做好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的若干舉措

蔡文克/溫州市城市建設(shè)檔案館

城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是依據(jù)城建檔案工作法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，從專業(yè)角度對(duì)從事城市建設(shè)單位的檔案管理進(jìn)行示范、引導(dǎo)、檢查、監(jiān)督。這一工作直接影響檔案歸檔質(zhì)量的好壞，更影響城建檔案在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中作用的發(fā)揮。從城建檔案工作的全局來看，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是將檔案管理的重心前移。為確保檔案質(zhì)量，城建檔案部門必須提供精準(zhǔn)、及時(shí)、到位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

1 進(jìn)行政策性指導(dǎo)和技術(shù)性指導(dǎo)

2019年最新修訂的《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》規(guī)定，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門核發(fā)建設(shè)工程施工許可證時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面告知建設(shè)單位按照規(guī)定履行移交城市建設(shè)檔案的義務(wù)。筆者所在的溫州市城市建設(shè)檔案館對(duì)工程各方主體主要開展兩方面指導(dǎo)，即政策性指導(dǎo)及技術(shù)性指導(dǎo)。

政策性指導(dǎo)側(cè)重業(yè)務(wù)交底，即政策宣傳。在市規(guī)劃主管部門的通力配合下，市城建檔案館在工程項(xiàng)目處于規(guī)劃許可審批階段時(shí)就介入進(jìn)來，做好工程檔案驗(yàn)收、移交事項(xiàng)書面告知工作，并對(duì)《建設(shè)工程質(zhì)量條例》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律規(guī)章進(jìn)行宣傳，使各方事先了解工程檔案歸檔要求和內(nèi)容；要求各方將工程文件形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，把責(zé)任與義務(wù)落實(shí)到位；明確告知若工程竣工后建設(shè)單位不提供符合要求的檔案，將根據(jù)相關(guān)條款責(zé)令整改并進(jìn)行處罰；主動(dòng)告知通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、市城建檔案館網(wǎng)站等多個(gè)渠道為建設(shè)單位提供工程檔案辦事事項(xiàng)的持續(xù)性咨詢服務(wù)，提高建設(shè)單位歸檔的積極性和主動(dòng)性。市城建檔案館還申請(qǐng)市規(guī)劃主管部門打通“數(shù)據(jù)壁壘”，將工程項(xiàng)目基本信息數(shù)據(jù)與館進(jìn)行共享。

技術(shù)性指導(dǎo)側(cè)重業(yè)務(wù)提升，即提升參建單位工作人員的業(yè)務(wù)能力。市城建檔案館每年不定期舉辦城建檔案管理培訓(xùn)班，將建設(shè)、施工、監(jiān)理單位人員“請(qǐng)進(jìn)來”，培訓(xùn)城建檔案工作的基本知識(shí)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，并在培訓(xùn)班上特別強(qiáng)調(diào)各單位要做好勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理工作中所形成的建設(shè)工程文件材料收集、匯總工作，工作要嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》、省市有關(guān)規(guī)范性文件的要求開展。實(shí)踐證明，這一舉措是行之有效的。

2 強(qiáng)化工程施工過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)

《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》要求，城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。目前，很多城市城建檔案館面臨人員少、任務(wù)重的問題。溫州市城建檔案館采取了“數(shù)據(jù)跑+人工跑”的方式，強(qiáng)化工程施工過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

“數(shù)據(jù)跑”指在線解決建設(shè)、施工、監(jiān)理單位在工程檔案管理當(dāng)中的問題，側(cè)重解決存在的“共性問題”。根據(jù)全市城建檔案工作現(xiàn)狀，市城建檔案館嚴(yán)格按照省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳頒布的工程文件進(jìn)館相關(guān)要求進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，尤其注重對(duì)參建單位建設(shè)工程前期文件資料形成、積累等方面進(jìn)行前端性控制，確保城建檔案進(jìn)館質(zhì)量。目前，市城建檔案館建立了微信工作群，將所有已簽訂告知書的項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人納入進(jìn)來；在微信群里宣傳新的政策法規(guī)，并明確告知各單位工程竣工后檔案移交責(zé)任。省里發(fā)布了浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)投資項(xiàng)目在線審批監(jiān)管平臺(tái)3.0之后，市城建檔案館及時(shí)進(jìn)行推廣，利用該平臺(tái)將建設(shè)工程從立項(xiàng)審批到竣工備案全部過程的相關(guān)操作匯集起來，強(qiáng)化對(duì)工程準(zhǔn)備階段材料的前端控制，實(shí)現(xiàn)工程各階段文件可查可追溯、遺失紙質(zhì)文件電子補(bǔ)正等，幫助各單位順利完成驗(yàn)收歸檔工作。

