制機制還不健全，館舍設(shè)施設(shè)備等硬件條件不夠完善，人員力量薄弱，功能不夠齊全，館藏檔案不夠豐富，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化水平、對外開放度還不高，公共服務(wù)能力還不強，檔案館建設(shè)還處于初創(chuàng)期。

2 推進高職院校檔案館建設(shè)的對策建議

針對當(dāng)前高職院校檔案館建設(shè)中存在的問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)以習(xí)近平總書記提出的檔案工作要“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的重要論述為根本遵循，思想上高度重視，措施上精準(zhǔn)管控，大力推進高職院校檔案館建設(shè)。

2.1 切實重視高職院校檔案館建設(shè)

高職院校檔案工作是檔案事業(yè)的組成部分，是高職院校一項重要的基礎(chǔ)性工作，承擔(dān)著為黨管檔、為國育人、為校存史、為民服務(wù)的職責(zé)和使命。高職院校檔案機構(gòu)是收集保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，其基本形態(tài)包括檔案館和綜合檔案室兩種，檔案館是相對獨立的實體機構(gòu)，綜合檔案室是內(nèi)設(shè)機構(gòu)的組成部分，檔案館是高于綜合檔案室的高級形態(tài)，更有利于高職院校檔案工作的建設(shè)與發(fā)展。各級教育、行業(yè)等行政管理部門和地方政府、企業(yè)是高職院校的主管主辦部門，各級教育、檔案等行政管理部門是高職院校檔案館建設(shè)的主管部門，高職院校是檔案館建設(shè)的主體，各有關(guān)方面要切實提高認(rèn)識、加強規(guī)劃、加大投入，高度重視高職院校檔案館建設(shè)。

2.2 依法推進高職院校檔案館建設(shè)

檔案法第八條規(guī)定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。”檔案法實施辦法第十一條規(guī)定：“全國檔案館的設(shè)置原則和布局方案，由國家檔案局制定，報國務(wù)院批準(zhǔn)后實施?！苯?jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，1992年3月27日，國家檔案局印發(fā)了《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》（以下簡稱《方案》）。高職院校是高等學(xué)校的組成部分，高等學(xué)校屬于事業(yè)單位。在我國檔案館分類中，高等學(xué)校檔案館是事業(yè)單位檔案館。高等學(xué)校建立檔案館的法規(guī)依據(jù)有兩個，一是《方案》中“三、企業(yè)、事業(yè)單位檔案館”規(guī)定：“中國科學(xué)院、中國社會科學(xué)院、國家教委直屬的院校，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，向同級檔案行政管理部門備案，可成立檔案館，收集管理本單位及其所屬機構(gòu)形成的檔案。” 根據(jù)《方案》，只有原國家教委（現(xiàn)教育部）直屬的高等院校才能設(shè)立檔案館。二是2008年8月20日，教育部、國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）第六條規(guī)定：“具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：（一）建校歷史在50年以上；（二）全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上?！备呗氃盒Ｖ蟹仙鲜鰲l件第一條的幾乎沒有，但是符合上述條件第二、三條的還是比較多的。雖說高職院校建立檔案館有了《辦法》這個法規(guī)依據(jù)，并且《方案》在前、《辦法》在后，但是從法規(guī)的層級看，《方案》是國務(wù)院批準(zhǔn)的行政法規(guī)，《辦法》是行政規(guī)章，后者要高于前者，當(dāng)有關(guān)條款有沖突時，應(yīng)該執(zhí)行層級較高的法規(guī)。這樣，不但高職高專院校建立檔案館沒有法規(guī)依據(jù)，而且絕大多數(shù)的本科院校建立檔案館也沒有了法規(guī)依據(jù)。

筆者建議，國家檔案局應(yīng)及時對《方案》進行修訂，相應(yīng)放寬高等學(xué)校建立檔案館的條件，規(guī)定所有高等學(xué)校都可以建立檔案館，規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立檔案館的情形。建議教育部與國家檔案局對《辦法》進行相應(yīng)的修訂，并建議出臺關(guān)于加強和改進新時代高校檔案工作的實施意見。

2.3 不斷提高高職院校檔案館建設(shè)水平

明確性質(zhì)，理順體制。高職院校檔案館既是高職院校檔案工作管理機構(gòu)，又是高職院校檔案利用機構(gòu)，應(yīng)按直屬職能部門或直屬單位設(shè)置。要提高政治站位，牢記“檔案工作姓黨”，堅持黨管檔案工作原則，高職院校檔案館應(yīng)歸口學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)。

整合資源，創(chuàng)新機制。有條件的高職院校要整合檔案、史料、文物等資源，探索高職院校檔案館與校史館、博物館、紀(jì)念館等聯(lián)建，也可以與圖書館合署辦公。作為直屬單位的高職院校檔案館，要建立健全治理結(jié)構(gòu)，可以吸納有關(guān)方面代表、專業(yè)人士或社會公眾參與管理。要加強與學(xué)校圖書館、博物館、紀(jì)念館和地方綜合檔案館以及其他高校檔案館等機構(gòu)的交流與合作，開展聯(lián)合服務(wù)。支持有條件的高職院校檔案館向社會公眾開放。

制定政策，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《方案》《辦法》等規(guī)定，參照公安部制定的《全國公安檔案館設(shè)置方案》，制定《高等學(xué)校檔案館設(shè)置方案》，對高等學(xué)校檔案館的設(shè)置作出具體規(guī)定，印發(fā)相應(yīng)的指導(dǎo)意見。同時制訂高等學(xué)校檔案館建設(shè)的相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對高等學(xué)校檔案館的性質(zhì)地位、管理體制、主要職能、內(nèi)設(shè)機構(gòu)、人員編制、經(jīng)費保障、基本建設(shè)、館藏資源、科學(xué)管理、信息化建設(shè)、服務(wù)利用等進行具體規(guī)定。

聚焦主責(zé)，發(fā)揮職能。筆者認(rèn)為，高職院校檔案館的主要職責(zé)是：貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)政策制度，集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案，維護檔案完整與安全；加強對各機構(gòu)各直屬單位文件材料形成、積累、整理、歸檔和檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；依法接收學(xué)校及下屬單位形成的檔案，征集散存在社會包括校友檔案在內(nèi)的對學(xué)校具有長久保存價值的重要檔案資料，開展主動建檔工作；開展檔案的整理、編目、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)；圍繞中心，加大檔案開發(fā)開放力度，積極開展查閱、利用、復(fù)制證明、公布展陳、公開黨務(wù)校務(wù)信息、編研出版、參考咨詢、宣傳教育、文化休閑等服務(wù)工作；推進信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案館治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

配強班子，提高素質(zhì)。高職院校檔案館建設(shè)關(guān)鍵在人，要大力加強干部隊伍建設(shè)，按照《辦法》和有關(guān)方案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，配齊配強高職院校檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子，參照館藏量和業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)、利用需求，配備相應(yīng)的檔案、信息化等專業(yè)人員，加大培訓(xùn)力度，努力建設(shè)一支高素質(zhì)專業(yè)化的檔案干部隊伍，為高職院校檔案館建設(shè)提供人才支撐。