基層檔案管理的質(zhì)量保障體系建設(shè)探析

（東光縣檔案館，河北 滄州 061600）

引言：目前國(guó)家的法律法規(guī)《中華人民共和國(guó)檔案法》中規(guī)定，其他單位不允許進(jìn)行檔案管理，這就意味著每屆的高校畢業(yè)生可以選擇將檔案留存學(xué)校、寄回戶口所在地或者派送到工作所在地。近幾十年國(guó)家注重高端人才的培養(yǎng)，縣級(jí)以下的地區(qū)培養(yǎng)的高校生也越來(lái)越多，這對(duì)當(dāng)?shù)亟邮諜n案的事業(yè)單位有了更多的要求。因此，加強(qiáng)基層檔案管理的體系建設(shè)，提高基層檔案管理員工的能力迫在眉睫。

一、基層檔案管理質(zhì)量的重要意義

檔案管理工作不僅關(guān)乎到事業(yè)單位的發(fā)展，也對(duì)人民群眾的日常生活有所影響。檔案管理工作體系的健全，可以有效提高基層工作的工作效率，還能夠作為基層發(fā)展的參考指標(biāo)，促進(jìn)基層的發(fā)展。同時(shí)，基層檔案管理需要同時(shí)管理著人民群眾和事業(yè)單位的檔案，對(duì)于事業(yè)單位的檔案，其部門(mén)繁多，不同部門(mén)之間的檔案還可能隨著部門(mén)發(fā)展而進(jìn)行變更，需要對(duì)相關(guān)部門(mén)的運(yùn)行和活動(dòng)進(jìn)行記錄。部門(mén)的發(fā)展需要記錄，單位員工或者社會(huì)群眾的檔案也會(huì)進(jìn)行更新，事業(yè)單位中的在編人員的聘任和調(diào)動(dòng)均需要查看檔案是否滿足條件，涉及到在職員工的未來(lái)發(fā)展，對(duì)社會(huì)群眾的發(fā)展也是如此，需要記錄社會(huì)成員對(duì)社會(huì)發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)的事宜或者是社會(huì)成員不良的記錄，因此檔案管理具有非常重要的意義。

二、基層檔案管理的工作質(zhì)量及體系存在的問(wèn)題

（一）管理人才不具備專業(yè)的信息技能能力

專業(yè)的檔案管理人才可以對(duì)管理起到事半功倍的效果，目前僅有少數(shù)高校開(kāi)設(shè)了管理方向的檔案專業(yè)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足國(guó)家的需求，尤其是縣級(jí)以下的基層工作，更加難招到相關(guān)的技術(shù)人才。同時(shí)，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)知不足，上層領(lǐng)導(dǎo)組織認(rèn)為檔案管理的工作屬于簡(jiǎn)單的工作，調(diào)任的工作人員不僅不具備相關(guān)理論知識(shí)，還存在著工作態(tài)度消極散漫的情況，同時(shí)人事變動(dòng)比較快，加劇了檔案管理的工作效率低下的情況。因此，我國(guó)的檔案信息化工程進(jìn)展緩慢，類(lèi)似人口普查的信息統(tǒng)計(jì)仍需要大量的金錢(qián)和精力，電子檔案工程也更是遙遙無(wú)期，無(wú)法發(fā)揮信息技術(shù)化的最大利益。

（二）沒(méi)有完善的管理體系

由于檔案管理在近些年才重視，相比于過(guò)去已經(jīng)取得了進(jìn)步，不再有檔案丟失的情況，但是因?yàn)楣芾眢w系不夠完善，檔案的資料收集不齊全及去向不明確，出現(xiàn)不少滯留的檔案，群眾在尋找檔案時(shí)也會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)不清晰自己的職責(zé)，出現(xiàn)了“踢皮球”的現(xiàn)象，這些都是檔案管理體系不完善所導(dǎo)致的，極大影響了檔案管理工作效率。在實(shí)際工作中，有關(guān)基層部門(mén)難以落實(shí)政策，執(zhí)行力度差，加上基層原本就缺乏足夠的資金和人力，檔案管理單位無(wú)法為基層發(fā)展帶來(lái)明確授意，而檔案管理工作又是一項(xiàng)費(fèi)力耗時(shí)的工作，加重了基層的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致了基層檔案管理的問(wèn)題難以解決，最終影響了基層的發(fā)展和群眾的利益。

