修訂檔案法對檔案職業(yè)能力的新要求

周秋萍/廣東省佛山市檔案中心

作為社會公共服務(wù)事業(yè)的重要組成部分，檔案工作不僅與其他公共服務(wù)部門關(guān)聯(lián)甚深，也與公眾日常生活關(guān)系緊密。實踐中，檔案工作者應(yīng)當(dāng)不斷提升專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。2019年10月，第十三屆全國人大常委會第十四次會議對《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》（以下簡稱“修訂草案”）進行審議。2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議，針對“修訂草案”再度進行修正，并確定了新的《中華人民共和國檔案法》。較之此前的檔案法，修訂后的檔案法呈現(xiàn)了五大“亮點”，將為未來檔案工作提供了全新指向。

1 修訂檔案法的新指向

一是突出信息化建設(shè)要求。信息化建設(shè)是修訂檔案法重點提出的內(nèi)容，修訂檔案法中有多條關(guān)于檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容，比如第一條“提高檔案信息化建設(shè)水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”，第三十六條“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接”，第三十八條“國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”，第四十條“有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館”，第四十一條“國家推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”?？梢哉f，在信息科技快速發(fā)展的今天，此部分內(nèi)容的提及有其必要性所在，當(dāng)前傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足檔案事業(yè)快速發(fā)展、檔案數(shù)量不斷增加的訴求，大數(shù)據(jù)的興起，要求檔案工作實現(xiàn)全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從“雙套制”“雙軌制”過渡到“單套制”“單軌制”。強調(diào)信息化建設(shè)是檔案工作在未來與時俱進、迎合時代的需要。

修訂檔案法第三十七條指出，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，在肯定電子檔案所具有的法律效力同時，更指出了檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容，即建立電子檔案管理系統(tǒng)、建設(shè)數(shù)字檔案館、移交數(shù)字檔案資源并推進其共享和利用、制定電子檔案具體管理辦法等。

二是加強檔案的開發(fā)和利用。修訂檔案法強調(diào)相關(guān)部門要重視對檔案的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案的作用與價值，只有做到精準(zhǔn)開發(fā)、系統(tǒng)開發(fā)、深度開發(fā)，才有可能讓檔案更好地服務(wù)社會、服務(wù)公眾。目前的檔案工作還存在可提升的空間，未來需要加大檔案開發(fā)力度，讓檔案全部“活”起來。修訂檔案法第二十七條將檔案封閉期由三十年縮短到二十五年，指出“縣級以上各級檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會開放。經(jīng)濟、教育、科技、文化類檔案，可以少于二十五年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放”；增加檔案開放鑒定的表述，要求尚未移交進館的檔案要在檔案移交前完成開放鑒定工作。第二十八條將“中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案”修改為“單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案”，擴大了檔案利用主體的范圍，為外國公民利用我國檔案提供了法律便利。

三是明確檔案館的文化職能。修訂檔案法第三十四條指出“國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀”，新增內(nèi)容本質(zhì)在于強調(diào)凸顯國人的文化自信，更增加檔案管理過程中對優(yōu)秀文化的傳承，強調(diào)檔案館所應(yīng)有的文化職能。就實際情況而言，修訂檔案法所增加的這部分內(nèi)容頗具意義。一方面檔案館當(dāng)中的館藏資源本身就包括中華文明的諸多精華，另一方面檔案館屬于文化事業(yè)機構(gòu)，凸顯其文化屬性有其必要性。

四是增強檔案知識產(chǎn)權(quán)保護意識。很多檔案特別是征集的檔案具有知識產(chǎn)權(quán)屬性，應(yīng)加強對其知識產(chǎn)權(quán)的保護；而檔案開發(fā)、利用和傳播的過程，本質(zhì)上也是信息和知識擴散的過程，同樣需要進行知識產(chǎn)權(quán)保護。這意味著檔案管理機構(gòu)在獲取檔案的過程中，需要加強對檔案所擁有知識產(chǎn)權(quán)的認知，無論其隸屬于政經(jīng)科藝哪一個方面、哪一個領(lǐng)域，對其接收、管理、利用和公開都不能違背知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)法律法規(guī)要求，以免引起知識產(chǎn)權(quán)糾紛。如修訂檔案法第六條新增“國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉(zhuǎn)化和利用，推動檔案科技進步”，同時指出“國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識”，第二十八條明確“利用檔案涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定”。第三十一條保留“向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優(yōu)先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)予以支持，提供便利”，這里提到的“科研創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新”等都涉及檔案的知識產(chǎn)權(quán)，而鑒于其所具有的復(fù)雜性，檔案館更有必要建立健全知識保護體系。一方面，積極響應(yīng)修訂檔案法號召，將專利、商標(biāo)及著作權(quán)等納入檔案管理體系當(dāng)中；另一方面，嚴(yán)格按照法律渠道，對檔案的開發(fā)、管理和利用方面，明確知識產(chǎn)權(quán)的保護與監(jiān)管范圍；還應(yīng)及時獲取檔案保護流程的相關(guān)數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)類的問題時，借助有形知識產(chǎn)權(quán)檔案處理糾紛。

