解析高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃與創(chuàng)新路徑

（內(nèi)蒙古師范大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

一、引言

檔案管理工作在高校的日常工作當(dāng)中擁有重要的地位和作用，高校的檔案管理工作涵蓋了校園師生信息、日常行政管理工作、高效與外界實現(xiàn)有效溝通、校園活動、校園文化等諸多內(nèi)容。信息時代大背景下全社會的生產(chǎn)工作活動都在向著信息技術(shù)漸漸靠攏，就我國高校的檔案管理工作而言正在向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向靠攏，由此傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔正在被電子文檔所取代，隨著紙質(zhì)文檔逐漸被電子文檔取代，文件檔案管理室也在逐漸被電子網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息庫所取代，進而傳統(tǒng)的人工檔案歸納、查找逐漸被網(wǎng)頁搜索、數(shù)字化操作所取代。信息時代的到來為高校檔案管理工作帶來了便捷，而高校在運用信息技術(shù)進行檔案管理工作的過程中需要進行基礎(chǔ)建設(shè)科學(xué)規(guī)劃與路徑創(chuàng)新。

二、高校檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)的主要內(nèi)容

對于管理工作而言，要想確保工作效率首先要以基礎(chǔ)建設(shè)為物質(zhì)條件與執(zhí)行保障，因而需要從頂層設(shè)計出發(fā)對檔案管理工作進行科學(xué)規(guī)劃。高校檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)工作主要涵蓋了：以數(shù)字化的手段處理館藏檔案、完善電子檔案管理的收集與儲存體系、建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)信息資源庫。對于高校的檔案管理信息化而言，其具有相對廣泛的覆蓋范圍，所以在運用信息技術(shù)手段收集整理新檔案的同時也要注重整理校內(nèi)早期收集的檔案信息[1]。在整理校內(nèi)早期收藏的檔案工作中，建議所使用文件掃描的方法來錄入早期檔案內(nèi)容，因為早期檔案均為紙質(zhì)檔案，并且數(shù)量相對龐大，所以采用掃描的方式可以提高工作準(zhǔn)確率、工作速度，最終提升原有文檔整理的工作效率，并且經(jīng)過掃描以后，原有文檔的信息將直接被錄入到校園的信息資源庫當(dāng)中，便于統(tǒng)一管理。信息技術(shù)下的校園檔案管理工作實現(xiàn)了校園檔案管理的自動化、信息化、便捷化，由此傳統(tǒng)手寫紙質(zhì)檔案的使用面越來越少，失誤率也越來越低，取而代之的是電子檔案與信息化網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過信息技術(shù)手段對電子文檔進行收集，在檔案存儲體系的作用下實現(xiàn)了將高校日常工作中產(chǎn)生的一系列文檔直接上傳輸入到校園的檔案資源管理庫，進而實現(xiàn)了對檔案的直接數(shù)字化處理。

實質(zhì)上校園的檔案資源管理庫是一個集成化的平臺，而它的集成基礎(chǔ)正是數(shù)據(jù)化以后高校日常辦公檔案的存儲，通過這種集成式的檔案管理可以實現(xiàn)對高校檔案的匯總管理。而在選用這些文檔的過程中可以通過系統(tǒng)當(dāng)中的目錄、搜索引擎實現(xiàn)高校檔案信息的共享與溝通，由此從本質(zhì)上實現(xiàn)高校檔案信息化管理的服務(wù)職能。

三、對高校檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)進行科學(xué)規(guī)劃

相比傳統(tǒng)的高校檔案管理工作，信息化的高校檔案管理工作是一個更加完善而縝密的體系，所以在建設(shè)過程中需要進行逐步、全面的建設(shè)，因此建設(shè)的步驟要分清主次，從而保證科學(xué)的規(guī)劃和制定。

（一）樹立正確的檔案信息管理理念

無論任何手段的檔案管理工作都是整體化、協(xié)調(diào)化的，并不是破碎的、割裂的，但是許多高校在進行檔案管理工作的過程中并沒有意識到這一點，而僅是將檔案管理工作分割成不同的單元，進而嚴(yán)重缺乏整體性[2]。

為了實現(xiàn)高校檔案管理工作的整體化管理，首先工作人員需要樹立正確的、完善的檔案信息管理理念，由此需要學(xué)校方面對檔案管理人員進行職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，同時將檔案管理的正確理念推廣至其他各部門，目的是為了實現(xiàn)各部門之間檔案的共享與合作，最終實現(xiàn)全員化、高效率檔案管理。

（二）對檔案管理工作進行多維度支持

信息技術(shù)手段的檔案管理工作相比傳統(tǒng)的檔案管理工作需要更加全面、專業(yè)化團隊與部門進行操作，同時還要積極吸收優(yōu)秀的、專業(yè)的信息技術(shù)人才，同時制定專門的人才管理辦法與獎懲制度[3]。

除了人才管理與技術(shù)管理的工作之外，學(xué)校方面還需要予以充足的支持，包括物質(zhì)上、資金上等多維度的支持，尤其是校方需要向檔案管理部門提供充足的設(shè)備支持，保障檔案管理工作部門工作的順利進行，而對于這些設(shè)備的維護、檢修等后勤工作更是需要充分的補給。

（三）完善檔案管理工作規(guī)范體系

高校在正常運作過程中會由于工作性質(zhì)多種多樣因而會產(chǎn)生不同種格式的檔案，而作為檔案管理系統(tǒng)需要能夠兼顧，為了滿足這項要求，校園方面需要在全校范圍內(nèi)對檔案管理系統(tǒng)制定規(guī)范，進而確?？梢詮臋n案的格式、平臺的參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)的鏈接等多個維度實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的融合[4]。

為了確保高校檔案管理系統(tǒng)的使用是順利的，學(xué)校方面需要與教育部門做好充分的溝通，從而構(gòu)成全社會通用的檔案信息管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)教育信息的權(quán)社會化。

結(jié)論

信息化時代背景下，卻社會范圍內(nèi)為了提升生產(chǎn)效率都靠向信息技術(shù)。因此高校為了實現(xiàn)高效率的檔案管理，需要對進行的檔案管理系統(tǒng)進行基礎(chǔ)建設(shè)，在進行基礎(chǔ)建設(shè)之前需要進行科學(xué)的規(guī)劃與管理路徑創(chuàng)新。所以各高校在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的過程中需要結(jié)合學(xué)校的實際情況進行建設(shè)，而各高校在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的過程中需要全方位完善檔案管理觀念，結(jié)合人力資源與管理體系，拓寬高校檔案管理路徑，配合優(yōu)質(zhì)的人才保障與充分的后勤補給，同時需要與教育部門做好溝通，最終實現(xiàn)高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的效率得到本質(zhì)性提升。