大中專畢業(yè)生檔案信息化管理工作的探討

（綏濱縣人才交流服務(wù)中心，黑龍江 綏濱 156200）

大中專畢業(yè)生檔案作為用人單位與畢業(yè)生之間交流的重要內(nèi)容，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的檔案管理工作相對落后，無法與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。在這種情況下，需要加快推進(jìn)大中專畢業(yè)生檔案的信息化建設(shè)，全面提升畢業(yè)檔案的信息化管理質(zhì)量，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用和價(jià)值。

一、大中專畢業(yè)生人事檔案信息化管理概述

檔案信息化管理其實(shí)質(zhì)即是檔案信息的數(shù)字化和檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，即借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的合理運(yùn)用。同時(shí)還要積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，將檔案從實(shí)體管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式。在實(shí)際檔案信息化管理工作還涉及到較多的因素，其是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，是檔案信息開發(fā)利用和檔案信息資源共享的重要前提和基礎(chǔ)。

一直以來人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對于畢業(yè)生檔案只進(jìn)行簡單的保管，但在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，這種管理模式已無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，這就要求人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要不斷控制檔案信息資源，進(jìn)一步拓寬檔案服務(wù)渠道，促進(jìn)畢業(yè)生檔案社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的提升，加快推進(jìn)畢業(yè)生電子檔案的建設(shè)。特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，人才服務(wù)硬件設(shè)施有了較大程度的提升，電子檔案的發(fā)展也離不開軟件技術(shù)的支持，因此需要重視軟件技術(shù)的合理應(yīng)用，針對各種電子文件信息進(jìn)行合并，為用人單位提供便捷和高效的檔案信息查詢服務(wù)。

二、大中專畢業(yè)生檔案信息化管理的優(yōu)化策略

（一）積極構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)

目前人才服務(wù)中心檔案數(shù)量十分龐大，而且呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，在這種情況下，為了實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的高效管理，需要積極構(gòu)建完善人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，為檔案服務(wù)水平的提升打下良好的基礎(chǔ)。而且在此基礎(chǔ)上，還需要進(jìn)一步整合畢業(yè)生檔案信息資源，通過建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)，提升檔案信息利用效率。另外，還要借助于遠(yuǎn)程管理系統(tǒng)，及時(shí)將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)后臺(tái)，為檔案利用者提供實(shí)時(shí)檔案信息查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息資源的共享。

（二）檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

在當(dāng)前人才服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)營過程中，在針對大中專畢業(yè)生檔案管理工作中對于信息技術(shù)的應(yīng)用越來越重視，而且在實(shí)際工作中也開始運(yùn)用先進(jìn)的管理理論和管理，以此來提升檔案管理工作的效率?；诂F(xiàn)代技術(shù)支撐下，人才服務(wù)中心檔案軟硬件設(shè)施不斷完善，并借助于先進(jìn)技術(shù)手段來構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，為用戶及時(shí)獲取到需要的檔案信息提供更多的便利。另外，人才服務(wù)中心還結(jié)合各行業(yè)的實(shí)際需求，通過建立健全聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為各行業(yè)提供人才檢索服務(wù)，以此來提升檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。

（三）人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效對接

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通過與企業(yè)之間建立良好的溝通機(jī)制，基于企業(yè)需求來為其提供檔案信息服務(wù)。在做好已有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更為便捷和高效的檔案信息服務(wù)，并有效的解決各種新的需求服務(wù)。同時(shí)還要制定各種針對性的檔案服務(wù)方式，根據(jù)企業(yè)需求和人才特性實(shí)現(xiàn)智能匹配，實(shí)現(xiàn)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)與企業(yè)之間的有效對接。目前企事業(yè)單位用人需求發(fā)生了較大的變化，因此人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也需要強(qiáng)化自身檔案管理服務(wù)的針對性，更好的突出人才的特點(diǎn)和自身的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對檔案的個(gè)性化管理，積極推進(jìn)人才檔案社會(huì)化服務(wù)的進(jìn)程。

（四）整合資源提高檔案服務(wù)水平

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息獲取渠道更具多元化。在這種新形勢下，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)需要基于自身檔案信息資源的基礎(chǔ)上，借助于網(wǎng)絡(luò)來加快整合資源。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在實(shí)際工作中，可以將畢業(yè)生檔案信息在人才檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入，并對各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息進(jìn)行整合，不斷的豐富檔案數(shù)據(jù)庫的信息。這樣企業(yè)在人才招聘時(shí)可以在檔案數(shù)據(jù)庫中搜尋與其相匹配的人才信息，不僅能夠縮短招聘周期，同時(shí)也能夠降低招聘成本。在具體人才培訓(xùn)工作中，通過分析入庫流動(dòng)人員信息，制定具有針對性的培訓(xùn)計(jì)劃，全面強(qiáng)化培訓(xùn)的實(shí)效性。

（五）重視信息數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用和設(shè)備的更新?lián)Q代

對于人才服務(wù)中心，在當(dāng)前針對畢業(yè)生檔案管理工作中，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，做好網(wǎng)上征集、電子著錄和查詢一體化服務(wù)。并通過建立智能搜索引擎和個(gè)人化推薦系統(tǒng)，開辟多形式的網(wǎng)上遠(yuǎn)程服務(wù)渠道，并搭交流溝通平臺(tái)，進(jìn)一步開放檔案信息數(shù)據(jù)范圍，大范圍的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享利用。另外，還要加大資金投入力度，強(qiáng)化信息數(shù)據(jù)技術(shù)和設(shè)備的投入，為畢業(yè)生檔案信息化管理打牢基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在畢業(yè)生就業(yè)中具有重要的作用，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，積極對日常工作進(jìn)行管理，提高服務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化與企業(yè)與畢業(yè)生的溝通和交流。通過積極提升大中專畢業(yè)生檔案信息化管理水平，從而為用人單位提供有效的檔案信息，進(jìn)一步提升檔案信息管理和服務(wù)的效率和質(zhì)量。