基層檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)探析

（東光縣檔案館，河北 滄州 061600）

引言：目前國家的法律法規(guī)《中華人民共和國檔案法》中規(guī)定，其他單位不允許進行檔案管理，這就意味著每屆的高校畢業(yè)生可以選擇將檔案留存學(xué)校、寄回戶口所在地或者派送到工作所在地。近幾十年國家注重高端人才的培養(yǎng)，縣級以下的地區(qū)培養(yǎng)的高校生也越來越多，這對當(dāng)?shù)亟邮諜n案的事業(yè)單位有了更多的要求。因此，加強基層檔案管理的體系建設(shè)，提高基層檔案管理員工的能力迫在眉睫。

一、基層檔案管理質(zhì)量的重要意義

檔案管理工作不僅關(guān)乎到事業(yè)單位的發(fā)展，也對人民群眾的日常生活有所影響。檔案管理工作體系的健全，可以有效提高基層工作的工作效率，還能夠作為基層發(fā)展的參考指標(biāo)，促進基層的發(fā)展。同時，基層檔案管理需要同時管理著人民群眾和事業(yè)單位的檔案，對于事業(yè)單位的檔案，其部門繁多，不同部門之間的檔案還可能隨著部門發(fā)展而進行變更，需要對相關(guān)部門的運行和活動進行記錄。部門的發(fā)展需要記錄，單位員工或者社會群眾的檔案也會進行更新，事業(yè)單位中的在編人員的聘任和調(diào)動均需要查看檔案是否滿足條件，涉及到在職員工的未來發(fā)展，對社會群眾的發(fā)展也是如此，需要記錄社會成員對社會發(fā)展做出重大貢獻的事宜或者是社會成員不良的記錄，因此檔案管理具有非常重要的意義。

二、基層檔案管理的工作質(zhì)量及體系存在的問題

（一）管理人才不具備專業(yè)的信息技能能力

專業(yè)的檔案管理人才可以對管理起到事半功倍的效果，目前僅有少數(shù)高校開設(shè)了管理方向的檔案專業(yè)，遠遠不能滿足國家的需求，尤其是縣級以下的基層工作，更加難招到相關(guān)的技術(shù)人才。同時，由于對檔案管理的認(rèn)知不足，上層領(lǐng)導(dǎo)組織認(rèn)為檔案管理的工作屬于簡單的工作，調(diào)任的工作人員不僅不具備相關(guān)理論知識，還存在著工作態(tài)度消極散漫的情況，同時人事變動比較快，加劇了檔案管理的工作效率低下的情況。因此，我國的檔案信息化工程進展緩慢，類似人口普查的信息統(tǒng)計仍需要大量的金錢和精力，電子檔案工程也更是遙遙無期，無法發(fā)揮信息技術(shù)化的最大利益。

（二）沒有完善的管理體系

由于檔案管理在近些年才重視，相比于過去已經(jīng)取得了進步，不再有檔案丟失的情況，但是因為管理體系不夠完善，檔案的資料收集不齊全及去向不明確，出現(xiàn)不少滯留的檔案，群眾在尋找檔案時也會因為相關(guān)部門不清晰自己的職責(zé)，出現(xiàn)了“踢皮球”的現(xiàn)象，這些都是檔案管理體系不完善所導(dǎo)致的，極大影響了檔案管理工作效率。在實際工作中，有關(guān)基層部門難以落實政策，執(zhí)行力度差，加上基層原本就缺乏足夠的資金和人力，檔案管理單位無法為基層發(fā)展帶來明確授意，而檔案管理工作又是一項費力耗時的工作，加重了基層的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致了基層檔案管理的問題難以解決，最終影響了基層的發(fā)展和群眾的利益。

三、加強基層檔案管理質(zhì)量保障體系的相關(guān)策略

（一）提高社會對檔案管理的認(rèn)知度從而提高其職業(yè)觀

我國近代高速發(fā)展離不開高素質(zhì)人才的培育，因此需要重視檔案管理的檔案管理人才培養(yǎng)。首先需要改變傳統(tǒng)中對檔案管理的刻板印象，檔案管理并非一項閑職，其不僅難度高，對工作人員的要求也高，職工要有奉獻社會、愛崗敬業(yè)的崇高職業(yè)精神，同時還需要具備良好的知識系統(tǒng)。在高校教育中鼓勵學(xué)生選擇檔案學(xué)教育，提高對檔案學(xué)的教學(xué)興趣，改善教學(xué)模式，提倡基層學(xué)習(xí)。同時在基層工作中，鼓勵相關(guān)就職人員進行再學(xué)習(xí)，可以通過在職進修或者網(wǎng)課教育，加強在職人員的專業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)部門也需要制定針對工作人員的行為規(guī)范，健全獎罰機制，從而保證檔案管理工作的順利進行，使其規(guī)范化和系統(tǒng)化，最終營造新型的檔案管理模式。

（二）單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強檔案管理工作的重視并且完善相關(guān)工作體系

基層檔案管理質(zhì)量保證體系的加強，不僅從員工開始重視，對單位領(lǐng)導(dǎo)也是一種考核。單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度決定了基層檔案管理工作的開展成功與否。故市級以上干部在對基層工作效益進行考察時，也需要將沒有盈利的檔案管理工作列入事業(yè)單位考核標(biāo)準(zhǔn)，加強對基層檔案管理工作的重視，定期進行檔案管理工作的法律條規(guī)宣講，還需要定時檢查檔案管理工作的進展，確保其合理運行。同時，正如上述基層檔案管理體系的缺陷，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門還需要建立完整的工作體系，這是檔案管理工作順利開展的前提。根據(jù)總法律法規(guī)，根據(jù)基層工作中出現(xiàn)的實際情況制定與其相適應(yīng)的管理機構(gòu)，對檔案管理工作人員進行責(zé)任劃分，明確其相關(guān)權(quán)責(zé)，讓工作人員對自己的工作崗位有明確的責(zé)任意識。對于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員進行表彰并列入檔案，并根據(jù)其表現(xiàn)適當(dāng)進行調(diào)動，不僅提高工作人員的積極性，還保證其優(yōu)異的能力能夠在更高的職位上有所表現(xiàn)。對于管理工作中出現(xiàn)的問題要快速解決，可以向相關(guān)專業(yè)人才進行咨詢，確保管理工作的進行。除此之外，不同縣級的檔案管理也需要進行溝通，確保人民群眾不會奔波于不同的縣去尋找檔案，檔案管理總局應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其指導(dǎo)作用，監(jiān)督其規(guī)劃化的檔案管理工作。

四、結(jié)束語

我國正處于全面建設(shè)小康社會的關(guān)鍵時期，對于基層管理的工作更是關(guān)鍵。確?；鶎訖n案管理工作，不僅對目前建設(shè)小康社會有幫助，更是為未來信息化檔案發(fā)展做鋪墊。通過完善基層檔案管理工作體系，采取現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高相關(guān)工作人員的工作素養(yǎng)，才能夠推進我國檔案管理工作的發(fā)展。