新形勢下提升機關(guān)會議保障效能的思考

（江蘇省常州市人大常委會辦公室，江蘇 常州 213022）

引言

會議是機關(guān)單位內(nèi)部溝通的有效方法，而會議的保障工作效果則決定了此會議能否順利進行?，F(xiàn)階段來看，我國機關(guān)單位的會議召開、組織、服務(wù)、保障等程序仍然不夠完善，保障工作中常常出現(xiàn)崗位職責不明確、內(nèi)部協(xié)調(diào)效率低、突發(fā)事件應(yīng)對能力差等一系列問題，這大大降低了會議保障效能。在這種情況下，我們有必要結(jié)合新形勢下機關(guān)單位的會議實踐經(jīng)驗，對會議保障效能有效策略、注意要點等進行思考和分析。

一、新形勢下提升機關(guān)會議保障效能的有效策略

（一）會議準備

對于機關(guān)的大型會議，應(yīng)成立會議會務(wù)勤務(wù)組，并且明確各個崗位的職能，建立會議預案及相關(guān)準備清單。具體來說，會議的前期準備工作主要可以分成六個方面的內(nèi)容:第一，要合理的安排好會議時間。會議召開和結(jié)束的日期、會議通知何時進行簽發(fā)、日常安排如何進行調(diào)整等等，都屬于時間安排工作的內(nèi)容。第二，本次會議的參加者以何種標準進行劃定、與會人員的數(shù)量、出席列席人員的比例，各個單位參加本次會議的人員名單、關(guān)鍵的參會人員名單等都需要特殊進行確認。第三，要結(jié)合會議的具體性質(zhì)和人員數(shù)量確定會議的召開場地，一般會議都安排機關(guān)內(nèi)部會議室召開，人數(shù)較多的會議安排在政府招標定點酒店和培訓中心等。會場的隨時服務(wù)應(yīng)包括會場休息室、攝影、茶水、引導、分發(fā)、等人。另外，如果會議的議程在一個小時以內(nèi)就能結(jié)束，通常不提供茶水，保證與會人員的集中度。第四，根據(jù)會議類型的不同，會場的規(guī)格和布置也必然會有所不同。應(yīng)保證會議室環(huán)境安靜無噪音、空氣流通性優(yōu)良、溫度適宜，給與會人員創(chuàng)造一個良好的參會環(huán)境。燈光音響應(yīng)與機關(guān)單位的氛圍保持一致，合理選擇燈光和麥克的類型，同時鮮花、綠化、臺布等等配套設(shè)備也應(yīng)該和整體氛圍保持一致，從而讓會議保障工作質(zhì)量得到提升。另外，在與會者全部確認進入會場以后應(yīng)對出席列席人數(shù)、缺席人數(shù)等進行檢查做好記錄。主席臺應(yīng)滿座安排、不能存在空位等。第五，要做好會議的資料準備工作，從會議的方案、召開計劃、講話稿、通訊錄等方面分別入手，對于一些重要的資料應(yīng)按照與會人員數(shù)量進行復印，并且在會議開始之前進行有序分發(fā)，這有助于提升會議的緊湊性、保證會議討論的深度。最后，在會議召開之前，需要對會議的各個細節(jié)進行反復的檢查，在特殊會議的組織和保障中，還需要將會議準備工作的進度和結(jié)果進行匯報，保證會議保障的效能。

（二）會議效率

第一，要合理應(yīng)對干擾。會議的效率會因為許多種因素發(fā)生變化，比如說會議跑題、冷場、誤區(qū)等等，都是常見的干擾因素，針對不同的情況可以選擇不同的處理方法進行應(yīng)對和引導，從而讓會議順利進行下去。會議中出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，一般是因為討論過于激烈，不能進行粗暴的制止，否則很可能導致與會人員的熱情和情緒被壓抑，導致會議進入冷場的局面，在跑題的時候應(yīng)該禮貌的進行簡單的小結(jié)，并且對會議的召開目的進行強調(diào)，對時間觀念進行強調(diào)。除此之外，在議程進行中，可能會出現(xiàn)部分人員走神、瞌睡、以筆敲桌等問題，這種干擾因素很容易導致嚴重的會議延誤，不利于會議保障效能的發(fā)揮。在這種情況下應(yīng)提前強調(diào)會議紀律，并且盡可能讓會議的討論內(nèi)容緊湊起來，讓與會者的精神始終集中在會議流程上，使之沒有時間開小差。另外，在會議討論過程中很容易發(fā)生意見沖突，這實際上是正常的，但是如果沖突太嚴重很可能導致會議混亂、難以進行，所以說在會議保障過程中，應(yīng)該允許有建設(shè)性的沖突，但是不能允許破壞性的沖突，否則會議保障就失去了應(yīng)有的作用。

