如何加強機關(guān)單位的檔案管理工作

（中國人民政治協(xié)商會議巴彥淖爾市臨河區(qū)委員會，內(nèi)蒙古自治區(qū) 巴彥淖爾 150000）

社會的發(fā)展越來越快速和便捷，因此我們在工作中要隨著社會的變化加以整改，做好檔案管理工作是一個單位對待工作態(tài)度的體現(xiàn)。檔案管理工作最主要的內(nèi)容就是對檔案的整理和保管，并且記錄好檔案的使用情況。做好檔案管理工作關(guān)系到一個部門甚至一個單位的工作水平和整體工作效率，必須對其進(jìn)行高度重視，提出具體的解決措施。

一、檔案管理信息化的必要性

（一）降低檔案管理人員的工作壓力

在以往的檔案管理工作中，管理人員需要對檔案進(jìn)行整理，依據(jù)檔案不同的種類進(jìn)行分類存放，這種情況下會給檔案管理人員帶來極大的工作壓力，需要檔案管理人員投入大量時間。通過實現(xiàn)檔案管理信息化，可以提升檔案的收集整理速度，幫助檔案管理人員建立檔案中心數(shù)據(jù)庫，增加檔案內(nèi)容信息的安全性。機關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)自身需求，通過數(shù)據(jù)庫自主獲取相關(guān)檔案內(nèi)容信息，大大降低檔案管理人員的工作壓力。

（二）提高機關(guān)事業(yè)單位檔案的安全性

傳統(tǒng)的機關(guān)事業(yè)檔案大都由紙質(zhì)文檔組成，在檔案管理過程中，易受外在因素影響，出現(xiàn)字跡模糊、紙張損壞、檔案遺失等問題。一旦檔案出現(xiàn)問題，將會影響檔案內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性，不利于機關(guān)事業(yè)單位工作的展開。檔案管理信息化，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)信息，從而提升文檔保存過程中的質(zhì)量，保證檔案內(nèi)容的長期有效。與此同時，機關(guān)事業(yè)單位的部分檔案需要進(jìn)行保密處理，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保密性較差，檔案管理信息化，就可以實現(xiàn)檔案信息的加密，大幅度提升檔案的安全性。

二、機關(guān)檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理的軟硬件設(shè)施不齊全

缺乏先進(jìn)的管理軟硬件導(dǎo)致出現(xiàn)問題，是檔案管理存在的一個弊端，在當(dāng)前的檔案保存中，大多數(shù)檔案文件擺放在辦公室的一角書柜上，并沒有為檔案文件準(zhǔn)備一個封閉的空間進(jìn)行存放，人多手雜的辦公室對于檔案的保存十分不利，工作繁忙之下很容易遺失和損毀文件。再者就是對于軟件的分類和篩選的問題，隨時信息化和科技化的不斷提升，工作中利用信息化成為提高工作效率的有效手段，但是大多數(shù)機關(guān)單位檔案管理部門，對于信息技術(shù)的使用并不普及，還是沿用舊時的書寫登記等方式，但是人工作業(yè)不僅容易出錯，更容易出現(xiàn)倦怠情緒，這樣會導(dǎo)致很多文件在往來借調(diào)中出現(xiàn)錯誤，不利于檔案管理工作的進(jìn)行。

（二）檔案管理人員配置不合理

傳統(tǒng)的檔案管理工作往往只局限于檔案材料的統(tǒng)計、整理和收發(fā)、保存，以往并不要求檔案管理人員具有較高的學(xué)歷和知識水平。但如今隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的業(yè)務(wù)范圍開始涉及到檔案資料的研究利用和二次開發(fā)，呈現(xiàn)多學(xué)科交叉的發(fā)展趨勢。這就要求檔案管理工作人員具備一定的計算機技術(shù)和統(tǒng)計學(xué)分析等方面的知識儲備和操作能力，檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)需要有高水平、復(fù)合型技術(shù)人才的支撐。而目前很多機關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的管理方法和思維模式，導(dǎo)致工作人員創(chuàng)新能力薄弱、專業(yè)能力欠缺、職業(yè)素養(yǎng)不足，使得檔案管理工作規(guī)范化、信息化進(jìn)展緩慢，難以適應(yīng)社會快速發(fā)展的需要。

三、機關(guān)事業(yè)單位實施檔案規(guī)范化管理的強化策略

（一）制定完善有效的檔案管理工作制度

制定完善的管理工作制度是每個公司或者單位都必須要做的事情，只有完善管理規(guī)定，才能合理約束工作人員的工作態(tài)度和工作行為，才能保證工作的有序進(jìn)行。在檔案管理工作中，制定嚴(yán)格完善的工作管理制度，能夠優(yōu)化管理人員的工作習(xí)慣和工作職責(zé)，對于檔案管理中出現(xiàn)的問題有一個詳細(xì)的解決方案，對于在檔案管理中需要進(jìn)行的工作有明確的流程，能夠減少管理人員的工作失誤和加強其他同事對于檔案管理人員的工作配合。

（二）加強檔案信息化建設(shè)力度

機關(guān)事業(yè)單位要想提升檔案管理信息化水平，就要構(gòu)建完善的檔案信息化管理體系，對檔案管理人員的工作進(jìn)行指導(dǎo)。首先，制定完善的檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的建設(shè)過程進(jìn)行規(guī)劃，保障檔案管理信息化工作的高效運行。其次，對既有檔案進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，對其分類形式進(jìn)行編制，提升檔案的查找速度。最后，提升檔案管理人員的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平，從而保障檔案在數(shù)據(jù)庫中的安全。

（三）優(yōu)化檔案管理隊伍人員綜合素質(zhì)

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低。因此，筆者認(rèn)為要真正地做好檔案管理工作，實現(xiàn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，還需不斷地優(yōu)化檔案管理隊伍人員的綜合素質(zhì)，保證單位內(nèi)所有從事檔案管理工作的員工，對于信息化檔案管理信息熟悉且能夠靈活的應(yīng)用，更新他們的檔案管理意識和觀念，使他們切實認(rèn)識到檔案管理對于單位發(fā)展建設(shè)的重要性。同時，還需做好檔案管理人員的技能考核，保證他們熟練掌握了檔案管理操作技能與方法，對于在工作中積極認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作人員，可以及時地給予其物質(zhì)和精神上的獎勵，調(diào)動工作人員積極性。

四、結(jié)束語

在信息化時代，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)開展工作已經(jīng)成為工作潮流，提升了各行各業(yè)的工作效率，在機關(guān)單位的檔案管理工作中，要及時轉(zhuǎn)變舊的工作觀念，逐漸由傳統(tǒng)的手工工作走向了技術(shù)革新，逐漸走向精細(xì)化、信息化、科學(xué)技術(shù)化，這是時代的進(jìn)步，也是檔案管理工作的美好時代。同時，對于檔案管理人員，要不斷進(jìn)行技術(shù)提高教育和思想態(tài)度教育，使檔案管理工作在時代的變化下脫穎而出，大力推動檔案管理工作的開展，更好地促進(jìn)社會各行各業(yè)的進(jìn)步，促進(jìn)社會的發(fā)展。