國外政務(wù)社交媒體文件歸檔中的檔案部門角色及啟示

凌桂萍 耿志杰/上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系

作為信息時(shí)代重要的交流溝通平臺(tái)，各國政府逐漸通過社交媒體平臺(tái)開展公共信息服務(wù)，由此形成了數(shù)量龐大、內(nèi)容多樣的政務(wù)社交媒體文件。但是由于這些文件更新速度異?？?，而且具有易逝的特征，引起了國內(nèi)外的廣泛關(guān)注。美國、英國、澳大利亞等國家紛紛出臺(tái)相關(guān)政策指導(dǎo)這些文件的歸檔工作實(shí)踐，積累了很多可借鑒的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。相比于國外而言，我國這類實(shí)踐開展情況較少。2018年10月11日，國家檔案局公布《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，正式將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的社交媒體文件納入機(jī)關(guān)檔案的范圍。由此可知，政務(wù)社交媒體文件歸檔迫在眉睫。筆者認(rèn)為研究檔案部門在各國政務(wù)社交媒體文件歸檔中所承擔(dān)的責(zé)任，有助于提高國內(nèi)檔案部門對該領(lǐng)域的認(rèn)識，加快和完善我國政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐開展。

1 制定政務(wù)社交媒體文件歸檔政策

美國從聯(lián)邦到各州政府早在2010年就開始頒布一系列用于指導(dǎo)實(shí)踐的政策指南。其中美國國家檔案與文件署（NARA）于2010年發(fā)布的《聯(lián)邦Web 2.0使用和文檔價(jià)值報(bào)告》研究描述了聯(lián)邦機(jī)構(gòu)如何使用Web 2.0技術(shù)進(jìn)行與其職能任務(wù)相關(guān)的活動(dòng)，認(rèn)為在此過程中所產(chǎn)生的記錄的價(jià)值應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)、證據(jù)、信息和上下文進(jìn)行判斷，且提出應(yīng)重新確定聯(lián)邦記錄的定義以試用于Web 2.0內(nèi)容[1]。2010年NARA出臺(tái)《Web 2.0/社交媒體平臺(tái)文件管理指南》，“為國家檔案館及聯(lián)邦的相關(guān)機(jī)構(gòu)利用Web 2.0或社交媒體平臺(tái)等提供了工作指南”[2]，明確定義社交媒體的內(nèi)容并對其進(jìn)行分類，提出鑒定社交媒體平臺(tái)產(chǎn)生的文件是否是“聯(lián)邦檔案”的參考標(biāo)準(zhǔn)及分析制定社交媒體的保管期限表和保管措施。2013年5月發(fā)布《社交媒體捕獲最佳實(shí)踐白皮書》，說明了聯(lián)邦政府使用社交媒體的現(xiàn)狀，從提供者、有償服務(wù)、產(chǎn)品描述和用例、捕獲平臺(tái)、捕獲方法等方面提供了59種最佳實(shí)踐和非詳盡的社交媒體捕獲工具[3]。2013年10月頒布《社交媒體文件管理指南》（NARA 2014-02公告），取代了《Web 2.0 /社交媒體平臺(tái)文件管理指南》，提出社交媒體文檔的保存要求，明確定義了什么是社交媒體和社交媒體文檔，歸納出社交媒體文檔管理的挑戰(zhàn)和應(yīng)對方法，其保管期限表如何確定，機(jī)構(gòu)如何實(shí)施社交媒體捕獲，以及機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)等[4]。

英國國家檔案館較早于2003年進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存檔，以保存中央政府的網(wǎng)站和一些社交媒體賬戶。為了便于網(wǎng)絡(luò)存檔的進(jìn)行，2007年頒布《獲取與處置政策》，之后被2012年11月發(fā)布的《文件收集政策》取代?！段募占摺芬?guī)定了英國國家檔案館在何時(shí)何地收集什么樣的文件，明確了收集文件的范圍，包括政府的結(jié)構(gòu)和決策過程文件，國家和公民生活的互動(dòng)文件，國家物理環(huán)境的文件等?！斑@些文件可能以紙張、數(shù)字、音頻、電影等形式存在，也可能存在于任何媒體中，包括社交媒體平臺(tái)等，但不妨礙將其永久保存”[5]。2014年4月發(fā)布《操作選擇政策OSP27：英國中央政府網(wǎng)站》，介紹了英國政府網(wǎng)站檔案館項(xiàng)目，提出“政府現(xiàn)以多種形式在網(wǎng)上發(fā)布各類資訊”的現(xiàn)象，認(rèn)為社交媒體、數(shù)據(jù)集和更傳統(tǒng)的Web內(nèi)容（如網(wǎng)站和博客）都可以在Web歸檔技術(shù)的范圍內(nèi)捕獲和訪問，擴(kuò)大了該項(xiàng)目收集文件的范圍，且規(guī)定了什么文件可被永久保存和提供訪問，也介紹了一些無法提供訪問的文檔[6]。此外國家檔案館還發(fā)布了《英國政府網(wǎng)絡(luò)檔案：數(shù)字文件管理團(tuán)隊(duì)指南》，旨在讓政府?dāng)?shù)字團(tuán)隊(duì)和文件管理人員更好地管理和維修網(wǎng)站，以確保網(wǎng)絡(luò)中的政府文件可成功存檔，提供了網(wǎng)絡(luò)歸檔的流程、技術(shù)、服務(wù)和時(shí)間等相關(guān)的信息，以及介紹通過這種保存方法捕獲和提供訪問文件的局限性[7]。

