探析人力資源管理工作中檔案管理的發(fā)展細(xì)則

（烏蘭察布市集寧區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視

一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不足，人事檔案的內(nèi)容主要包括員工的學(xué)歷、職業(yè)經(jīng)歷、思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)水平和獎(jiǎng)懲記錄等個(gè)人信息，是人才信息的重要體現(xiàn)，更是事業(yè)單位員工測(cè)評(píng)和待遇確定的重要基礎(chǔ)。所以，事業(yè)單位人事檔案管理工作具備政治性和服務(wù)性雙重特點(diǎn)，但是大部分事業(yè)單位對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)識(shí)不夠，一些檔案工作過(guò)于表面化，檔案管理工作開(kāi)展?fàn)顩r不夠深入，另外新的社會(huì)環(huán)境下工作人員流動(dòng)性較大，領(lǐng)導(dǎo)和員工不夠重視，整個(gè)檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)科學(xué)性的發(fā)展。

（二）檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱、制度欠缺

在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理制度不夠科學(xué)系統(tǒng)，會(huì)引發(fā)很多問(wèn)題?，F(xiàn)階段人事檔案的流轉(zhuǎn)缺乏科學(xué)的制度規(guī)定，很容易出現(xiàn)檔案混亂和人力資源流失的狀況，直接給事業(yè)單位造成難以估量的損失。人事檔案管理制度是現(xiàn)如今人力資源管理工作的重點(diǎn)，因?yàn)橐?guī)章制度的不完善，管理手段的欠缺以及管理人員的不重視心態(tài)都會(huì)影響檔案管理工作的落實(shí)，影響事業(yè)單位的有序發(fā)展。

（三）檔案室現(xiàn)代化管理設(shè)備欠缺

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息化管理手段在整個(gè)社會(huì)環(huán)境中的應(yīng)用愈加廣泛，能簡(jiǎn)便辦事流程，提高工作效率。但是許多事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，人力物力投入有限，軟硬件建設(shè)也不到位，一些紙質(zhì)檔案因?yàn)楸９懿簧粕踔習(xí)霈F(xiàn)損毀的狀況，檔案管理工作過(guò)于形式化，很多工作只能憑借人工手動(dòng)搜索，工作方法不夠科學(xué)。過(guò)去的檔案管理工作方式，已經(jīng)不能適應(yīng)復(fù)雜的人力資源領(lǐng)域的發(fā)展，很容易會(huì)出現(xiàn)人事檔案管理工作的缺失，影響事業(yè)單位健康有序的發(fā)展。

（四）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

人事檔案管理工作的重點(diǎn)是收集、整理、保管、傳遞檔案，很多單位不夠重視此項(xiàng)工作，負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能科學(xué)合理的解決。人事檔案所記錄的都是比較私人的信息，但是國(guó)家規(guī)定人事檔案也是國(guó)家資源的一部分，在使用的時(shí)候要有明確的權(quán)限。檔案管理工作人員的素質(zhì)會(huì)直接影響檔案管理工作的效果，如果專業(yè)技能不足，只憑借工作熱情盲目管理，不僅無(wú)法勝任檔案管理工作，還會(huì)影響整個(gè)單位檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展細(xì)則

（一）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員，特別是主管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作作為工作重點(diǎn)積極落實(shí)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要站在全局的角度考慮問(wèn)題，充分肯定人事檔案管理工作并加大管理力度，根據(jù)不同的工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃和分析，保證所有工作人員都能夠重視檔案管理工作。必要的情況下，可以在單位內(nèi)部成立堵車工作小組，對(duì)檔案管理工作展開(kāi)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要加強(qiáng)部門之間的配合，研究發(fā)展對(duì)策，保證人事檔案管理工作順利落實(shí)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的有效應(yīng)用。

（二）健全并完善檔案管理規(guī)章制度

事業(yè)單位中完善并健全人事檔案管理制度是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作，需要管理人員不斷分析適應(yīng)本單位發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立規(guī)范化的管理制度，可以為日后的檔案管理工作提供參考，保證工作人員按照規(guī)定落實(shí)細(xì)則，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。完善人事檔案管理制度，首先要明確各部門及個(gè)人職責(zé)，確定職責(zé)范圍和界限，落實(shí)嚴(yán)格的問(wèn)責(zé)制度，保證不同的部門各司其職，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。另外，在事業(yè)單位中借閱傳遞、使用歸檔人事檔案也要有嚴(yán)格的流程制度，保證整個(gè)管理工作規(guī)范有序。

（三）落實(shí)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展

在整個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理工作中引入信息化管理手段，是今后整個(gè)檔案管理工作的重點(diǎn)。在單位落實(shí)信息化檔案管理能夠更加高效便捷的完成檔案的流轉(zhuǎn)和應(yīng)用，提高工作效率。現(xiàn)代人事檔案管理工作過(guò)需要信息技術(shù)手段的支撐，人事檔案的合理應(yīng)用需要從建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)入手，在保護(hù)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上滿足社會(huì)發(fā)展的新要求。過(guò)去定時(shí)檢查人事檔案工作是整個(gè)人力資源管理工作的重點(diǎn)，現(xiàn)在有了信息技術(shù)手段的支撐可以提高工作效率。能夠補(bǔ)充并修訂人事檔案的不足，修正錯(cuò)誤的信息，保證檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、有效化的發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案保密管理

要重視檔案管理工作中的保密性，我國(guó)檔案管理工作法律條文明確指出保密工作要按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。但很多事業(yè)單位對(duì)這個(gè)問(wèn)題不夠重視，導(dǎo)致很多重要機(jī)密泄露。所以，各事業(yè)單位在選址時(shí)要充分考量辦公樓的位置和設(shè)置。做好檔案庫(kù)房防盜工作，區(qū)別開(kāi)辦公室和庫(kù)房的位置。行政部門要指派專人負(fù)責(zé)檔案的保管和管理，同時(shí)建立完善的管理制度，非檔案管理人員不得入內(nèi)。

（五）強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位想要開(kāi)展科學(xué)的檔案管理工作，就要建設(shè)一個(gè)高素質(zhì)、專業(yè)水平強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，要堅(jiān)持以人為本的思想，調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，強(qiáng)化其創(chuàng)造性和專業(yè)型水平，為整個(gè)人事檔案管理工作的發(fā)展提供不竭動(dòng)力。事業(yè)單位人才的培養(yǎng)和引進(jìn)需要有政策、資金等方面的支持，要為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)和交流機(jī)會(huì)，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)學(xué)習(xí)更科學(xué)的檔案管理知識(shí)，合理規(guī)劃工作方式，提高檔案管理工作的整體水平。檔案管理工作具有連續(xù)性的特點(diǎn)，所以相關(guān)工作人員要主動(dòng)做好各項(xiàng)細(xì)致工作，實(shí)現(xiàn)檔案的交接管理順利進(jìn)行。

結(jié)論

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作要從實(shí)際出發(fā)尋求發(fā)展，主動(dòng)探索并總結(jié)新的工作方法，保證事業(yè)單位管理工作順利進(jìn)行，為整個(gè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。