加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控檔案管理的策略探析

王永鋒 趙海靜 趙慧智 郭曉旭 王 青 彭光耀/河北省人民醫(yī)院

2019年末，新型冠狀病毒感染肺炎（以下簡稱“新冠肺炎”）疫情開始在我國湖北武漢蔓延，隨后迅速向全國各地?cái)U(kuò)散。新冠肺炎疫情成為新中國成立以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。在黨中央的領(lǐng)導(dǎo)下，全國各地開展了一場規(guī)?？涨暗姆酪呷嗣駪?zhàn)爭，各行各業(yè)精銳出戰(zhàn)。在這一過程中，形成的大量檔案具有不可替代的憑證價(jià)值[1]，客觀、真實(shí)、系統(tǒng)、完整地將各類檔案保存下來，是各級(jí)各類檔案管理部門義不容辭的責(zé)任。

1 新冠肺炎疫情防控檔案的特點(diǎn)

第一，政治性。疫情在暴發(fā)以后很快成為全世界新聞媒體報(bào)道的焦點(diǎn)，社會(huì)影響非常大?？箵粢咔榈淖钃魬?zhàn)打響以后，此項(xiàng)工作成為黨和國家這一時(shí)期的中心工作和重點(diǎn)工作[2]。檔案工作與整個(gè)事件一起，成為其中心（重點(diǎn)）工作的重要組成部分，具有很強(qiáng)的政治性。

第二，多樣性。由于此次疫情防控是全社會(huì)、全系統(tǒng)共同參加的戰(zhàn)爭，各省、市、縣乃至各相關(guān)單位均建立了疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室，涉及面廣、形成領(lǐng)域多元。就檔案的產(chǎn)生而言，隨著領(lǐng)導(dǎo)體系、工作任務(wù)和發(fā)展階段的變化，其組織領(lǐng)導(dǎo)、方案制定、物資保障等都在迅速變化，各類檔案也紛繁復(fù)雜、多種多樣。

第三，整體性。新冠肺炎疫情防控工作全國一盤棋，防疫工作是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。因此，全國各省、市、縣，上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)之間自然形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，各地區(qū)、各系統(tǒng)、各條塊協(xié)調(diào)有序、配合有序，檔案與之共生。臨時(shí)機(jī)構(gòu)撤銷以后，檔案移交管理工作也應(yīng)該按照區(qū)域統(tǒng)一收集、整理、鑒定、歸檔、保管和利用[3]。

2 新冠肺炎疫情防控檔案的收集范圍

疫情防控涉及全社會(huì)各個(gè)系統(tǒng)，因此相關(guān)檔案的收集范圍也應(yīng)包含社會(huì)全系統(tǒng)的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、照片、影像資料、電子文件及其他實(shí)物等。從新冠肺炎疫情防控檔案的收集記錄內(nèi)容來看，可分為以下幾類。

一是行政指令性文件資料，包括國家各級(jí)組織應(yīng)對(duì)疫情的重大決策、預(yù)案、方案；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在應(yīng)對(duì)疫情中的重要批示、指示、講話材料。

二是業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件資料，包括各單位在指揮與協(xié)調(diào)各方面力量進(jìn)行疫情防控時(shí)形成的具體措施、預(yù)案、處置方案、疫情報(bào)告、報(bào)表，疫情防控物資儲(chǔ)備、捐贈(zèng)、調(diào)配、使用等記錄，以及本單位在防控工作中形成的疫情簡報(bào)、疫情信息、防控方法、診斷標(biāo)準(zhǔn)、流行病學(xué)調(diào)查、個(gè)案調(diào)查、處置進(jìn)程等。

三是宣傳動(dòng)員性文件資料，包括記錄和反映醫(yī)務(wù)人員、公安民警、社區(qū)黨員等一線人員迎難而上、救死扶傷、甘于奉獻(xiàn)的文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實(shí)物，特別是各地援助湖北醫(yī)療隊(duì)、防疫隊(duì)形成的有關(guān)文字材料、圖片、音頻、視頻及各類實(shí)物。

四是其他文件資料，即在疫情防控期間形成的具有保存價(jià)值的文件資料及實(shí)物[4]。

3 新冠肺炎疫情防控檔案管理的難點(diǎn)

一是決策機(jī)構(gòu)的臨時(shí)性。雖然各地、各級(jí)均成立了由黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭的防控領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室，但是這一機(jī)構(gòu)往往是為了應(yīng)對(duì)這一突發(fā)公共衛(wèi)生事件而臨時(shí)設(shè)置的。這就決定了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的關(guān)注重點(diǎn)在應(yīng)對(duì)疫情本身，可能存在不能及時(shí)將檔案收集工作納入應(yīng)急工作部署的重點(diǎn)內(nèi)容的情況。此外，機(jī)構(gòu)工作人員往往是從多部門、多地區(qū)臨時(shí)抽調(diào)的人員，如果無人牽頭，再加上檔案收集和移交的意識(shí)不夠強(qiáng)、人員不夠?qū)I(yè)，很容易造成珍貴檔案遺失[5]。

二是檔案分類的復(fù)雜性。此次疫情防控由于參與面廣，檔案形成的復(fù)雜性也特別突出。從專業(yè)上分為臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)等不同學(xué)科；從來源上分為國家機(jī)關(guān)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)企業(yè)、交通運(yùn)輸、科研院所、新聞單位等所有社會(huì)參戰(zhàn)系統(tǒng)；從呈現(xiàn)形式上又分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物等不同種類[6]。這些情況均會(huì)導(dǎo)致收集工作的內(nèi)在規(guī)律難以把握，收集范圍、時(shí)間和方法難以確定，增加了檔案管理的難度[7]。