三、加強(qiáng)基層檔案管理質(zhì)量保障體系的相關(guān)策略

（一）提高社會(huì)對(duì)檔案管理的認(rèn)知度從而提高其職業(yè)觀

我國(guó)近代高速發(fā)展離不開(kāi)高素質(zhì)人才的培育，因此需要重視檔案管理的檔案管理人才培養(yǎng)。首先需要改變傳統(tǒng)中對(duì)檔案管理的刻板印象，檔案管理并非一項(xiàng)閑職，其不僅難度高，對(duì)工作人員的要求也高，職工要有奉獻(xiàn)社會(huì)、愛(ài)崗敬業(yè)的崇高職業(yè)精神，同時(shí)還需要具備良好的知識(shí)系統(tǒng)。在高校教育中鼓勵(lì)學(xué)生選擇檔案學(xué)教育，提高對(duì)檔案學(xué)的教學(xué)興趣，改善教學(xué)模式，提倡基層學(xué)習(xí)。同時(shí)在基層工作中，鼓勵(lì)相關(guān)就職人員進(jìn)行再學(xué)習(xí)，可以通過(guò)在職進(jìn)修或者網(wǎng)課教育，加強(qiáng)在職人員的專業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)部門(mén)也需要制定針對(duì)工作人員的行為規(guī)范，健全獎(jiǎng)罰機(jī)制，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，使其規(guī)范化和系統(tǒng)化，最終營(yíng)造新型的檔案管理模式。

（二）單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)檔案管理工作的重視并且完善相關(guān)工作體系

基層檔案管理質(zhì)量保證體系的加強(qiáng)，不僅從員工開(kāi)始重視，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)也是一種考核。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度決定了基層檔案管理工作的開(kāi)展成功與否。故市級(jí)以上干部在對(duì)基層工作效益進(jìn)行考察時(shí)，也需要將沒(méi)有盈利的檔案管理工作列入事業(yè)單位考核標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作的重視，定期進(jìn)行檔案管理工作的法律條規(guī)宣講，還需要定時(shí)檢查檔案管理工作的進(jìn)展，確保其合理運(yùn)行。同時(shí)，正如上述基層檔案管理體系的缺陷，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)還需要建立完整的工作體系，這是檔案管理工作順利開(kāi)展的前提。根據(jù)總法律法規(guī)，根據(jù)基層工作中出現(xiàn)的實(shí)際情況制定與其相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行責(zé)任劃分，明確其相關(guān)權(quán)責(zé)，讓工作人員對(duì)自己的工作崗位有明確的責(zé)任意識(shí)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員進(jìn)行表彰并列入檔案，并根據(jù)其表現(xiàn)適當(dāng)進(jìn)行調(diào)動(dòng)，不僅提高工作人員的積極性，還保證其優(yōu)異的能力能夠在更高的職位上有所表現(xiàn)。對(duì)于管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題要快速解決，可以向相關(guān)專業(yè)人才進(jìn)行咨詢，確保管理工作的進(jìn)行。除此之外，不同縣級(jí)的檔案管理也需要進(jìn)行溝通，確保人民群眾不會(huì)奔波于不同的縣去尋找檔案，檔案管理總局應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其指導(dǎo)作用，監(jiān)督其規(guī)劃化的檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)正處于全面建設(shè)小康社會(huì)的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)于基層管理的工作更是關(guān)鍵。確?；鶎訖n案管理工作，不僅對(duì)目前建設(shè)小康社會(huì)有幫助，更是為未來(lái)信息化檔案發(fā)展做鋪墊。通過(guò)完善基層檔案管理工作體系，采取現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高相關(guān)工作人員的工作素養(yǎng)，才能夠推進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。