大數(shù)據(jù)時(shí)代工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)探析

周 艷/杭州市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院

張 堅(jiān)/浙江省檔案館

隨著數(shù)據(jù)處理技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)概念越來越為人們所熟知。大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生，開啟了工業(yè)技術(shù)4.0時(shí)代，但這只是大數(shù)據(jù)應(yīng)用的一方面。與此同時(shí)，企業(yè)特別是工程企業(yè)的業(yè)務(wù)量不斷增多，檔案數(shù)量也迅速增長(zhǎng)，客觀上對(duì)檔案管理提出了更高要求[1]。相比于政府機(jī)構(gòu)，集團(tuán)企業(yè)下屬單位較多、機(jī)構(gòu)龐大，且各機(jī)構(gòu)間聯(lián)系緊密、層次管理分明，因此需要建立集中部署、分層管理的立體式數(shù)字化檔案館[2]。隨著工程數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，需要采用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及創(chuàng)新的管理方式，提高資源管理成效。與此同時(shí)，企業(yè)還會(huì)面臨一些問題，如檔案數(shù)據(jù)化過程中的技術(shù)問題以及安全隱私問題，這些問題會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案數(shù)字化進(jìn)程。本文以工程企業(yè)為例，分析工程企業(yè)檔案數(shù)字化工作中存在的問題，并且提出相關(guān)建議。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合

大數(shù)據(jù)指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)[3]。根據(jù)定義，大數(shù)據(jù)不僅僅指數(shù)據(jù)量龐大，更指種類龐大，需要新的技術(shù)才能儲(chǔ)存和處理。綜合來講，大數(shù)據(jù)主要有數(shù)據(jù)體量巨大、數(shù)據(jù)種類多、處理速度快以及數(shù)據(jù)價(jià)值密度低四個(gè)特點(diǎn)。

大數(shù)據(jù)特征與檔案特征在一定程度上來講是吻合的，將大數(shù)據(jù)與檔案結(jié)合是對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用[4]。通過分析目前的研究成果可以發(fā)現(xiàn)，引入大數(shù)據(jù)概念其實(shí)是將靜態(tài)檔案觀轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)檔案觀的過程，是通過數(shù)據(jù)挖掘?qū)崟r(shí)在線管理檔案的過程，是基于數(shù)字理論的思維分析方法，必將會(huì)為檔案管理帶來全新模式。

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的工程企業(yè)檔案管理是一種新型的管理模型，不僅能對(duì)檔案進(jìn)行分類保存，還能通過大數(shù)據(jù)理論對(duì)檔案中的潛在數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。在完成數(shù)字檔案資源的數(shù)學(xué)建檔之后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案資源的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)掃描和分類，并且會(huì)將檔案信息存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫中，完成儲(chǔ)存過程[5]。與傳統(tǒng)檔案不同的是，數(shù)字化檔案可以通過快速檢索提供給使用者，能夠高效地實(shí)現(xiàn)資源共享，完成對(duì)檔案潛在信息的開發(fā)和利用。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)，開發(fā)出的信息往往具有較高精準(zhǔn)度，能為企業(yè)決策提供參考?？偟膩碚f，大數(shù)據(jù)是工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心，同時(shí)也是不可缺少的部分。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 制度建設(shè)有待加強(qiáng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，工程企業(yè)要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，必須要重視工作制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化。遺憾的是，不少工程企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到制度建設(shè)的重要性，現(xiàn)有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術(shù)應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容，指導(dǎo)性不強(qiáng)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平普遍不高。此外制度執(zhí)行力度也不強(qiáng)，如有的企業(yè)沒有把項(xiàng)目文件的形成、收集和管理納入建設(shè)項(xiàng)目之中，檔案完整性得不到保障。

2.2 檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)不完善

大數(shù)據(jù)的四個(gè)顯著特點(diǎn)決定了其技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)的特性。一方面，檔案管理系統(tǒng)面對(duì)大量數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)具有足夠的緩存空間，即具有高度的可擴(kuò)展性[6]。不過，當(dāng)前集中式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)價(jià)格昂貴。另一方面，系統(tǒng)需要適應(yīng)數(shù)據(jù)資源激增的情況，但目前的系統(tǒng)還不能完全適應(yīng)。因此檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)還不完善，“價(jià)廉物美”的系統(tǒng)有待開發(fā)完善。

