從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作

（黑龍江省綏化市北林區(qū)最低生活保障服務(wù)中心，黑龍江 綏化 152000）

一、人事檔案管理工作的基本內(nèi)涵以及發(fā)展現(xiàn)狀

人事檔案管理不僅僅是事業(yè)單位管理工作中的重要一環(huán)，同時(shí)也是人力資源管理的一種方式與手段，為了滿足單位人力資源管理創(chuàng)新的要求，人事檔案管理工作也需要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，改變目前事業(yè)單位人事檔案管理工作中的不足，從而獲得相應(yīng)的發(fā)展。目前在我國(guó)傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作中普遍還存在著不足，以收集的人事檔案材料為例，往往這些材料上都會(huì)存在著信息質(zhì)量問題，我國(guó)對(duì)于人事檔案材料的甄別與收集體系不夠完善，這就使得人事檔案在一定程度上存在著信息失真、信息缺失、信息較少等相應(yīng)的問題，這些材料會(huì)直接影響單位對(duì)于員工的調(diào)用情況以及人力資源管理工作，會(huì)最大程度上影響目前單位人事檔案管理工作的質(zhì)量。

二、現(xiàn)代人力資源管理視角下的人事檔案管理策略

（一）建立高效的人事檔案分類管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的人事檔案管理制度中，檔案管理的主要內(nèi)容分為五大類，現(xiàn)階段在人力資源管理的視角下，應(yīng)進(jìn)一步充實(shí)完善人事檔案管理的內(nèi)容，更加全面地反映員工的綜合情況。為此建議，在人事檔案管理中，資料搜集工作應(yīng)本著縱橫結(jié)合、動(dòng)靜結(jié)合的原則，將個(gè)人評(píng)價(jià)的定量指標(biāo)和定性描述相結(jié)合。動(dòng)靜結(jié)合指的是更加重視人員的成長(zhǎng)性，對(duì)于檔案內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行更新，另一方面，及時(shí)檢查已經(jīng)過時(shí)的沒有保存價(jià)值的資料，進(jìn)行刪除。橫縱結(jié)合指的是，人事檔案不僅僅是一個(gè)人過去的總結(jié)，更應(yīng)該能夠反映這個(gè)人現(xiàn)在的狀態(tài)。在橫向上，能夠體現(xiàn)出該職工思想政治水平、學(xué)歷、工作能力、興趣愛好和性格評(píng)估等各類信息。定性與定量的結(jié)合需在傳統(tǒng)人事檔案管理的基礎(chǔ)上增加更多的可以量化的指標(biāo)，便于人員之間的比對(duì)，提升人事檔案的可用性。進(jìn)行人事檔案分類管理，能夠提升檔案管理在人力資源管理中的信息價(jià)值。

（二）加快人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也逐漸增多，人員的結(jié)構(gòu)正在向多樣化的方向發(fā)展。這樣的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理已然明顯不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，且其管理過程中的出錯(cuò)率也在增高。因此，人事檔案管理者必須要積極加快人事檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，以提高其管理工作的整體效率。在開展人事檔案管理工作的過程中，相關(guān)工作人員要能夠使用各種各樣的方法，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)將一些現(xiàn)代化的手段充分運(yùn)用到工作當(dāng)中，如建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫等，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息的微機(jī)檢索以及互聯(lián)網(wǎng)查詢。這樣現(xiàn)代化的人事檔案管理方式，可極大的提高檔案管理工作的準(zhǔn)確率。

（三）構(gòu)建并創(chuàng)新完善的人事檔案管理制度

想要從根本上促進(jìn)人事檔案管理工作，就需要從制度上進(jìn)行完善與創(chuàng)新，促進(jìn)人事檔案管理體系的細(xì)化與改革，實(shí)現(xiàn)檔案管理、檔案服務(wù)與檔案開發(fā)三者之間的有機(jī)結(jié)合，最大程度上進(jìn)行資源的合理規(guī)劃與合理配置，提升對(duì)人事檔案的調(diào)控能力與掌握能力，從而實(shí)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案管理工作效果的最大化。首先要提升人事檔案管理工作的地位，促進(jìn)人事檔案管理資質(zhì)的流程化、規(guī)范化以及權(quán)威化，所以需要與相關(guān)部門以及地方政府對(duì)于目前人事檔案管理的資質(zhì)進(jìn)行權(quán)威性認(rèn)定，提升人事檔案管理的門檻，同時(shí)也要推行相應(yīng)的定期審核制度，不能夠滿足目前的基本標(biāo)準(zhǔn)與要求的都不予以認(rèn)定；其次是責(zé)任管理范圍需要?jiǎng)澐智宄?，不能夠違反法律政策，同時(shí)既要保證社會(huì)資源的合理看管，與社會(huì)公眾的個(gè)人合法權(quán)益，又要提升單位自身的基本效益，實(shí)現(xiàn)資源管理建設(shè)。

（四）加強(qiáng)同有關(guān)部門的合作

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展并逐漸完善的時(shí)代，任何一個(gè)部門都不是獨(dú)立存在的，任何一項(xiàng)任務(wù)都與其他項(xiàng)目有這樣和那樣的聯(lián)系。同樣的，在人力資源優(yōu)化管理的大背景下，人事檔案記錄著單位內(nèi)部多數(shù)員工的成長(zhǎng)和經(jīng)歷，是多年來單位共同進(jìn)步的印證。在強(qiáng)化人力資源管理的氛圍下，人事檔案管理部門和人力資源部門的聯(lián)系是一種天然的關(guān)系，通過對(duì)人事檔案的深入研究和分析，能夠總結(jié)出單位整體或者某一特定部門內(nèi)的人員構(gòu)成和層次，不僅能夠在人員提拔中提供第一手資料，而且能在未來的招聘中提出該部門所需要的人才應(yīng)具備的能力和素質(zhì)。人事檔案管理部門應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)與人力資源管理部門之間的交流和信息互通，協(xié)調(diào)好單位內(nèi)人才的流動(dòng)。

結(jié)束語

人事檔案作為我國(guó)人才的重要信息來源，是整個(gè)社會(huì)公共信息的重要組成部分。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動(dòng)力。人事檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業(yè)發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位人力資源發(fā)展。