三是檔案收集的非程序性。新冠疫情發(fā)生突然、涉及面廣，檔案管理部門即使制定了相關(guān)預(yù)案，也很難對(duì)疫情發(fā)生的規(guī)模和嚴(yán)重性作出準(zhǔn)確的預(yù)判[8]。面對(duì)新環(huán)境和新任務(wù)，檔案管理人員就更難事先做好充足的準(zhǔn)備工作，這使得常規(guī)檔案管理流程不能完全適用、套用在新冠肺炎疫情防控檔案工作之中。為保障新冠肺炎防控檔案的安全和完整，以往適用于正常狀態(tài)下的檔案管理體制、方法與工作制度等，都需要進(jìn)行重新考慮和設(shè)定。

4 新冠肺炎疫情防控檔案管理體系的建立

4.1 高度重視

各地、各級(jí)檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到這場疫情防控的斗爭，其規(guī)模之大、范圍之廣、影響之遠(yuǎn)，都是史無前例的。這場斗爭中形成的檔案資料是全黨、全國人民團(tuán)結(jié)奮戰(zhàn)的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，充分體現(xiàn)了我們社會(huì)主義制度的優(yōu)越性。把這些檔案資料收集好、管理好，不僅對(duì)當(dāng)前深入開展抗擊疫情的戰(zhàn)爭有著重要的指導(dǎo)作用，更對(duì)今后應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件有著十分重要的歷史借鑒作用。

4.2 強(qiáng)化組織

檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，要把這項(xiàng)工作作為當(dāng)前工作的重點(diǎn)，抓緊抓好抓實(shí)。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要抽調(diào)精兵強(qiáng)將，成立工作專班與各地疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和一線單位主動(dòng)對(duì)接，及時(shí)了解疫情檔案的構(gòu)成，及時(shí)指導(dǎo)一線做好檔案的收集、保存和管理。做好此項(xiàng)工作對(duì)檔案部門來說，既是一次凸顯其重要性的機(jī)遇，也是一次嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

4.3 健全制度

要建立一套針對(duì)此次疫情防控的完整的檔案館（室）應(yīng)急管理制度。在制度中，除了明確常規(guī)內(nèi)容，如收集工作的地位和作用、組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)和權(quán)力、收集范圍和移交辦法等，還應(yīng)明確規(guī)定收集的時(shí)效、臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案歸檔、個(gè)人檔案征集、檔案的分散式保管、檔案利用權(quán)限等事項(xiàng)，使工作開展有章可循、有據(jù)可查、有規(guī)可依，防患于未然。

4.4 超前介入

在疫情發(fā)生時(shí)，所有的工作也都以疫情的防控為中心。在這樣的狀況下，不能將檔案工作目光局限在檔案館（室）這個(gè)狹小的圈子里，檔案人員要主動(dòng)到達(dá)疫情一線、管理一線，應(yīng)該主動(dòng)投身到各項(xiàng)檔案工作的流程中去，及時(shí)指導(dǎo)、協(xié)助各地將辦理完的有價(jià)值的文件適時(shí)分類、完整歸檔。

4.5 依托平臺(tái)

在這場規(guī)模空前的抗擊疫情的戰(zhàn)爭中，從中央到地方都成立了領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室，辦公室又分設(shè)了綜合組、公文組、疫情監(jiān)測組、防疫處置組、醫(yī)療救治組、宣傳組、交通組、物質(zhì)保障組等機(jī)構(gòu)。各級(jí)檔案管理部門如果能夠依托這一平臺(tái)，借助各級(jí)防控領(lǐng)導(dǎo)小組及其各個(gè)分組的力量，檔案資料的齊全完整就有了基本的保證，能達(dá)到事半功倍的效果。

4.6 運(yùn)用科技

在信息化、智能化、智慧化高度發(fā)展的今天，做好檔案管理需要借助科技的力量。本次疫情防控，所形成的檔案資料巨大、目錄繁多。因此各級(jí)部門、各個(gè)單位必須盡快建立相關(guān)信息資源的數(shù)據(jù)庫，使新冠肺炎疫情防控檔案的管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)在做好保密工作的情況下，建立公開、透明的檔案管理機(jī)制，部分檔案信息要及時(shí)對(duì)有關(guān)部門和個(gè)人開放。

4.7 科學(xué)利用

檔案部門應(yīng)聯(lián)合有關(guān)業(yè)務(wù)部門開展新冠肺炎疫情防控檔案管理的研究，從實(shí)踐與理論上加以分析研究[9]。利用這些珍貴的檔案，與以往歷次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行對(duì)比，從流行病學(xué)調(diào)查、所實(shí)施的應(yīng)急預(yù)案、采取的防治措施等多方面進(jìn)行研究，從而發(fā)現(xiàn)歷次疫情防控之間的內(nèi)在聯(lián)系，得出規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而做好今后的預(yù)測預(yù)警工作，把突發(fā)公共衛(wèi)生事件造成的損失降到最小，并提高對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防和應(yīng)急能力[10]。

本文系2019 年度河北省醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題計(jì)劃“檔案生命周期視角下醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探索與實(shí)踐”（課題編號(hào)：20190018）的研究成果之一。