檔案管理信息化效率更上一層樓

（貴州省晴隆縣檔案館，貴州 晴隆 561400）

隨著計算機技術的快速發(fā)展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟、文化到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時檔案的電子化管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率。

一、培養(yǎng)人才

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質(zhì)也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網(wǎng)絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。所以需要制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，切實推動檔案標準化、規(guī)范化、信息化、科學化。因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

二、更新設備

各單位各部門各自為政，信息化手段、設備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過程設置了障礙，所以，我們應配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設備可實現(xiàn)字符識別，自動轉化、自動編目和檢索、自動全文存儲、自動上載，計算機輔助立卷，檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號，統(tǒng)一規(guī)格的計算機軟硬件設備，才能為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供保障。檔案信息化基礎設施建設整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網(wǎng)絡，因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，利用多種信息技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案并且運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

三、統(tǒng)一規(guī)范

傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，要運用現(xiàn)代信息技術管理電子文件，對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻作符合信息化環(huán)境和目標的轉化，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規(guī)、標準應涵蓋信息化建設的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個環(huán)節(jié)。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標依然是最大限度地滿足社會對檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡等現(xiàn)代技術手段來實現(xiàn)檔案工作的根本目標。檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，促成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

四、安全管理

檔案信息化建設最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。檔案信息化建設使得傳統(tǒng)的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創(chuàng)新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規(guī)范，檔案管理工作按照規(guī)范執(zhí)行，同時根據(jù)檔案管理工作實際將行業(yè)技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網(wǎng)絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

總而言之，檔案管理信息化是新時期社會事業(yè)發(fā)展對檔案行業(yè)提出的要求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統(tǒng)一部署下，強化檔案管理信息化的科學意識，制定完善的管理制度，積極改進檔案管理工作設備，同時加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和技能培訓，才能在時代發(fā)展的帶動下更好地進行結構調(diào)整與升級，進而更快地實現(xiàn)檔案管理的信息化，為相關單位和企業(yè)提供便利，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務。