基于EPC 總承包模式下的項目檔案網(wǎng)格化管理研究與實踐

米 彪/雅礱江流域水電開發(fā)有限公司

EPC工程總承包模式又稱設(shè)計、采購、施工及試運行一體化模式，指在項目決策階段之后，從設(shè)計開始，經(jīng)招標(biāo)，業(yè)主委托一家工程公司對設(shè)計—采購—建造—試運行等進行全過程承包。在這種模式下，總承包單位通常是在總價合同條件下，承擔(dān)建設(shè)工程的設(shè)計、采購、施工、試運行等工作，并對所承包工程的質(zhì)量、安全、進度、造價全面負責(zé)，工程驗收合格后向業(yè)主移交，業(yè)主或業(yè)主代表管理工程實施。然而作為工程建設(shè)重要組成部分的項目檔案管理，在EPC總承包模式下，無論從政策法規(guī)層面還是檔案管理技術(shù)層面，目前均沒有現(xiàn)成的規(guī)范和標(biāo)準，項目檔案管理只能套用傳統(tǒng)工程建設(shè)模式的管理辦法，在具體的實施過程中存在很多問題。2016年，《基于EPC總承包模式下的項目檔案工作實踐與研究》在國家檔案局獲得科技項目立項，旨在建立適合EPC總承包模式下的項目檔案管理體系，明確工程建設(shè)各責(zé)任主體的項目檔案工作職責(zé)，促進EPC總承包模式下項目檔案規(guī)范化、標(biāo)準化、精細化管理。本文基于上述內(nèi)容進行探討，并結(jié)合雅礱江流域水電開發(fā)有限公司楊房溝和兩河口水電站EPC項目檔案實施網(wǎng)格化管理的情況，針對出現(xiàn)的問題提出了應(yīng)對措施。

1 EPC總承包模式下項目檔案管理的主要問題

1.1 項目檔案規(guī)范化精細化管理難以保證。目前，EPC總承包模式下的項目檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準，業(yè)主在編寫招標(biāo)文件和制訂EPC總承包模式下的項目檔案管理辦法時無章可循，致使EPC總承包項目的檔案管理難以建立起覆蓋以業(yè)主單位為龍頭，總承包單位為紐帶，分包單位為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

1.2 項目檔案工作在某些方面存在“沒人管”或“多頭管”的現(xiàn)象?！皹I(yè)主單位牽頭策劃、總承包單位全面負責(zé)、監(jiān)理單位監(jiān)督指導(dǎo)、分包單位具體實施”的職能與職責(zé)不明確，業(yè)主單位與總承包監(jiān)理單位、總承包監(jiān)理單位與總承包單位、總承包單位與分包單位的工作界面不清。

1.3 歸檔文件的形成質(zhì)量不符合有關(guān)規(guī)程規(guī)范。由于業(yè)主單位和總承包單位管理缺位，監(jiān)督指導(dǎo)的界面不清晰、職責(zé)不清，業(yè)主單位在項目檔案過程管理中介入相對較少，總包單位對分包單位項目檔案監(jiān)管不到位，相應(yīng)責(zé)任不落實，文件形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔等環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范化、制度化管理，導(dǎo)致歸檔文件類型格式不統(tǒng)一、簽署不全、原始數(shù)據(jù)的采集與記錄難以滿足后續(xù)利用等問題。

1.4 項目檔案的完整、準確性不夠。由于職責(zé)不清、前瞻性不夠，總包和分包單位形成的項目檔案不能及時移交業(yè)主單位，在施工過程中由總承包單位管理儲存，致使部分檔案資料存在的問題難以及時發(fā)現(xiàn)和得到糾正，項目建設(shè)期間很多重要環(huán)節(jié)、重要活動產(chǎn)生的過程性文件不能得到及時收集、整理和歸檔，甚至出現(xiàn)個別關(guān)鍵性文件丟失的問題。

