現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理的融合探討

（青島市即墨區(qū)醫(yī)療保障局，山東 青島 266200）

檔案信息化建設(shè)指的是檔案管理部門在結(jié)合現(xiàn)今檔案發(fā)展趨勢下，在現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范下整合管理檔案信息資源，健全有關(guān)服務(wù)制度，加強(qiáng)檔案的應(yīng)用價值，給應(yīng)用者提供良好服務(wù)。其核心便是檔案資料存儲和應(yīng)用，依托多種方式，融合前沿的信息技術(shù)，讓檔案資料得以實(shí)現(xiàn)合理配置與科學(xué)應(yīng)用。

一、現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理融合概述

（一）基本概念

現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理融合，也被稱為檔案數(shù)字化建設(shè)。所謂的“檔案數(shù)字化”，就是集齊了光、電、聲和磁等數(shù)字信號，并且將這些信號利用信息技術(shù)的作用來轉(zhuǎn)化為數(shù)字編碼，當(dāng)然檔案中時常所見的文字、語音和圖像視頻都可以作為信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼[1]。所以說，“數(shù)字化”就是一種可以傳輸和處理信息的技術(shù)，優(yōu)點(diǎn)是快速便捷，直觀有效。

（二）現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理融合的內(nèi)容

從數(shù)字化的內(nèi)容來看待，檔案數(shù)字化可以從兩個方面和兩個層次分析。首先是針對對象而言可分為兩個方面，一是紙質(zhì)檔案，通過數(shù)字化建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化[2]。也就是將館藏或各單位保存的紙質(zhì)檔案或傳統(tǒng)載體的檔案，通過掃描技術(shù)、加工技術(shù)和最終處理技術(shù)三個環(huán)節(jié)，進(jìn)行真實(shí)有效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是電子檔案，有些電子檔案必須及時進(jìn)行歸檔處理和保存，才能真正地將其儲存起來，不造成缺失。

另外，針對數(shù)字化發(fā)展順序可分為兩個層次，一是檔案目錄順序可以數(shù)字化。也就是建立出一個包含目錄信息的數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格地按照規(guī)范要求把檔案的信息變?yōu)槟夸洏?biāo)準(zhǔn)，并且為其選擇一個科學(xué)合理的目錄格式，實(shí)現(xiàn)資源便捷化。二是檔案全文信息資料的順序可以數(shù)字化，也就是把檔案內(nèi)全文的內(nèi)容按照原貌逐頁地為圖像等文件歸類，并且編制出目錄和引索，這些都需要通過掃描錄入的技術(shù)[3]。另外，也可以采用光學(xué)字符識別技術(shù)對其進(jìn)行識別，采用本的格式來儲存全文。

（三）現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理融合的重要性

面對時代日新月異的變化，檔案數(shù)字換建設(shè)符合時代進(jìn)步的要求。各個行業(yè)都需要進(jìn)行檔案整理和管理，這一工作也在不斷革新中，只有從復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，才能迎合信息化的要求，符合時代進(jìn)步的要求。從現(xiàn)目前的狀況看來，信息技術(shù)取得了不俗的成績，但是卻還沒在檔案管理工作中大展作用，很多檔案整理工作人員與管理者也沒意識到信息技術(shù)的真正價值。

二、現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理融合的對策

（一）設(shè)計完整的檔案管理信息系統(tǒng)

檔案信息存儲系統(tǒng)的功能應(yīng)完備沒有漏洞，應(yīng)由檔案建立和管理交易信息審批、存儲數(shù)據(jù)、資料的查詢、對存儲數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統(tǒng)功能的完備性，在進(jìn)行信息的存儲和讀取以及安全性方面才有保障。

（二）提高檔案管理信息的人才素質(zhì)

隨著檔案管理的信息化建設(shè)，對高素質(zhì)人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的人才在其中發(fā)光發(fā)熱，必須要有對當(dāng)前各行業(yè)精通了解且會計算機(jī)知識的人才能勝任檔案信息化建設(shè)的要求。對于一個能夠勝任信息化檔案管理的人員來說，應(yīng)該具備豐富的理論知識、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)化的定向?qū)W習(xí)和扎實(shí)的社科知識。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續(xù)的檔案管理信息化過程中不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，在崗位上提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力。在人才不足時，應(yīng)面向社會招聘技術(shù)人員。

（三）做好信息共享

為了做好檔案管理信息工作，就應(yīng)該將現(xiàn)有的資源進(jìn)行共享。為了做到這一點(diǎn)，應(yīng)該在內(nèi)部平臺拉近人與人的距離和做到各部門檔案信息協(xié)同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個部門之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個統(tǒng)一化的檔案資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)籌辦公。2.為了促進(jìn)資源共享，可以設(shè)立一個獨(dú)立在檔案管理系統(tǒng)之外的平臺，對檔案進(jìn)行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度，鼓勵員工進(jìn)行檔案信息的交流和共享，提高現(xiàn)有資源的利用率，創(chuàng)造更多的工作價值。同時，各個檔案資料管理部門在日常對資料的審核中，也應(yīng)當(dāng)對資料的名稱、來源等詳細(xì)的信息進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而方便用戶和其他員工查詢。

（四）完善管理制度

任何一項工作皆離不開相應(yīng)的管理制度，檔案管理工作也是如此。所以想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的共同有效強(qiáng)化，管理者應(yīng)先對制度給予完善，進(jìn)而從根本上問題使該工作得到有效強(qiáng)化，以此為檔案管理事業(yè)的未來發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。在這一問題中，相關(guān)管理人員應(yīng)根據(jù)當(dāng)前實(shí)際工作情況，并結(jié)合未來工作發(fā)展規(guī)劃，在工作中不斷總結(jié)制度的不完善之處，在原有管理制度上給予完善，或從新建立新制度，在制度問題上實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)管理，以此達(dá)到工作強(qiáng)化的效果。

三、結(jié)束語

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目的，應(yīng)該在實(shí)際工作中引入更加科學(xué)的檔案管理方式和先進(jìn)的檔案管理人才，進(jìn)行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲方式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式，并注意提高檔案存儲資源開發(fā)的能力。除此之外，工作人員需要不斷總結(jié)實(shí)際情況和未來發(fā)展需求，首先在制度問題上給予規(guī)范，其次在人員問題上實(shí)施強(qiáng)化，最后在技術(shù)問題上進(jìn)行增強(qiáng)，使檔案管理信息化建設(shè)工作的總體質(zhì)量與成效得到進(jìn)一步提升，其不僅能夠更好的為其他各項工作的順利開展提供數(shù)據(jù)信息保障，而且還能最大限度的體現(xiàn)出檔案管理工作的重要價值。