第二，務(wù)必要掌握組織和駕馭技巧。要對信息通報類型的信息進行傳達和貫徹，保證會議的高效率、高精確度，對信息內(nèi)容進行精煉、保證圖文內(nèi)容豐富，對會議現(xiàn)場的反饋進行關(guān)注，積極引導思考、做好問題解答。在意見征求會議、研討會等特殊會議中，應(yīng)保持謙虛謹慎的態(tài)度，做好引導、盡量避免發(fā)表自己的看法，讓與會者能夠放開思想、積極主動的探討話題，讓與會者能夠充分的將自己的觀點表達出來。而對于組織決策類型的會議，與會者需要事先進行溝通，對內(nèi)部存在的矛盾進行解決，把本次會議的目的確定下來、提出準確的議題，對需要探討的問題按照重要性進行排序，最終達到共同的認識。

二、新形勢下提升機關(guān)會議保障效能的注意要點

（一）細化會議服務(wù)流程

要對會議的服務(wù)流程進行調(diào)整，盡快建立健全以會議接待保障流程為基礎(chǔ)、以會議預算審批流程為重點的流程模式，對管理流程進行細化分析、對業(yè)務(wù)操作過程中涉及到的重要內(nèi)容進行分析。對不同崗位不同部門的界面進行區(qū)分，在平時進行反復模擬訓練提升業(yè)務(wù)熟練度。在會議召開之前，對各類會議的主辦部門、與會人員的實際需求進行確認，做好會議的組織籌備工作，確定會議接待服務(wù)的有關(guān)方案，對工作范圍、工作職責、保障流程、保障標準等進行確認。在會議召開的過程中，有關(guān)人員要根據(jù)會議保障的業(yè)務(wù)標準做好組織服務(wù)和接待工作，做好全流程管理控制。在會議結(jié)束以后，要對善后的有關(guān)內(nèi)容進行逐一處理，做好后續(xù)的總結(jié)工作，讓會議保障的效能和考核相掛鉤，對會議保障中的每一項操作效果進行分析，對本次會議保障工作進行總結(jié)，從中獲得重要的經(jīng)驗和教訓。為后續(xù)的會議保障工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）明確崗位職責

要對會議保障工作涉及到的相關(guān)崗位工作人員職責進行確認、明確崗位任職標準，確定不同崗位的工作人員在會議保障中應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用、執(zhí)行應(yīng)該達到何種效果。對管理層次進行調(diào)整，對管理層、執(zhí)行層等進行確認，從而讓機關(guān)單位的保障工作取得實質(zhì)性成果。

（三）強化風險管理

機關(guān)會議保障工作實質(zhì)上有一定的風險，為了做好風險管理工作，需要對會議保障的制度和標準進行調(diào)整，根據(jù)過去的會議保障工作經(jīng)驗，對非常規(guī)的、會議可能存在的特殊需求進行分析和判斷，建立會議保障工作應(yīng)急預案，對會議服務(wù)體系結(jié)構(gòu)進行研究。做好風險控制工作，通過流程分析、預案建立的方法，讓會議保障工作真正落到實處。對于特別重要的會議應(yīng)該根據(jù)會議要求做好會議保障的方案設(shè)計，針對會議流程比較長的情況還需要做好用餐預案、房間空調(diào)故障預案的設(shè)計工作，讓每一項可能存在的工作都有相應(yīng)的操作流程，將執(zhí)行過程中的不確定性控制在最低水平，從根本上提升會議保障工作的穩(wěn)定性。

（四）加強溝通與協(xié)調(diào)