澳大利亞政務(wù)社交媒體文件歸檔過程中，國家檔案館也通過制定相關(guān)政策和指南指導(dǎo)文件有序歸檔。2010年，澳大利亞國家檔案館發(fā)布報(bào)告《社交媒體：另一種類型的聯(lián)邦文件》，“對于需要捕獲的社交媒體交互信息的種類和范圍作了詳細(xì)說明，并指出社交媒體文件的保存與否應(yīng)取決于其對于機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的價(jià)值”[8]。2015年10月發(fā)布的《數(shù)字連續(xù)性2020政策》在支持澳大利亞政府的數(shù)字化轉(zhuǎn)型舉措和推動(dòng)電子政務(wù)方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用，促進(jìn)了澳大利亞政府和各個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的信息治理。《政策》中提到“澳大利亞政府信息是聯(lián)邦的關(guān)鍵戰(zhàn)略資產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)資源”“各機(jī)構(gòu)需擁有適當(dāng)?shù)恼摺⒘鞒?、?biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)等，以確保滿足信息管理的要求”[9]，為澳大利亞政務(wù)社交媒體文件歸檔提供了方向。此外，檔案館還發(fā)布了管理社交媒體的指南，內(nèi)容包括社交媒體的類型、保存社交媒體互動(dòng)文件的范圍、社交媒體平臺(tái)的責(zé)任、捕獲社交媒體文件的方法等，幫助聯(lián)邦政府管理在社交媒體上創(chuàng)建的聯(lián)邦記錄。這些由檔案部門制定出臺(tái)的政策為政府保存社交媒體文件提供了一定的指向性，各機(jī)構(gòu)可依據(jù)這些政策結(jié)合本單位實(shí)際情況作出調(diào)整，從而保證社交媒體文件歸檔實(shí)踐的可行性。

2 捕獲政務(wù)社交媒體歸檔文件

由NARA公告2014-02可知，美國聯(lián)邦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對政務(wù)社交媒體文件實(shí)施歸檔捕獲。與此類似，澳大利亞政府認(rèn)為政務(wù)社交媒體文件也屬于政府文件的一部分，其捕獲歸檔被納入政府業(yè)務(wù)流程中。但是在英國政務(wù)社交媒體文件歸檔過程中，由國家檔案館承擔(dān)捕獲歸檔的責(zé)任。《操作選擇政策》中指出“國家檔案館的目標(biāo)是在資源和網(wǎng)絡(luò)存檔技術(shù)的范圍內(nèi)捕獲英國中央政府所有的網(wǎng)絡(luò)資源”“國家檔案館的網(wǎng)絡(luò)存檔方法包括使用爬蟲程序遠(yuǎn)程自動(dòng)獲取網(wǎng)站，因?yàn)檫@是最適合大規(guī)模存檔的方法”。

實(shí)際上，在網(wǎng)絡(luò)存檔計(jì)劃初期，“英國國家檔案館就利用國家數(shù)字檔案數(shù)據(jù)集系統(tǒng)（National Digital Archive of Datasets，簡稱NDAD）對政府機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)集有選擇地收集和保存”[10]。但是當(dāng)時(shí)只能捕捉選定網(wǎng)站的外觀、基本功能和導(dǎo)航，而遠(yuǎn)程獲取站點(diǎn)的方式意味著歸檔軟件通常只收集站點(diǎn)的頂級頁面，沒有圖像。隨著網(wǎng)絡(luò)存檔技術(shù)的改進(jìn)，國家檔案館開發(fā)相關(guān)的自動(dòng)捕獲軟件以有效獲取社交媒體內(nèi)容，現(xiàn)在已經(jīng)能全面獲取政府網(wǎng)絡(luò)資源。2010年國家檔案館推出英國政府網(wǎng)站檔案館（UK Government Web Archive，簡稱UKGWA）捕獲政府機(jī)構(gòu)在社交媒體平臺(tái)上形成的數(shù)據(jù)，包括元數(shù)據(jù)[11]。雖然檔案館選取了多種社交媒體為公眾提供利用，但選擇歸檔的平臺(tái)卻只有Twitter和Youtube兩種社交媒體軟件，而且并不是所有符合文件收集范圍且具有永久保存價(jià)值的政務(wù)社交媒體文件都能成功歸檔，網(wǎng)站還必須滿足諸多技術(shù)要求才能被捕獲?！队W(wǎng)絡(luò)檔案：數(shù)字文件管理團(tuán)隊(duì)指南》對此作出了詳細(xì)規(guī)定。

