機關事業(yè)單位檔案管理的有效措施

（山東省菏澤市單縣加快發(fā)展服務中心，山東 菏澤 274300）

由于機關事業(yè)單位檔案中往往具有較多有重大價值的信息，并且其檔案管理具有很強的機密性和嚴肅性。為了確保相關信息安全，發(fā)揮機關檔案的最大價值，機關檔案管理部門要注重檔案管理的科學性、保密性。從現(xiàn)實情況來看，一些機關單位在檔案管理中還存在不少問題，亟待改進，筆者就此作以下分析。

一、當前機關單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理基礎設施不健全

某些機關單位既沒有建立檔案管理的專門庫房，也沒有建立信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理依然沿用傳統(tǒng)人工管理模式。某些機關單位雖然引進了信息化管理系統(tǒng)，但未對系統(tǒng)軟硬件進行定期維護和及時更新，導致檔案管理效率依然很低，管理成本依然較高。

（二）檔案管理制度不完善

目前我國機關事業(yè)單位的管理制度中，關于人力資源方面的制度占有極大比重，而關于檔案管理方面的制度內(nèi)容卻相對較少，甚至有些機關單位管理制度中完全忽略了檔案管理內(nèi)容，造成檔案管理工作缺乏基本制度參照，缺乏相關制度保障，也使得機關檔案管理人員缺乏約束，不重視檔案管理工作的安全性和規(guī)范性，容易造成機密信息泄露和檔案資源損失。

（三）專業(yè)人才相對不足

因某些機關單位長期不重視內(nèi)部檔案管理工作，所以并未配備專業(yè)的檔案管理人才，而且很少對檔案管理人員進行職業(yè)培訓，多數(shù)機關單位的檔案管理人員非檔案管理專業(yè)出身，并且多為兼職管理人員，其管理工作質(zhì)量和效率較低。同時，很多檔案管理人員年齡較大，不懂計算機和信息化設備，習慣于傳統(tǒng)工作模式，不愿意去學習和改變，難以適應信息化檔案管理工作需求，甚至一些單位花費不菲引進全套信息化檔案管理系統(tǒng)，但苦于沒有對應的專業(yè)管理人才，而使這些設備形同虛設。

（四）檔案管理模式落后

科學高效的檔案管理方法是決定檔案管理工作的質(zhì)量的重要因素，目前我國一些機關單位在檔案管理中，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)單軌制管理模式者仍有不少，不僅影響檔案管理效率，造成較大成本壓力，而且不利于檔案的長期存放保管，難以保證檔案的安全性。而且傳統(tǒng)檔案管理下，檔案的轉化利用率也非常低，造成檔案資源優(yōu)勢不能充分體現(xiàn)。

二、提高機關單位檔案管理水平的有效措施

（一）提升檔案管理的軟硬件條件

機關單位要想提高檔案管理質(zhì)量，就需要在軟硬件上同時下功夫，一方面要加大檔案管理的硬件投入力度，購買計算機設備、設置現(xiàn)代化專業(yè)檔案室，完善網(wǎng)絡設施建設，并實時更新硬件設備。另一方面，購買專業(yè)正版檔案管理系統(tǒng)軟件，或委托專業(yè)軟件機構，根據(jù)自身檔案管理工作需要設計開發(fā)個性化檔案管理系統(tǒng)，并對系統(tǒng)進行長期在線維護，保障機關單位實現(xiàn)系統(tǒng)化、科學化檔案管理。

（二）完善檔案管理工作制度

制度不健全，會造成檔案管理工作缺乏相關依據(jù)和保障。為此，機關單位應結合自身的具體情況，完善檔案管理工作的相關制度體系?？梢詫嵭袓徫回熑沃坪涂冃Э荚u制，進一步明確各自責任，實行誰管理誰負責，誰出錯誰彌補的制度，同時將所有管理人員納入統(tǒng)一的考核體系，對其管理成效，工作態(tài)度，專業(yè)技能，職業(yè)道德等內(nèi)容進行全面考核，獎勤罰懶，規(guī)范檔案管理人員的職業(yè)行為，促使其不斷提升自身素質(zhì)，以此提升機關單位檔案管理的整體水平。

（三）加大檔案管理的專業(yè)人才培養(yǎng)力度

機關單位人事部門要注重把握人才招聘質(zhì)量關，加強人才審查和綜合考核，不僅要對人才的職業(yè)能力和專業(yè)技術進行考察還要對其思想道德予以審核，挑選出專業(yè)化高素質(zhì)檔案人才。同時，還要加強對現(xiàn)有檔案管理人員進行職業(yè)培訓，采取定期培訓和不定期培訓相結合模式，對檔案管理人員的業(yè)務技能、法律法規(guī)意識、檔案管理制度等內(nèi)容進行培訓。另外，還要建立一套人才培養(yǎng)的長效機制，如制定人才培養(yǎng)職業(yè)規(guī)劃，組織開展職業(yè)再教育活動，具備專業(yè)培訓會和業(yè)內(nèi)技能交流會等，通過多種渠道提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法

要想提升機關事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，就要創(chuàng)新檔案管理方法。其一要提高檔案管理信息化程度，借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能和區(qū)塊鏈等先進技術，建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，提升系統(tǒng)安全層級，加強風險預判，以此提高機關檔案管理效率，提升檔案安全性。其二，創(chuàng)新管理方法，利用信息技術，變單軌制檔案管理模式為雙軌制管理，以電子檔案為主，必要的紙質(zhì)檔案為輔，相互印證，防止關鍵檔案丟失。

結論

檔案管理在機關事業(yè)單位中具有至關重要的作用，應不斷強化檔案管理基礎，完善檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，如此方可提升檔案管理質(zhì)量。