2 EPC總承包模式下項目檔案網(wǎng)格化管理對策

2.1 網(wǎng)格管理的單元構(gòu)建

依據(jù)EPC建設(shè)項目涉及的單位，業(yè)主單位后方與現(xiàn)場管理機構(gòu)、第三方檢驗檢測單位為一級網(wǎng)格，總承包監(jiān)理單位項目部、總承包單位、總承包單位現(xiàn)場項目部為二級網(wǎng)格，各分包單位或分包單位項目部為三級網(wǎng)格。按照“界面清晰、職責(zé)明確、量化考核、運轉(zhuǎn)高效”的網(wǎng)格化管理要求，從縱橫兩條經(jīng)脈進行梳理，厘清各方職責(zé)。縱向上需要厘清業(yè)主單位后方與業(yè)主單位現(xiàn)場管理機構(gòu)（以下簡稱“現(xiàn)場管理機構(gòu)”）、第三方檢驗檢測單位，總承包單位與總承包單位現(xiàn)場項目部（以下簡稱“總包部”），總包部與各分包單位的管理權(quán)限與職責(zé)；橫向上需要厘清業(yè)主單位與總包部，現(xiàn)場管理機構(gòu)與總承包監(jiān)理單位項目部（以下簡稱“總承包監(jiān)理”），總承包監(jiān)理與總包部的管理權(quán)限與職責(zé)。

2.1.1 業(yè)主單位后方與現(xiàn)場管理機構(gòu)、第三方檢驗檢測單位的工作界面及職責(zé)

業(yè)主單位后方。一是統(tǒng)一項目檔案管理制度和標(biāo)準。貫徹落實國家、省級及行業(yè)有關(guān)檔案方面的法律法規(guī)和標(biāo)準規(guī)范，結(jié)合公司的實際情況，制訂項目檔案管理各項制度及技術(shù)標(biāo)準，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實施。二是在工程招標(biāo)和與參建單位簽訂合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確項目文件與項目檔案管理責(zé)任，明確承包方項目檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)、機構(gòu)、人員、設(shè)施設(shè)備配置要求。在監(jiān)理合同中還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的項目文件和檔案審查、檢查責(zé)任。三是建立項目文件管理和歸檔考核機制，對項目文件的形成、積累和歸檔情況等進行考核。四是在合同項目開工時，對參建各方進行項目文件和項目檔案管理交底，并適時對項目管理相關(guān)人員和檔案人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。五是對現(xiàn)場管理機構(gòu)進行目標(biāo)管理考評，在對參建各方進行合同履約考核時，對項目文件與項目檔案管理條款的履行情況做出評價，并對工程建設(shè)項目文件的形成、收集、整理、歸檔工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。六是負責(zé)項目策劃、決策、招標(biāo)和實施過程中管理權(quán)限范圍內(nèi)形成的項目文件收集、整編、保管和利用，并參加項目建設(shè)重要會議、重大活動、階段性交（竣）工驗收。七是協(xié)助現(xiàn)場管理機構(gòu)做好項目檔案管理登記和項目檔案驗收申報，并監(jiān)督指導(dǎo)其開展項目檔案預(yù)驗收及專項驗收工作。