3 保管具有永久價(jià)值的歸檔文件

NARA除了通過發(fā)布相關(guān)政策指導(dǎo)政府部門捕獲文件的方式進(jìn)行歸檔之外，還負(fù)責(zé)接收各個(gè)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移過來的具有永久保存價(jià)值的政務(wù)社交媒體文件。一旦社交媒體內(nèi)容被識別為聯(lián)邦文檔，而且通過鑒定具有永久保存價(jià)值，聯(lián)邦機(jī)構(gòu)就必須重視捕獲這些文檔，將其從社交媒體平臺(tái)導(dǎo)出到機(jī)構(gòu)記錄保存系統(tǒng)并對其進(jìn)行管理，包括但不限于安全存儲(chǔ)、可檢索性，還應(yīng)該以NARA可接受的格式和方式移交這些文檔，對此NARA還將發(fā)布轉(zhuǎn)移具有永久價(jià)值的社交媒體文件指南[12]。此外，美國聯(lián)邦政府責(zé)任辦公室發(fā)布的《GAO 11-605》也提到，NARA應(yīng)負(fù)責(zé)為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的社交媒體文檔提供存儲(chǔ)設(shè)施[13]。

英國國家檔案館捕獲政務(wù)社交媒體文件后，也將其收集保存在UKGWA中[14]。UKGWA由英國國家檔案館于2003年9月建立，保存并提供在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的具有重要價(jià)值的英國中央政府信息，包括視頻、推文和網(wǎng)站，其中視頻檔案來自英國政府YouTube賬戶，推文檔案來自英國政府Twitter賬戶，從而承擔(dān)“維護(hù)對國家具有重大意義的網(wǎng)絡(luò)信息資產(chǎn)”[15]的職責(zé)。最早存檔的政務(wù)社交媒體文件可追溯至2006年，其內(nèi)容涵蓋了英國歷史上的一些重大事件，包括2012年倫敦奧運(yùn)會(huì)。

與英美兩國有所不同，澳大利亞國家檔案館不承擔(dān)保存政府文件的角色，因此政府機(jī)構(gòu)捕獲歸檔社交媒體文件后需要移交給澳大利亞圖書館進(jìn)行保管。

4 對我國政務(wù)社交媒體文件歸檔的啟示

與國外趨于成熟的政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐相比，我國還處于初步階段且面臨著許多困難。雖然目前政務(wù)社交媒體文件已經(jīng)被納入機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍，但是實(shí)踐中仍然存在一系列問題，如歸檔主體責(zé)任不明、歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一、歸檔技術(shù)落后等，而且與國家圖書館相比，檔案部門已經(jīng)落后一步。2019年4月國家圖書館互聯(lián)網(wǎng)信息戰(zhàn)略保存項(xiàng)目啟動(dòng)，國圖與新浪簽署合作協(xié)議，將政務(wù)微博的信息納入保存范圍。但是所依據(jù)的保存規(guī)范及數(shù)據(jù)遴選機(jī)制是否科學(xué)還有待驗(yàn)證，而且政務(wù)微信還不在該項(xiàng)目的保存范圍內(nèi)。對此筆者認(rèn)為，檔案部門應(yīng)該抓住機(jī)遇，積極參與到政務(wù)社交媒體文件歸檔的工作中。結(jié)合國外實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及我國政府機(jī)構(gòu)電子文件歸檔流程，在政務(wù)社交媒體文件歸檔過程中應(yīng)該由政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)捕獲文件，檔案部門負(fù)責(zé)完善政務(wù)社交媒體文件歸檔的法律法規(guī)、制定相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)和提供捕獲方法或工具等工作。

4.1 完善政務(wù)社交媒體文件歸檔的法律法規(guī)

