鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理從紙質到電子化的必要性分析

（山東省濱州鄒平市焦橋鎮(zhèn)人民政府，山東 濱州 256208）

就鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府而言，檔案管理的重要性逐漸凸顯。通過有效管理，可以實現(xiàn)前期鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的總結與歸納，使后期工作開展順利可能性得以加大。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，海量信息涌入加大了檔案管理的難度，傳統(tǒng)紙質版檔案管理已經(jīng)逐漸落后于社會發(fā)展，因此，電子化檔案管理具有必要性。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質版檔案管理方式

傳統(tǒng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中的檔案管理多使用紙質版完成，其具有完整的程序，在日常操作中規(guī)范程度更高，涵蓋排序、規(guī)整、裝訂等多項內容，對工作人員的細致度以及邏輯性極為考驗。紙質版電子檔案的工序相對繁瑣，需要耗費工作人員大量的時間。但是紙質檔案在修改中會留有相應的痕跡，因此，在真實度方面具有顯著優(yōu)越性。但是紙質版對保存的要求相對嚴格，一旦保存不當，極容易出現(xiàn)檔案內容的殘缺與破損，造成檔案工作無法得到有效利用[1]。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子化檔案管理方式

互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公自動化提供了契機，政府辦公信息化建設是鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的當務之急，要求檔案管理應向電子化過渡。電子化檔案管理借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，不再將檔案信息落實在紙筆中，而是通過電腦打字錄入到微機中，并進一步完成在相關儲存系統(tǒng)中的儲存。建立在細致分類的基礎性要求之中，進行檔案的程序編制，使其內容顯示在網(wǎng)絡系統(tǒng)中，工作效率得到有效提升?；谛畔⒓夹g現(xiàn)代化發(fā)展而言，電子化檔案管理是其中的一項重要產(chǎn)物，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作逐漸向清晰化、完整化的進程發(fā)展。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子化檔案管理優(yōu)勢

在使用年限方面，電子化檔案管理具有時效性，可以完成長時間的檔案保存，有效彌補了傳統(tǒng)紙質版檔案管理中存在因受潮、污漬而出現(xiàn)的受損情況，保證了檔案管理的完整性，使工作人員能夠清晰分別各項明晰。另外，電子檔案極強的可操作性，通過簡單的檢索，就可以得到所需要的資料信息，并且可分類別加以保存，其保存不會受到外界環(huán)境帶來的影響。電子化檔案管理的時效性體現(xiàn)在檔案信息的取拿方便，可隨時完成檔案的整理與查詢，實現(xiàn)了快速的檔案信息共享。檔案查找無需傳統(tǒng)中的目錄尋找與逐頁翻閱，通過相關關鍵性字詞的檢索，就可以得到檔案的完整內容，修改的過程也輕而易舉，電子化檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中體現(xiàn)出極佳的優(yōu)越性。

四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)中檔案管理電子化必要性研究

（一）時代發(fā)展需要

檔案管理能實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的完成記錄，同時，為其基層工作的處理提供良好的依據(jù)。建立在既定程序的基礎上，檔案管理可以使鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作中的黨政措施得到有效落實，并且工作人員在處理一些較為困難問題時，可根據(jù)檔案管理中的相似問題處理進行借鑒。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在完成一些基礎經(jīng)濟建設時，通常會由專門人員對此項工作檔案記錄并保存，這樣可使未來一些工作能夠立足于檔案管理提供的參考中得以改進，促進基層工作更有利于民。從上文中可以充分體現(xiàn)出檔案管理的重要性。信息化技術在我國發(fā)展逐漸深入，各行各業(yè)都將其技術的引進作為重要工作，我國也出臺了相關檔案管理的信息化建設，為我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的電子化檔案管理提出了一些建議與要求，目前，網(wǎng)絡信息建設加強對檔案的管理已經(jīng)成為大勢所趨，逐漸向各個基層部門普及，因此，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)中，傳統(tǒng)的紙質版檔案被電子化檔案所取代是檔案建設管理的必然發(fā)展。

（二）彌補鄉(xiāng)鎮(zhèn)紙質版檔案管理缺陷

立足于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整體發(fā)展規(guī)劃而言，檔案管理在其中起到了不可或缺的關鍵性作用，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)在各個階段發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展的記錄以及具體反映。檔案管理集中展現(xiàn)了在鄉(xiāng)鎮(zhèn)緊跟時代步伐過程中對黨政決策的貫徹與部署，是其工作的重要憑證，對未來工作具有借鑒的價值意義。但是，在檔案管理的過程中很容易受到人為因素的影響，造成一些問題的出現(xiàn)。同時，傳統(tǒng)紙質版檔案管理具有很強的局限性，與現(xiàn)今要求的完整化檔案管理不相契合，因此，電子化檔案管理的出現(xiàn)使傳統(tǒng)紙質化檔案管理中發(fā)生的問題迎刃而解。首先，因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)中人員不足的問題比較普遍，檔案管理人員更是較為短缺，對于信息與材料的收集難免會有所不足，針對一些繁雜的信息在處理過程中也會存在一些漏洞。而運用電子化檔案管理，對大量人力參與要求降低，借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以實現(xiàn)繁雜信息的快速收集與整合，使操作、保存等諸多方面難度下降。除此之外，就電子化檔案管理保存這一環(huán)節(jié)而言，其可通過獨立密碼的設置，使檔案管理出現(xiàn)差錯的概率更小，保密性能更加良好，另外，電子化檔案管理在使用上的便捷度較高，可以解決傳統(tǒng)紙質版檔案隨著時間流逝占用大量儲存空間的問題，人員在交接的工作效率顯著提升。由此可見，與傳統(tǒng)紙質版檔案管理相比，電子版檔案管理的使用具有極強的必要性，這也需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府能清楚認識到這一點，將其作為著力開發(fā)的重點[2]。

結論：總而言之，電子化檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作現(xiàn)代化發(fā)展的必然結果，要求政府應對此加強重視程度，在落實電子化檔案管理的同時，要及時予以改進使其與實際工作的匹配度更高，切實發(fā)揮其優(yōu)越性，使電子化檔案管理的使用更加靈活、順利。