現(xiàn)場管理機構(gòu)。一是建立健全項目檔案管理體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物；建立由現(xiàn)場管理機構(gòu)為主導(dǎo)的和由參建各方組成的工程項目檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，并在業(yè)主單位后方檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，歸口管理和實施統(tǒng)一的檔案管理制度及業(yè)務(wù)標(biāo)準。二是將項目文件的形成、收集、整理、歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序，與工程建設(shè)同步。三是監(jiān)督指導(dǎo)參建各方成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理機構(gòu)，明確項目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，配備相應(yīng)的檔案管理設(shè)施設(shè)備及專兼職人員。四是適時對參建各方進行項目文件和項目檔案管理交底。五是負責(zé)招標(biāo)后至試運行階段現(xiàn)場管理機構(gòu)形成的項目文件收集、整理和歸檔工作，并負責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)參建各方項目文件的形成、收集、整理歸檔和內(nèi)部驗收等。六是按照項目檔案管理和歸檔考核機制，對總承包監(jiān)理項目文件的形成、積累、整理、歸檔情況等進行考核評價，并參加總承包監(jiān)理對總包部合同履約考核，對總承包單位項目檔案管理合同約定的履行情況做出評價。七是對參建各方提交的項目檔案進行審查確認與接收，并負責(zé)其保管和利用等。八是負責(zé)項目檔案管理登記和項目檔案驗收申報，參加各階段驗收項目檔案驗收和項目檔案專項驗收，以及負責(zé)專項驗收前自檢和驗收前有關(guān)文件材料的準備等工作。九是向運行維護單位移交運行維護所需要檔案。

第三方檢驗檢測單位。第三方檢驗檢測單位是由業(yè)主直接委托的、獨立于總承包監(jiān)理和總承包單位，主要負責(zé)其合同項目業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各種載體的項目文件收集、整理，并經(jīng)現(xiàn)場管理機構(gòu)主管部門審核確認后，向現(xiàn)場管理機構(gòu)檔案部門移交歸檔。參加項目檔案各階段驗收和專項預(yù)驗收以及正式驗收工作，提交項目檔案自檢報告。

2.1.2 總承包單位與總包部的工作界面及職責(zé)

總承包單位。一是在工程招標(biāo)和與分包單位簽訂合同、協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確項目文件及項目檔案管理責(zé)任。二是監(jiān)督指導(dǎo)總包部項目檔案工作。三是對總包部項目檔案工作考核，但不負責(zé)項目文件的具體收集、整理。

總包部。一是接受總承包單位對項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)。二是負責(zé)總承包單位形成的與本合同項目有關(guān)、應(yīng)歸檔的文件收集、整理與歸檔移交。三是配合總承包單位對進行項目檔案工作考核。

2.1.3 總包部與各分包單位（分包項目部）的工作界面及職責(zé)

總包部。一是依照國家及行業(yè)有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準，以及業(yè)主檔案管理相關(guān)要求，負責(zé)制訂統(tǒng)一的檔案管理實施細則和作業(yè)指導(dǎo)書。二是檢查指導(dǎo)分承包單位建立健全檔案管理工作體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物。三是督促分包單位嚴格執(zhí)行業(yè)主及總包部編制的檔案管理實施細則和作業(yè)指導(dǎo)書。四是對分包單位開展項目檔案技術(shù)交底。五是檢查指導(dǎo)分包單位項目文件形成及整理歸檔工作，并對分包單位檔案工作進行考核和對存在問題糾偏的整改跟蹤。六是總包部及分包單位在合同期內(nèi)形成的所有往來文函，以及開工申請、施工組織設(shè)計、施工技術(shù)要求、施工方案、施工措施、月報、年報，有關(guān)質(zhì)量、安全、進度等內(nèi)部管理制度、內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件，分部工程評定及驗收簽證書、單位工程評定及驗收簽證書、施工管理工作報告等驗收類文件，計量支付文件等工程計量支付及索賠類文件，測量控制網(wǎng)加密及地形復(fù)核文件，均由總包部負責(zé)收集、整理并向業(yè)主歸檔。七是審核、匯總、整理各分包單位提交的項目檔案質(zhì)量，并按業(yè)主檔案管理要求向業(yè)主單位現(xiàn)場管理機構(gòu)移交歸檔。

分包單位。一是建立健全檔案管理工作體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物。二是嚴格執(zhí)行業(yè)主及總包部項目檔案管理制度。三是負責(zé)技術(shù)交底及施工日志、質(zhì)檢日志、防汛值班記錄等的日常記錄，原材料報審文件、試驗檢測原始記錄及報告、配合比資料，工程變更文件、竣工圖、單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄、分項及單元（工序）驗收評定記錄、施工記錄的收集、整理組卷，并移交總包部。四是負責(zé)分包項目文件的形成、收集、整編、歸檔質(zhì)量的自檢及糾偏。五是配合完成由業(yè)主或總承包監(jiān)理組織的分部、單位工程及合同工程檔案驗收。