做好溝通協(xié)調(diào)工作，讓各項服務(wù)和保障工作能夠形成有效的聯(lián)動，讓會議保障工作形成系統(tǒng)化模式，根據(jù)系統(tǒng)化、一體化思維模式，考慮主辦單位和與會人員的實際需求，組織各部門進行有效的協(xié)調(diào)合作，做好不同機關(guān)單位的對接，做好相關(guān)的溝通需求。在會議過程中，對與會代表的需求盡可能進行滿足。在會議結(jié)束以后，還需要做好相關(guān)與會人員的滿意度調(diào)查工作，將不同保障部門的滿意度分別下發(fā)，做好后續(xù)的改進工作，為下一次會議保障做好準備。

（五）加強隊伍建設(shè)

機關(guān)會議保障工作本身十分復雜，可能受到多重影響因素的影響，其質(zhì)量十分不穩(wěn)定，但是實際上其所有的流程和操作都是由人進行的，因此會議保障工作隊伍的人員素質(zhì)和能力，將會從根本上影響會議保障工作的效能。為了盡可能提高機關(guān)會議保障效能，我們就必須要加強隊伍建設(shè)，通過會議保障人員篩選、提高上崗門檻的方式提高整體水平，在參與工作之前需要做好保障人員的培訓工作，提升他們的使命感和責任感，從根本上提升會議保障隊伍的能力水平。

三、電視電話會議的保障效能

在實施機關(guān)會議時，可以強化電視電話在機關(guān)會議中應(yīng)用力度，并借助適當手段對電視電話會議的會務(wù)、事項和基礎(chǔ)要點展開有效保障，確保會議中各項基礎(chǔ)內(nèi)容可以在短時間內(nèi)傳送到工作人員會議設(shè)備當中，加強工作人員對機關(guān)會議中各項內(nèi)容掌握力度，這對于提升機關(guān)會議實施效果和現(xiàn)代化內(nèi)涵有重要作用。從實際情況來看，目前我國的機關(guān)會議保障工作正處在轉(zhuǎn)型的重要機遇期，在這種情況下充分做好會議保障創(chuàng)新就顯得尤為重要。而與信息化技術(shù)進行結(jié)合、利用電子通信技術(shù)的發(fā)展成果，組織和召開遠程會議，則是一種有效的、貼合實際需求的會議保障創(chuàng)新模式。但是各項會議資料在傳輸過程中可能會受到一些影響，造成電視電話會議是效果和基礎(chǔ)內(nèi)容傳輸效果變差，對會議實施效果效果也有極大影響。必須在合理措施支持下對電視電話會議的會務(wù)和相關(guān)內(nèi)容展開有效保障，以此保障電視電話會議水平上升到一定高度。因此，在今后的機關(guān)單位遠程會議中，保障人員應(yīng)綜合考慮資金和會議穩(wěn)定性兩方面的問題，在保證會議穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上選擇遠程多方通話會議軟件，做好會議保障工作的創(chuàng)新。除此之外，還應(yīng)結(jié)合機關(guān)單位日常工作要求和會議開展制度對電視電話會議實際開展過程中出現(xiàn)的問題展開全面優(yōu)化，彰顯電視電話會議在機關(guān)單位中地位層次，繼而推進機關(guān)事業(yè)單位中各項工作流暢開展。而且在電視電話會議效能保障時，必須保證相關(guān)人員對電視電話會議會務(wù)要點和綜合保障要求有所了解，同時在各項現(xiàn)代化手段支持下調(diào)整電視電話會議在實際開展中不合理地方。凸顯電視電話會議實際效能，為電視電話會議穩(wěn)步開展提供有力支持。

結(jié)語

機關(guān)單位召開會議的目標是為了確定重大決議、對某些重要事項進行研討、征求特定群體的意見等等，每一項都關(guān)系到社會發(fā)展和國計民生，因此我們必須要關(guān)注機關(guān)單位的會議保障工作，打破過去會議保障中存在的一系列問題，結(jié)合實際工作經(jīng)驗對保障效能的發(fā)揮做出探究。具體來說，應(yīng)該從提高會議效率、做好會前準備、分析會議類型等方面入手，做好保障人員篩選培訓工作、加強會議模式創(chuàng)新，從根本上提升機關(guān)會議保障工作的效能。