論數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價值

（山東省日照市莒縣嶠山鎮(zhèn)人民政府，山東 莒縣 276523）

一、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價值解析

（一）提高檔案信息的可靠性

眾所周知，各個單位檔案包含著涉及到諸多方面信息內(nèi)容，一旦信息檔案出現(xiàn)偏差，將會影響著事業(yè)單位各項工作的統(tǒng)籌兼顧，同時將會嚴(yán)重阻礙各項工作的開展。之所以出現(xiàn)當(dāng)前這些現(xiàn)象，主要在于檔案管理不到位，工作方法不恰當(dāng)所致。因此，為了避免類似問題出現(xiàn)，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有助于實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)而保證檔案信息的可靠性。基于整體的角度來分析，在檔案管理中引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，彌補(bǔ)了其缺陷和不足，其最大的應(yīng)用價值在于保證了信息的可靠性。

（二）提高檔案信息的全面性

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，諸多檔案單位所搜集的數(shù)據(jù)信息往往存在一定的局限性，不能夠涵蓋其發(fā)展所需的信息。當(dāng)前這一問題的出現(xiàn)，其歸根到底在于：各單位在進(jìn)行檔案管理時，并沒有給予數(shù)字化技術(shù)足夠的重視，仍然保持著以往的管理觀念。尤其現(xiàn)階段，隨著各個單位不斷的發(fā)展進(jìn)步，其原有管理方式已經(jīng)無法滿足方案管理的需要，知識對于檔案信息的處理對效率和準(zhǔn)確性要求很高。在許多情況下，我們的檔案管理限于一個非常先進(jìn)的階段，并沒有能夠有效地收集檔案信息，因此我們的檔案信息自然很難實現(xiàn)，而當(dāng)前這種情況下，在很大程度上對各個單位的發(fā)展。在檔案管理過程中，如若仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，則難以對檔案進(jìn)行及時補(bǔ)充，并且將會大大降低檔案的全面性。而數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有助于實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，提高了檔案信息的全面性。

二、發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用價值的策略

（一）構(gòu)建數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。在檔案管理過程中，各個單位要轉(zhuǎn)變管理理念，注重創(chuàng)新檔案管理模式，注重發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，通過該技術(shù)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，同時要將檔案信息搜集、甄別、更新等內(nèi)容納入到數(shù)字化管理系統(tǒng)中，提高檔案管理的整體水平，這也是數(shù)字化檔案管理的主要內(nèi)容。其中當(dāng)前這項工作能否得到保障，直接影響著數(shù)字化檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)?；诖饲闆r下，必須不斷完善數(shù)字化管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率，保證檔案的準(zhǔn)確性。

（二）培養(yǎng)專業(yè)型檔案數(shù)字化管理人才

檔案數(shù)字化管理作為復(fù)雜而繁瑣的工作，有著較大的工作量。此外，檔案數(shù)字化管理同時有著較高的工作難度。能否保證數(shù)字化管理工作的順利開展，在很大程度上取決于管理人員素質(zhì)的高低。基于此，各個單位應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)專業(yè)型檔案數(shù)字化管理人才。根據(jù)自身的實際情況，為相關(guān)檔案管理人員提供學(xué)習(xí)深造的機(jī)會，提高檔案管理人員整體素質(zhì)。此外，各個單位該可以根據(jù)實際需要，定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過開展培訓(xùn)教育工作，有助于強(qiáng)化管理人員的專業(yè)知識，增強(qiáng)其管理意識，最主要的是促進(jìn)管理人員整體業(yè)務(wù)能力的提升，保證了檔案管理人員掌握數(shù)字化管理的技能，為檔案管理工作的開展提供了重要的保障。與此同時，還應(yīng)當(dāng)不斷完善專業(yè)考核制度，定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)考核，對于考核成績較為突出者，給予相應(yīng)的獎勵，以此來鼓勵此部分人員再接再厲，而對于部分考核成績較低、或者沒有通過考核的人員，還需要繼續(xù)進(jìn)行深造，強(qiáng)化他們的專業(yè)能力，打造一支高水平、高素質(zhì)的專業(yè)化檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊。

（三）加大檔案數(shù)字化管理資金支持

檔案數(shù)字化管理工作較為復(fù)雜，要想保證此項工作順利開展，則需要不斷強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力開發(fā)數(shù)字化系統(tǒng)。而當(dāng)前這些工作的開展，需要大量的資金為其提供保障。各個單位要想運用數(shù)字化技術(shù)提升檔案數(shù)字化管理，則應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前具體實際情況，逐漸加大該方面資金投入，加強(qiáng)系統(tǒng)升級換代，提高數(shù)字化管理系統(tǒng)運行的效率，進(jìn)而提高檔案管理的整體效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

結(jié)語：綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化成為時代發(fā)展的主要趨勢，同時也是檔案管理的主要發(fā)展趨勢。由于傳統(tǒng)檔案管理方法存在諸多方面的問題，難以滿足新時期企業(yè)檔案管理的需要，為了保證檔案管理工作的迅速發(fā)展，企業(yè)要注重發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，并注重將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案信息搜集、更新、存儲等內(nèi)容納入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，提高檔案管理的整體水平。同時，還需要注重加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員管理水平，增強(qiáng)他們的檔案管理意識，提高檔案管理人員的整體素養(yǎng)。除此之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)注重增加資金方面的投入，為數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)提供中的資金保障，為檔案管理工作的順利實施提供良好的促進(jìn)作用，進(jìn)而保證企業(yè)檔案水平的全面提升。