2.1.4 業(yè)主單位與總包部的工作界面及職責(zé)

業(yè)主單位。一是適時對總包部進行項目文件和項目檔案管理交底。二是不定期對總包部的項目檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)。三是參加總承包監(jiān)理組織的對總包部項目檔案工作考核。四是對總包部移交歸檔的各類項目文件進行審核確認。

總包部。一是負責(zé)配合項目文件和項目檔案管理交底。二是對不定期項目檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)所發(fā)現(xiàn)的問題進行糾偏。三是將設(shè)計、采購、施工和試運行階段形成的文件和資料進行歸檔，并進行自檢和向現(xiàn)場管理機構(gòu)的檔案管理部門移交。四是配合業(yè)主單位做好項目檔案驗收工作。

2.1.5 現(xiàn)場管理機構(gòu)與總承包監(jiān)理的工作界面及職責(zé)

現(xiàn)場管理機構(gòu)。一是監(jiān)督指導(dǎo)總承包監(jiān)理建立健全檔案管理工作體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物。二是督促總承包監(jiān)理按照業(yè)主單位檔案管理規(guī)定制訂監(jiān)理檔案工作管理制度，并審查。三是適時對總承包監(jiān)理和總包部進行項目文件和項目檔案管理交底。四是監(jiān)督指導(dǎo)總承包監(jiān)理項目文件形成及檔案整理歸檔工作，并做好總承包監(jiān)理項目文件歸檔移交的審核確認。五是對總承包監(jiān)理項目檔案工作考核，并督促其對總包部、分包單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)。六是組織合同工程項目檔案預(yù)驗收，并配合總承包監(jiān)理做好分部、單位工程檔案預(yù)驗收。

總承包監(jiān)理。一是按照現(xiàn)場管理機構(gòu)的要求和合同約定，建立健全檔案管理工作體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物。二是制訂總承包監(jiān)理檔案工作管理制度，報現(xiàn)場管理機構(gòu)審查后實施。三是實時參加項目文件和項目檔案管理交底。四是按照業(yè)主檔案管理要求和合同約定，做好“四控制兩管理一協(xié)調(diào)”形成的項目文件收集、整理，經(jīng)現(xiàn)場管理機構(gòu)審查后向現(xiàn)場管理機構(gòu)的檔案管理部門移交歸檔。五是組織分部工程、單位工程檔案預(yù)驗收，參加合同工程和各階段驗收項目檔案預(yù)驗收以及項目檔案專項驗收，并提交相應(yīng)的自檢報告。

2.1.6 總承包監(jiān)理與總包部的工作界面及職責(zé)

總承包監(jiān)理。一是監(jiān)督指導(dǎo)總包部建立健全檔案管理工作體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物。二是督促總包部建立由總包部和各分包單位有關(guān)人員組成的工程項目檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)。三是督促總包部按照業(yè)主單位檔案管理要求和合同約定，編制總包部項目檔案管理實施細則和作業(yè)指導(dǎo)書，并進行審查。四是檢查指導(dǎo)總包部項目文件形成及整理歸檔工作。五是對總包部檔案工作考核和對存在問題糾偏進行整改跟蹤。六是組織項目檔案管理技術(shù)交底和分部或單位工程檔案預(yù)驗收。七是審核總包部提交的項目檔案，簽署審查意見后提交現(xiàn)場管理機構(gòu)審查確認歸檔。