五是樹立檔案安全風(fēng)險意識。安全是檔案管理工作的底線，宏觀層面包括意識形態(tài)安全、政治安全以及國家安全，微觀層面則包括檔案資源本身安全。開展檔案工作有必要樹立全面的安全風(fēng)險意識，明確檔案安全管理的工作機制、責(zé)任主體、安全保障措施及監(jiān)管部門（或機構(gòu)），必要時需要引入第三方機構(gòu)或部門對檔案管理的行為、流程進行監(jiān)督，從源頭上維護檔案安全。如修訂檔案法第十二條指出“按照國家規(guī)定應(yīng)形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度”，第二十五條則強調(diào)“屬于國家所有的檔案和本法第二十二條規(guī)定的檔案及其復(fù)制件，禁止擅自運送、郵寄、攜帶出境或者通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸出境。確需出境的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)”。這些修改內(nèi)容在讓原本的文字表述更加精準(zhǔn)的同時，也強調(diào)了檔案安全的重要性。應(yīng)當(dāng)注意，當(dāng)前檔案在社會保障體系、信用體系中所占比重越來越大，與公眾生活品質(zhì)越發(fā)息息相關(guān)，尤其是隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案安全已經(jīng)從普通的物理領(lǐng)域拓展到網(wǎng)絡(luò)虛擬領(lǐng)域，對其安全的維系責(zé)任就變得更為重大。

2 修訂檔案法對檔案職業(yè)能力的新要求

修訂檔案法將于2021年1月1日起正式實施，它對檔案從業(yè)者的職業(yè)能力提出了新的要求，如第十一條要求“國家加強檔案工作人才培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作者應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職稱”。

2.1 增強對信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高個人的信息素養(yǎng)

首先，輔助建立健全相關(guān)管理制度，整合檔案存儲資源。具體包括電子檔案管理和應(yīng)用制度、電子檔案接收制度、電子檔案安全保密制度等。檔案人員要特別注意利用數(shù)字檔案系統(tǒng)收集電子檔案資源時，注重檔案的時效性，并實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢互補。其次，提高個人信息素養(yǎng)，推進信息技術(shù)的應(yīng)用，維護電子檔案的法律效力。要積極運用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，推進檔案資源跨區(qū)域和跨部門共享，利用系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)模塊輔助對館藏檔案進行開放鑒定，同時充分認知檔案的價值，對檔案的獲取、保護和利用進行歸納總結(jié)。

2.2 在檔案館文化職能的導(dǎo)向下，不斷提高個人文化素養(yǎng)和溝通能力

弘揚和傳播中華民族的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化、提升和堅定國人的家國情懷，是當(dāng)前社會建設(shè)的全新命題。修訂檔案法強調(diào)要突出檔案館的文化職能，將民族情懷和民族文化置于檔案征集和管理的過程中，便是彰顯檔案館文化職能的重要表現(xiàn)。檔案人員需要以此為導(dǎo)向，不斷強化自身的民族情懷、提高對民族文化的感知能力，提高檔案管理特別是征集關(guān)注的“文化含量”。第一，提高自身對檔案文化的識別和認知能力，將民族情懷和民族文化置于檔案征集工作當(dāng)中，即在檔案征集過程中，關(guān)注能夠彰顯中華民族優(yōu)秀文化、文化自信的內(nèi)容和信息，并將其作為重要征集內(nèi)容。第二，夯實民族意識和家國情懷，不斷推進檔案館和其他公共文化機構(gòu)間的合作。這就要求檔案工作者必須提高自身統(tǒng)籌協(xié)作能力、策劃組織能力，積極推進檔案館與博物館、文化館、展覽中心、教育部門等單位的深度合作，發(fā)揮自身的檔案資源優(yōu)勢，進一步發(fā)揮自身的文化職能。

2.3 加強法律認知，提高知識產(chǎn)權(quán)保護意識

檔案人員要加強知識產(chǎn)權(quán)的學(xué)習(xí)和認知，不斷提高知識產(chǎn)權(quán)保護意識，不斷完善自身的法律知識儲備，重點加強有關(guān)專利、著作權(quán)、合同及商標(biāo)法等方面法律的學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照知識產(chǎn)權(quán)法的要求開展檔案工作。

2.4 增強危機意識，保護檔案安全

第一，規(guī)范檔案使用方式，避免造成不必要損失。修訂檔案法格外強調(diào)了電子檔案所具有的法律效力，所以特別需要加強對電子檔案的管理，以免造成不必要的損失。首先，要強調(diào)電子檔案的分級管理，即完全開放電子檔案和內(nèi)控型電子檔案，前者嚴(yán)禁以拷貝形式調(diào)檔；其次，電子檔案在借閱過程中，必須輔以監(jiān)控；最后，對于需要保密的電子檔案，必須進行加密處理。第二，樹立保護好館藏紙質(zhì)檔案的意識。信息時代、大數(shù)據(jù)時代，做好館藏紙質(zhì)檔案保護工作仍具有重要的現(xiàn)實意義，檔案人員必須樹立保護好館藏紙質(zhì)檔案的意識，強化保護紙質(zhì)檔案的業(yè)務(wù)技能，做好紙質(zhì)檔案保護工作。第三，全面提高安全意識。檔案人員的安全意識與檔案安全管理的效果息息相關(guān)?？赏ㄟ^舉辦檔案安全培訓(xùn)講座、開展檔案安全宣傳等方式，強化檔案人員的安全意識；也可通過制定安全管理條例等措施約束檔案人員的行為，為安全管理創(chuàng)造良好的條件。