政務(wù)社交媒體文件的歸檔涉及多方利益主體：政府機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺(tái)、發(fā)表言論的網(wǎng)民等，這決定了歸檔的復(fù)雜性。政務(wù)社交媒體文件也屬于智力成果，應(yīng)受著作權(quán)法保護(hù)，如果貿(mào)然對其進(jìn)行歸檔可能會(huì)構(gòu)成侵權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，首先要解決的是這些文件的權(quán)屬問題。政務(wù)社交媒體文件到底屬于何方主體需要以法律的形式確定下來，才能更好地有助于歸檔工作的開展。其次歸檔過程還會(huì)涉及隱私權(quán)問題，政務(wù)社交媒體文件不僅僅包含了政府機(jī)構(gòu)發(fā)布的信息，也包含了網(wǎng)民們的各種評論及相關(guān)用戶信息，而這些用戶信息往往具有一定的私密性。我國雖然沒有一部專門的隱私權(quán)保護(hù)法，但是關(guān)于個(gè)人信息保護(hù)條例散見于相關(guān)法律中，如網(wǎng)絡(luò)安全法等。檔案部門應(yīng)該要完善協(xié)調(diào)檔案法、著作權(quán)法及網(wǎng)絡(luò)安全法等相關(guān)法律法規(guī)之間的關(guān)系，積極參與制定《個(gè)人信息保護(hù)法》，構(gòu)建政務(wù)社交媒體文件歸檔的法律體系，為歸檔過程中可能涉及的隱私權(quán)和文件權(quán)屬等問題提供可靠的法律保障，明確歸檔參與主體權(quán)責(zé)，規(guī)范主體行為。

4.2 制定政務(wù)社交媒體文件歸檔的政策標(biāo)準(zhǔn)

考察美國、英國、澳大利亞等國家的歸檔實(shí)踐可知，政務(wù)社交媒體文件的歸檔工作需要相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)提供導(dǎo)向作用才能有序開展?？v觀國內(nèi)，到目前為止還未有相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)。檔案部門應(yīng)該加快行動(dòng)力，必要時(shí)參考國外政策標(biāo)準(zhǔn)制定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)同時(shí)結(jié)合我國的實(shí)際情況制定政務(wù)社交媒體文件歸檔的相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)。制定過程中首先需要明確政務(wù)社交媒體文件的歸檔主體、歸檔范圍、價(jià)值鑒定等問題，界定好由誰歸檔、歸檔哪些文件及由誰鑒定、如何鑒定，只有解決了這些問題才能保證歸檔工作的順利實(shí)施。其次需要統(tǒng)一歸檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括文件采集標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)等，標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一會(huì)直接影響到政務(wù)社交媒體文件的長期保存問題。檔案部門有必要對歸檔過程中的信息采集、存儲(chǔ)、檢索、訪問等階段所涉及的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范予以研究完善，而且在標(biāo)準(zhǔn)的制定過程中，應(yīng)優(yōu)先采用國際標(biāo)準(zhǔn)和通用標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 提供捕獲方法或工具

作為政務(wù)社交媒體檔案管理的責(zé)任主體，檔案部門在歸檔捕獲方法和工具的選擇上有著天然優(yōu)勢，可以考慮與第三方技術(shù)公司合作開發(fā)歸檔捕獲工具，從而幫助政府機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)捕獲社交媒體文件的功能。目前國外主要有四種主流捕獲工具，分別是：Archive-it、Archive Social、MirrorWeb和WebPreserver.com。Archive-it利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲工具Heritrix捕獲社交媒體文件，可以捕獲文本、圖片、表格、動(dòng)態(tài)內(nèi)容以及流媒體信息；Archive Social直接與第三方社交媒體平臺(tái)溝通協(xié)作，基于云計(jì)算和云存儲(chǔ)技術(shù)歸檔管理社交媒體文件；MirrorWeb與亞馬遜公司合作，通過社交媒體平臺(tái)API可以實(shí)現(xiàn)近實(shí)時(shí)存檔，每個(gè)捕獲的社交媒體文件都有符合ANSI X995標(biāo)準(zhǔn)的可信時(shí)間戳管理，提供可擴(kuò)展、可驗(yàn)證的本地云歸檔解決方案；WebPreserver.com采用網(wǎng)絡(luò)快照形式捕獲特定URL地址中的社交媒體信息[16]。檔案部門可以參考這些歸檔捕獲技術(shù)并結(jié)合國內(nèi)政務(wù)社交媒體文件歸檔的實(shí)際需求，開發(fā)出適應(yīng)我國國情的歸檔捕獲工具，實(shí)現(xiàn)政務(wù)社交媒體文件歸檔的規(guī)范化。