“人工跑”指開展線下指導(dǎo)，側(cè)重解決建設(shè)、施工、監(jiān)理單位在工程檔案管理中的“個(gè)性問題”，特別是對(duì)于省、市重點(diǎn)工程項(xiàng)目，安排專人進(jìn)行“上門服務(wù)”，及時(shí)了解項(xiàng)目參建單位在工程檔案管理中的需求，迅速糾正發(fā)現(xiàn)的問題，快速解決遇到難題，確保檔案的真實(shí)性、完整與安全性。為加強(qiáng)指導(dǎo)的針對(duì)性，不僅將業(yè)務(wù)指導(dǎo)送至公司內(nèi)部，很多時(shí)候直接送至施工一線。這樣一來，除講授工程檔案收集要求外，還能現(xiàn)場(chǎng)解答施工、監(jiān)理單位在實(shí)際工作中遇到的問題，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。溫州市域鐵路S1線一期工程檔案的順利歸檔就是一個(gè)典型工作案例。該工程是一項(xiàng)重點(diǎn)工程，開通之后將有效改善溫州市民的出行需求，全面打造中心城區(qū)1小時(shí)交通圈；將帶動(dòng)沿線開發(fā)建設(shè)，推動(dòng)城市各組團(tuán)互動(dòng)融合發(fā)展；將助力溫州拉開城市框架，推動(dòng)城市向東發(fā)展，加速溫州大都市區(qū)由“甌江時(shí)代”向“東海時(shí)代”邁進(jìn)。這一項(xiàng)目涉及專業(yè)領(lǐng)域繁多，檔案管理量大面廣、歸檔工作難度大。市城建檔案館工作人員將辦公室“搬”進(jìn)市鐵投集團(tuán)，多次參加集團(tuán)的工作對(duì)接會(huì)議，對(duì)集團(tuán)提出的移交檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、移交方式和時(shí)間、竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)資料填寫方式等問題進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)解答；同時(shí)面向建設(shè)單位及工程各標(biāo)段施工單位資料員舉辦專業(yè)講座，重點(diǎn)解讀與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，特別講解了城市軌道交通工程檔案歸檔范圍、歸檔流程、組卷方法、質(zhì)量要求、注意事項(xiàng)等。市城建檔案館“人工跑”的服務(wù)舉措提升了集團(tuán)城市軌道交通工程檔案規(guī)范化管理水平，獲得了集團(tuán)的高度評(píng)價(jià)。

3 做好工程竣工初驗(yàn)的審核把關(guān)

《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》要求，在工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，必須出具工程檔案認(rèn)可文件。新修改的《浙江省城市建設(shè)檔案管理辦法》提出，列入城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)接收檔案范圍的工程，由城市建設(shè)檔案機(jī)構(gòu)按照建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收的規(guī)定對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收。實(shí)行建設(shè)工程聯(lián)合驗(yàn)收制度，要求檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在工程舉辦聯(lián)合竣工驗(yàn)收前對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。應(yīng)按照聯(lián)合驗(yàn)收規(guī)定時(shí)限完成工程檔案驗(yàn)收工作，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)的項(xiàng)目，可通過告知承諾的方式完成工程檔案驗(yàn)收，即建設(shè)單位在提交“工程檔案限期移交承諾書”后，城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具“建設(shè)工程檔案驗(yàn)收意見”，驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)建設(shè)單位完成工程檔案整體移交工作。

目前存在兩個(gè)突出問題：一是不同的資料員在編制工程資料過程中，會(huì)因?yàn)檎J(rèn)識(shí)、操作方式等的不同，使得不同工程生成的最終資料或多或少存在問題，如需要補(bǔ)件或更改；二是建設(shè)單位所需提交的檔案資料部分是各機(jī)關(guān)單位的審批文件，這些審批文件往往涉及部門多、辦結(jié)時(shí)間長(zhǎng)，建設(shè)單位在獲取后未進(jìn)行妥善保存，造成前期文件丟失。針對(duì)這兩類情況，在檔案聯(lián)合驗(yàn)收工作中，市城建檔案館采取了有針對(duì)性的做法：對(duì)建設(shè)單位，特別強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)審批手續(xù)和工程準(zhǔn)備階段文件要齊全完整；對(duì)施工單位，要求工程文件應(yīng)為原件，內(nèi)容要真實(shí)、準(zhǔn)確，并與工程實(shí)際相符合，竣工圖的設(shè)計(jì)變更要標(biāo)注到位，竣工圖均要加蓋竣工章，同時(shí)要求采用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫，保證簽字蓋章清晰完備；對(duì)監(jiān)理單位，著重檢查檔案是否齊全完整度，以及抽查資料的形成是否與工程進(jìn)度同步。工作中，市城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行工程檔案聯(lián)合驗(yàn)收，對(duì)不符合規(guī)范的工程檔案提出整改意見并要求相關(guān)單位整改到位；對(duì)檔案材料報(bào)送不完整的單位要督促其補(bǔ)充完整，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向市城建檔案館報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程竣工檔案。