淺析經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)重點工程建設(shè)檔案管理

白月琴

（山西汾陽陽城商貿(mào)物流經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會，山西 汾陽 032200）

現(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展可謂是異常迅速，各區(qū)域都在積極建設(shè)和開辟經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，尋找經(jīng)濟(jì)的增長點。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)，促進(jìn)了基建工程、標(biāo)準(zhǔn)化廠房、綠化工程等項目的建設(shè)。為了更好地管理這些工程項目，通過收集工程項目資料，整理成檔的方式，研究工程項目建設(shè)可能遇到的各種問題，推動項目的順利開展。加強重點工程項目檔案管理工作，也是強化園區(qū)管理的重要手段。

一、明確工程檔案管理的信息渠道

建設(shè)工程檔案，需要收集完整、準(zhǔn)確的信息。隨著經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)，園區(qū)內(nèi)招商引資的項目數(shù)量和任務(wù)不斷提升，園區(qū)基建和企業(yè)建設(shè)等工程項目存在交叉的情況，為了保證園區(qū)內(nèi)重點項目的檔案資料做到完整齊全，需要我們在工程項目開展之前，便做好相關(guān)項目的資料整理，將工程計劃通知園區(qū)檔案管理人員，由檔案人員全程參與進(jìn)來，讓檔案人員可以詳細(xì)地掌握與工程項目相關(guān)的各種文件，方便其進(jìn)行文件的整理，做到“件件登記”，沒有任何遺漏。尤其是對于那些重點工程、基建技術(shù)等檔案內(nèi)容的整理、收集、保管、存檔、移交等工作，需要有著明確的程序。應(yīng)該有檔案管理部門、施工人員、工程技術(shù)人員共同參與進(jìn)來，明確各部門在檔案管理中的各項職責(zé)和要求。工程項目在竣工之后，竣工驗收環(huán)節(jié)，同樣需要進(jìn)行相關(guān)資料的管理，比如，工程圖紙、工程文件資料等，保證工程相關(guān)的所有文件均完整齊全，審查通過之后，將檔案整理移交到檔案室。

二、控制工程檔案管理質(zhì)量的方法

對于工程檔案的管理工作質(zhì)量，可以從前期、中期和后期，不同的階段采取不同的控制策略。

（一）前期工作階段

首先，明確責(zé)任制度，也就是將檔案管理工作納入到重點工作之中，尤其是工程項目的文件資料整理工作，在工程項目計劃階段，便要做好工程前期相關(guān)的資料整理。其次，建立檔案管理系統(tǒng)，由技術(shù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理，培訓(xùn)檔案管理人員相關(guān)的技術(shù)，推動檔案管理從紙質(zhì)化向著電子化過度。最后，根據(jù)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，遵循檔案的管理規(guī)定，方便對工程檔案進(jìn)行管理，并合理有效地利用檔案。對于工程檔案的分類，需要讓施工方、建設(shè)方、園區(qū)管理方做到標(biāo)準(zhǔn)一致，既要分類標(biāo)記，還需要做出有效地說明，方便我們在工程完工，進(jìn)行驗收時，可以按照檔案的分類條目，快速地找到想要的內(nèi)容。

（二）中期工作階段

對前期收集到的重點工程項目的檔案進(jìn)行整理，強化對檔案的管理力度。首先，在工程項目開工之前，整理好工程項目的相關(guān)手續(xù)文件、相關(guān)批文、工程規(guī)劃書、合同書、地質(zhì)勘查等相關(guān)的資料內(nèi)容，并對收集到的資料信息，加以分類歸納，方便對其進(jìn)行審查。其次，做好檔案資料的把關(guān)工作。也就是完成一手工程資料的整理和收集之后，保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和條目性。然后交由檔案管理資源，按照檔案管理的原則，審核各項檔案信息。最后，強化工作人員的檔案意識。施工過程中，對工程的施工情況進(jìn)行仔細(xì)核查，檢查其否按照施工的相關(guān)文件進(jìn)行施工，并將施工中產(chǎn)生的各項資料，整理收集，形成施工檔案。

（三）后期工作階段

所謂的后期階段是指工程項目從完成到驗收的過程，該階段的工作圍繞驗收工作和工程整改展開?？梢哉f，后期的整理工作，對于工程檔案管理的工作質(zhì)量起到關(guān)鍵的作用。必須重視后期的檔案管理。一方面，工程項目在完工之前，需要工作人員仔細(xì)核查確認(rèn)，對數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性以及數(shù)據(jù)與工程實際是否一致等進(jìn)行核查，并做好檔案的備份，避免意外丟失。另一方面，工程出現(xiàn)整改火災(zāi)調(diào)整，需要做好相關(guān)信息的材料變更，完善補充檔案資料信息。對于工程檔案進(jìn)行驗收時，需要確保檔案人員熟悉檔案管理的各項規(guī)章制度，反復(fù)核查文件內(nèi)容，做好部門之間的溝通，聯(lián)系工程負(fù)責(zé)人和驗收部門，進(jìn)行一對一的工程驗收，做好驗收記錄。對于發(fā)現(xiàn)的問題，必須及時上報，做到細(xì)化每一個工作的流程，保證檔案管理的質(zhì)量。

三、強化重點工程檔案管理的建議

為了提升工程檔案管理的水平，筆者結(jié)合自己的工作實踐，提出如下的建議：首先，責(zé)任考核。以考核的方式，強化檔案管理人員的意識，提升工作的質(zhì)量。對于工程檔案資料的歸檔情況，以單位部門、人員進(jìn)行考核，對于存在檔案資料不齊全，歸檔不及時的情況，追究責(zé)任，必要時進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。其次，加強竣工驗收。做好檔案的驗收，這是檔案的把關(guān)環(huán)節(jié)，對于存在的問題或者漏洞，及時做出補充和挑戰(zhàn)；對于工程項目的竣工驗收，必須保證工程有著完備齊全的資料，否則不予進(jìn)行竣工驗收。最后，工程決算和付款管理。將工程資料的整理、收集、歸檔等工作，以及檔案資料的準(zhǔn)確性、及時性作為工程決算以及工程付款的一個前提條件。這樣可以保證各部門更好地配合管理人員，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

四、結(jié)束語

綜上所述，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)進(jìn)行重點工程項目的檔案管理工作，需要堅持檔案管理的原則，保證檔案信息資料的準(zhǔn)確性、完整性，做好部門間的溝通工作，對于工程項目出現(xiàn)的工程變更，迅速做出反應(yīng)。此外，為了提升工程項目檔案管理的質(zhì)量，除了前中期各環(huán)節(jié)的控制之外，還可以通過建設(shè)責(zé)任考核制度，加強竣工驗收管理以及通過工程決算和付款的方式，約束人們的行為，保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。