如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

陳文紅

（內(nèi)蒙古中共突泉縣委政法委員會，內(nèi)蒙古 興安盟 137500）

引言

檔案管理屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要組成部分，一直以來都在尋求突破的辦法。檔案管理涉及到單位各個方面的工作，影響單位整體工作效率。實(shí)踐中很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠重視，加之檔案管理技術(shù)和管理人員的綜合水平較低，便導(dǎo)致檔案管理工作長期處于低效率的狀態(tài)之中，檔案的作用沒有完全發(fā)揮出來。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理方式落后

盡管現(xiàn)如今我國的經(jīng)濟(jì)水平逐漸提高，各行各業(yè)都應(yīng)用了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作業(yè)，但是部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然還沒有突破傳統(tǒng)管理方式的桎梏，檔案管理效率無法提高。比如部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位采取的檔案管理方式仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，想要調(diào)取檔案以及查閱檔案都需要到特定的地方，因此會花費(fèi)大量的時間和精力。但是現(xiàn)在人們的生活方式變化大，居住、工作以及學(xué)習(xí)變動多，形成的檔案若是沒有及時更新也會影響檔案管理的效率。

（二）檔案管理缺乏全面性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位一直對于檔案都非常重視，因?yàn)橛绊懼麄€單位的發(fā)展和進(jìn)步。檔案管理管理實(shí)踐中明顯缺乏全面性，首先存在的問題是檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，沒有看到檔案管理對于整個機(jī)關(guān)單位的作用。一些機(jī)關(guān)單位安排檔案管理人員的時候沒有選擇具有檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)的人員，管理檔案的工作積極性不高，管理能力有限，所以檔案管理方面漏洞很多。其次一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有將檔案管理工作看作是單獨(dú)的業(yè)務(wù)內(nèi)容，導(dǎo)致很多的人在具體的工作中濫竽充數(shù)，長期管理檔案的過程中造成了許多的錯誤，降低了檔案的價值。

（三）檔案管理缺乏科學(xué)性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的檔案內(nèi)容多、項目多，為此若是在管理過程中沿用傳統(tǒng)的人工管理方法會導(dǎo)致檔案管理效率下降，造成大量資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中本應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位處于單位發(fā)展成本的考慮，一直沒有將其納入到管理體系之中。

（四）檔案管理人員缺乏專業(yè)性

檔案管理人員是保障檔案管理水平的關(guān)鍵因素，若是檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)沒有達(dá)到要求，會缺乏工作積極性，檔案管理的效率也不高。檔案管理人員在工作中缺乏責(zé)任心，不夠重視檔案管理的細(xì)節(jié)，不服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，也會引起諸多的問題。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的措施

（一）實(shí)行檔案精細(xì)化管理

很多非機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)開始實(shí)行檔案精細(xì)化管理模式，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和管理理念的進(jìn)步，已經(jīng)逐步構(gòu)建了長效機(jī)制。建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極學(xué)習(xí)和借鑒成功的經(jīng)驗(yàn)，使得檔案管理具有規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。精細(xì)化管理方式強(qiáng)調(diào)的是從機(jī)關(guān)事業(yè)單位所處的現(xiàn)狀入手，改善粗放管理的問題，切入檔案管理的各個環(huán)節(jié)，推動高效管理制度的建立。通過這樣的處理，檔案管理的精細(xì)化特點(diǎn)會體現(xiàn)在具體的管理步驟、管理流程上。

（二）改善檔案管理方法

檔案管理方法的升級非常必要，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要看到檔案管理技術(shù)上的不足，從而積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)用信息技術(shù)之后可以基于檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)建科學(xué)合理的檔案管理體系，促進(jìn)管理水平的提升，這樣一來才可以調(diào)取原有數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。檔案材料的內(nèi)容繁多，管理人員一方面需要保障檔案的利用效率，另一方面則需要保障檔案的維護(hù)工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位若是已經(jīng)應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，則應(yīng)當(dāng)針對檔案管理的計算機(jī)以及系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺、數(shù)字化掃描，以保障檔案的安全性，對于重要且關(guān)鍵的檔案應(yīng)當(dāng)采取加密并備份的措施。檔案管理的工作中信息化程度加深之后，檔案管理的效率才會提升。

（三）構(gòu)建責(zé)任追溯機(jī)制

檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)的各項業(yè)務(wù)開展以及發(fā)展存在明顯影響，因此要看到檔案管理與其他管理之間的差別，保持長效管理模式。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有責(zé)任心，要具備職業(yè)道德。為了促使檔案管理人員具備這樣的特性，應(yīng)當(dāng)針對檔案管理以及檔案管理人員構(gòu)建責(zé)任追溯機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到管理者的身上。檔案管理工作這樣才不會因?yàn)闄n案管理人員的變動或者管理崗位的變動而出現(xiàn)責(zé)任中斷等問題。

（四）提高檔案管理隊伍水平

檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量，為了達(dá)到檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)，便需要從檔案管理工作的具體要求做起。檔案管理隊伍建設(shè)是保障檔案管理隊伍水平的重要內(nèi)容。相關(guān)部門在招聘檔案管理人才的時候應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)篩選的力度，選擇具有專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員，進(jìn)入到機(jī)關(guān)事業(yè)單位之后要組織這些檔案管理人員參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識，促使他們不斷地提升自己的管理能力。檔案管理工作的人力資源是關(guān)鍵性內(nèi)容，管理人員在工作當(dāng)中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識到檔案管理的價值和意義，定期總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，避免檔案管理工作出現(xiàn)錯誤。

結(jié)束語

檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展和進(jìn)步有著很重要的影響，要想充分發(fā)揮檔案的作用和價值，就需要從檔案管理現(xiàn)存的問題入手，采取積極的改善措施?，F(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理應(yīng)當(dāng)應(yīng)用高效管理技術(shù)，并且需要選聘高素質(zhì)的檔案管理人才，不斷地完善檔案管理體系，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理創(chuàng)造有利條件。