關于政府人事檔案收集歸檔工作的開展分析

（長春市北湖科技開發(fā)區(qū)管委會，吉林 長春 130000）

前言：對處于轉型關鍵期的各部門而言，要想使工作價值得到實現(xiàn)，關鍵是對人力資源進行管理，此項工作所強調重點便是檔案管理，在日常工作中，有關人員應將重心放在及時、系統(tǒng)收集材料，促使管理制度向著更加科學的方向前進上，本文所研究內容的意義，自然不言而喻。

一、政府人事檔案的收集歸檔情況

（一）現(xiàn)行制度有漏洞存在

研究表明，針對人事檔案所制定制度，仍舊有較為明顯的漏洞存在，具體表現(xiàn)為：有關人員未投入足夠精力，用來對現(xiàn)行制度進行優(yōu)化，導致后續(xù)工作的開展，缺少能夠參考并遵循的規(guī)章和原則，工作質量自然會受到影響。由此可見，要想提高工作效率，關鍵是優(yōu)化現(xiàn)有制度。

（二）尚未對此項工作引起重視

檔案所特有屬性決定對其進行收集、歸檔或其他工作，均需要花費一定時間才能初見成效，正是因為如此才導致此項工作始終難以引起有關部門的重視，無論是設備更新，還是人員培養(yǎng)，所投入精力均十分有限，由此而引發(fā)的問題，主要表現(xiàn)為管理人員知識、能力無法達到預期，后續(xù)工作自然難以取得應有成效。

（三）人員能力參差不齊

由上文分析可知，有關部門尚未給予此項工作足夠的重視，所制定薪資標準及其他條件，對人員吸引力有限，這便是導致人員頻繁更換的主要原因，若從事此項工作的人員，缺少應有的專業(yè)性、責任感，無論是收集、歸檔還是管理檔案，均會出現(xiàn)較為嚴重的問題[1]。

（四）操作不具備應有規(guī)范性

部分檔案存在缺失材料的問題，正常情況下，人事檔案由學歷、考核表、職稱等資料組成，但是，部分人員更傾向于由自己對材料進行保管，這樣做的出發(fā)點是保證材料安全，卻導致了材料缺失的問題，這便是操作不具備規(guī)范性的直接體現(xiàn)。

二、收集歸檔人事檔案的有效策略

（一）建設工作制度

政府人事檔案所展現(xiàn)出特點以復雜性為主，很長一段時間內，用來對其進行收集的方法均為被動收集，所取得效果和預期存在較大差距。事實證明，要想使所開展工作取得應有成效，關鍵是建設行之有效的制度，由此可見，要想使收集、歸檔人事檔案的工作，發(fā)揮出應有價值，建設制度是前提，只有將制度所特有指導性、權威性進行發(fā)揮，才能使相關工作所具備法制化、正規(guī)化水平得到顯著提高。

一方面，管理人員應以現(xiàn)行制度為依據，完成收集和歸檔相關材料的工作，而可供參考的制度，主要有保密制度、收集制度、借閱制度等。

另一方面，對登記、傳遞人事檔案的工作引起重視，在傳遞材料時，參與傳遞的人員應以現(xiàn)行制度為依據，詳細、準確地登記相關材料，待嚴密封包后，方可向有關部門或單位進行傳遞，由接收檔案的部門或單位，對檔案內容進行核對，再將蓋章后回執(zhí)單向原部門進行郵寄，這樣做可使出現(xiàn)問題的概率降到最低。

（二）給予工作足夠的重視

本文所研究政府人事檔案較其他檔案相比，所涉及單位、部門數量更多，因此，負責管理檔案的部門，應對此項工作引起重視，通過聯(lián)系其他部門共同展開工作的方式，保證所取得成效達到預期。對政府人事檔案進行收集與歸檔，強調以現(xiàn)有原則為依據，收集、整理人事材料，使檔案管理所具備實效性得到凸顯。若以流程為切入點，本文所討論收集、歸檔工作，可被視為保證后續(xù)工作順利開展的基礎，因此，有關部門應對人事檔案的收集、歸檔及相關工作引起重視，給予管理人員足夠的尊重，通過制定并落實獎懲機制的方式，對其積極性進行激發(fā)，為工作效率的提高奠定基礎。

（三）定期組織人員培訓

近幾年，各地區(qū)均出現(xiàn)了人口頻繁流動和變更的情況，收集、歸檔檔案的工作，所面臨問題不斷增加。若有關部門仍以傳統(tǒng)觀念為指導，而未對此項工作所強調的全面性、動態(tài)性與真實性引起重視，不僅無法保證檔案管理效率，還會帶來不必要的問題。研究表明，政府對人員素質所提出要求較其他企業(yè)更高，負責對檔案進行管理的人員，所面臨挑戰(zhàn)也較過去更加嚴格。有關部門應對人員培訓工作引起重視，通過定期組織培訓的方式，為管理人員提供接收新知識、新方法的平臺，使其能力得到顯著提高[2]。事實證明，要想達到上述目標，研討會、培訓班都是可供選擇的培訓形式，有關部門可將人員訴求作為主要參考，選擇或開辟新形式，使培訓活動具備應有價值。

（四）提高工作規(guī)范水平

首先，建立對人事檔案進行收集的系統(tǒng)，以檔案形成所表現(xiàn)出的特點為依據，通過定向、定時收集的方式，為歸檔效率提供保障。認真辨別所收集檔案，保證檔案滿足對人員全貌進行準確、真實反映的要求。其次，加大歸檔力度，以層次清楚和分類精準為原則，鑒別所收集檔案，有選擇性地剔除部分材料，保證所保留材料均有無法被替代的價值，若在清查過程中，發(fā)現(xiàn)有缺少材料的情況存在，工作人員應及時對所缺少部分進行索要，避免帶來更嚴重的影響。最后，在對檔案目錄進行登記時，應將計算機作為主要輔助工具，保證規(guī)格統(tǒng)一、美觀大方。除此之外，對檔案進行審核也是需要引起重視的部分，審核重點應是檔案是否完善，對缺少部分進行補齊，保證歸檔檔案擁有完整、齊全的內容。

結論：通過上文的敘述能夠看出，檔案管理是推動各單位、部門發(fā)展的主要力量，這就要求有關部門對收集、歸檔各類檔案的工作引起重視，以完善管理制度為基礎，從信息化、標準化及制度化等角度出發(fā)，對人員素質與能力進行強化，這樣做可使此項工作發(fā)揮出應有的價值。