2.3 數(shù)據(jù)分析人才缺乏

不少工程企業(yè)檔案管理人員的工作思維模式，仍舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理上，在實(shí)踐中能夠做好檔案得分類與保存工作，但不會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘與深度分析，導(dǎo)致企業(yè)檔案服務(wù)水平不高。工程企業(yè)往往對(duì)檔案人員的職業(yè)定位不夠準(zhǔn)確，很多時(shí)候只要求他們做好日常的檔案管理，沒有意識(shí)到數(shù)據(jù)分析的重要性，自然也不會(huì)要求檔案人員具備數(shù)據(jù)分析的能力，長(zhǎng)此以往檔案人員的業(yè)務(wù)能力難以提升。此外，當(dāng)前大數(shù)據(jù)還是一種新興的技術(shù)，大數(shù)據(jù)方面的專業(yè)人才本身就少。上述原因，都導(dǎo)致了工程企業(yè)缺乏數(shù)據(jù)分析人才。

2.4 數(shù)字檔案資源安全性難以保證

數(shù)字檔案資源不同于企業(yè)其他信息資源，它是工程企業(yè)的核心部分，是各個(gè)工程的實(shí)際記錄，包含大量有關(guān)工程機(jī)密以及企業(yè)隱私的信息。囿于工程企業(yè)檔案管理制度不完善、不全面，沒有很好地重視檔案信息安全管理，數(shù)字檔案資源存在泄密的風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何對(duì)數(shù)據(jù)的所有權(quán)和使用權(quán)進(jìn)行清晰界定，如何有效制定安全保護(hù)策略，如何切實(shí)降低數(shù)字資源泄露的風(fēng)險(xiǎn)，都需要認(rèn)真思考。

3 推動(dòng)工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有益舉措

3.1 加強(qiáng)管理制度建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要工程企業(yè)切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，從檔案形成、收集到檔案提供利用，都需要有明確的制度進(jìn)行規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。在制度的制定過程中，需要參考相關(guān)的技術(shù)規(guī)范，如要根據(jù)國(guó)內(nèi)外的信息安全技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建立適合本企業(yè)的檔案共享制度，明確檔案調(diào)用部門等級(jí)，確保企業(yè)檔案的保密性。另外要切實(shí)將信息安全落實(shí)到位，建立嚴(yán)格的檔案信息保密制度，并將責(zé)任落實(shí)到人。

3.2 引入先進(jìn)技術(shù)擴(kuò)大數(shù)據(jù)容量

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展工程企業(yè)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)明確大數(shù)據(jù)技術(shù)是工作的核心，而數(shù)據(jù)又是大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心，即只有掌握足夠大的數(shù)據(jù)量，對(duì)數(shù)據(jù)的分析才會(huì)有意義。因此增加檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)容量是必然趨勢(shì)，檔案人員需要對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效建設(shè)，增加檔案資源的庫存。不過，囿于工程企業(yè)檔案數(shù)字化還處在初步探索階段，企業(yè)可引進(jìn)先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)，并且加快升級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)；如果沒有足夠資金來升級(jí)系統(tǒng)，那么可以考慮通過分類儲(chǔ)存的方法建立多個(gè)專題數(shù)據(jù)庫，并分配人員進(jìn)行管理，同樣可以達(dá)到不錯(cuò)的效果。

3.3 培養(yǎng)高層次的檔案管理人員

大數(shù)據(jù)時(shí)代，工程企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變理念，認(rèn)識(shí)到自己應(yīng)當(dāng)由傳統(tǒng)的檔案分類、儲(chǔ)存人員的角色，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源整合、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)分析人員。這就要求檔案人員具有過硬的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)，并具備數(shù)據(jù)分析能力。從工程企業(yè)的角度來說，工程企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期開展數(shù)據(jù)分析培訓(xùn)講座，為檔案人員提升自身技能提供平臺(tái)；從檔案人員的角度來說，應(yīng)當(dāng)勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，不斷更新完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。只有這樣，檔案人員才能通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，發(fā)掘各種有益信息，并對(duì)信息進(jìn)行深度分析，為工程企業(yè)發(fā)展服務(wù)。