總包部。一是按要求建立健全檔案管理工作體系，落實項目檔案管理所需的人、財、物。二是建立工程項目檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)。三是按照業(yè)主單位檔案管理要求和合同約定，編制總包部項目檔案管理實施細則和作業(yè)指導(dǎo)書。四是負責(zé)總承包項目文件形成及整理歸檔工作。五是參加并配合做好分部工程、單位工程、合同工程、各階段驗收的項目檔案預(yù)驗收和項目檔案專項驗收，并提交自檢報告。

2.2 網(wǎng)絡(luò)化管理體系研究

2.2.1 網(wǎng)絡(luò)化管理的體系設(shè)計

建立由業(yè)主、總承包、監(jiān)理、第三方檢測等單位組成的項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，構(gòu)建在業(yè)主單位領(lǐng)導(dǎo)下，以業(yè)主單位現(xiàn)場檔案管理機構(gòu)為核心，業(yè)主單位現(xiàn)場各部門、各參建單位專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，對參建各方檔案業(yè)務(wù)進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與協(xié)調(diào)。其中業(yè)主單位后方分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)EPC總承包項目全建設(shè)過程中的檔案工作，需將檔案工作納入項目建設(shè)規(guī)劃，與項目建設(shè)實行同步管理。各單位、各部門需要明確分管項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立檔案資料管理部門和配置檔案專職人員。從開工到竣工的每項工作、每個工作程序都應(yīng)明確檔案管理責(zé)任部門和責(zé)任人，層層建立檔案管理崗位責(zé)任制，并將項目文件的形成、收集、整理歸檔，納入?yún)⒔ǜ鞣?、有關(guān)部門的職責(zé)范圍或崗位責(zé)任制，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入合同、質(zhì)量、計劃、目標(biāo)等管理。建立考核機制，對各單位進行相應(yīng)考核。總包部則需根據(jù)業(yè)主單位的要求，建立總承包范圍內(nèi)的項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，組織或督促項目分包單位做好工程項目文件的收集、整理和歸檔等工作。

2.2.2 網(wǎng)絡(luò)化管理的制度建設(shè)

業(yè)主單位需制訂本項目檔案管理辦法，包括檔案管理網(wǎng)絡(luò)、領(lǐng)導(dǎo)及各崗位責(zé)任制、項目文件文控管理制度、項目檔案分類方案、項目檔案整編規(guī)定、竣工圖編制管理規(guī)定、檔案移交辦法等。在制訂制度時還應(yīng)做好向相關(guān)專家咨詢的工作，如驗評記錄的檢查意見如何規(guī)范填寫、如何整理組卷等。此外還應(yīng)注重檔案管理制度的宣傳貫徹工作，使參建各方的檔案管理人員及技術(shù)人員充分了解檔案管理制度。在項目建設(shè)準備期間，業(yè)主單位需做好與第三方專業(yè)檢驗檢測（包括試驗、測量、環(huán)水保等中心）、總承包監(jiān)理、總包部的溝通聯(lián)系，確保項目涉及的所有單位按照統(tǒng)一制度和標(biāo)準形成、收集、整理、歸檔項目文件?？偘勘仨毥⒔∪臋n案管理制度至少應(yīng)包括《項目檔案管理制度》《工程技術(shù)文件管理制度》《檔案室管理制度》《工程竣工圖編制管理規(guī)定》《項目文件形成與收集整理歸檔實施細則》《分包商項目檔案移交管理辦法》等。

2.2.3 網(wǎng)格化管理的量化考核

應(yīng)制訂《項目檔案工作考核管理辦法》，對內(nèi)應(yīng)包括領(lǐng)導(dǎo)重視程度、管理制度執(zhí)行情況、歸檔情況等量化考核指標(biāo)，對外應(yīng)包括檔案工作保障體系、檔案管理過程控制、檔案業(yè)務(wù)工作等量化考核指標(biāo)；并依此適時開展項目檔案工作考核，將考核結(jié)果與合同履約及獎懲直接掛鉤。

本文系國家檔案局科技計劃項目《基于EPC 總承包模式下的項目檔案工作實際與研究》（項目編號：2016—R—14）項目研究成果之一。