淺談提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

張國(guó)龍

（內(nèi)蒙古興安盟科右前旗紀(jì)檢委數(shù)據(jù)信息中心，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

由于事業(yè)單位檔案管理工作不夠全面，因此要借助信息化的新模式來幫助單位完成檔案的高效管理。這不但彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理模式的短板。還對(duì)原有管理方式的不足進(jìn)行了補(bǔ)充。更重要的是——信息化建設(shè)在對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作提高的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行了改革創(chuàng)新。信息化與檔案管理的結(jié)合將高效化的檔案管理工作的發(fā)揮到了極致。本文就信息技術(shù)支持下事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行分析。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）資料收集不夠全面

目前在相關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作人員對(duì)于檔案的重要性意識(shí)不夠全面，往往在資料的收集過程中缺乏積極性，在檔案相關(guān)資料的整理過程中也意識(shí)不到具體資料的排序等問題的重要性。工作人員的懈怠和輕視導(dǎo)致了檔案管理工作的時(shí)效性大打折扣。

（二）檔案管理技術(shù)落后

我國(guó)事業(yè)單位跟不上時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展。甚至電子版檔案的管理模式都得不到良好的完善，在具體的管理中電子版檔案利用率較低。其主要原因是相關(guān)工作人員的觀念與意識(shí)相對(duì)落后，對(duì)于電子版的檔案管理流程不夠熟練?？傮w來講，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理與信息化的融合有利于促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能分析

（一）事業(yè)單位在服務(wù)過程中秉持以人為本的理念

我國(guó)一貫秉持以人為本的核心理念。事業(yè)單位的建設(shè)有利于黨在人民群眾中以人為本理念的貫徹和落實(shí)。在事業(yè)單位工作的開展中，使人民加強(qiáng)對(duì)黨和國(guó)家的理解，提高黨在人民心中的形象，提高黨與人民一家親的程度。在工作的開展過程中要求事業(yè)單位相關(guān)工作人員以全心全意為人民服務(wù)作為基本的工作原則，為人民群眾在日常工作過程中盡可能提供幫助。

（二）加強(qiáng)各類資源供應(yīng)確保群眾工作的順利開展

無論是社區(qū)居民的內(nèi)部工作還是由事業(yè)單位牽頭組織的相關(guān)工作，事業(yè)單位檔案管要給予相應(yīng)資料以及信息。將所有的資源進(jìn)行整合與優(yōu)化,以確保具體工作的有效落實(shí),達(dá)到滿足人民需求的初衷。檔案的管理關(guān)系到社區(qū)群眾的具體信息采集工作，務(wù)必做到高效，準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期舉行業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行分門別類的培養(yǎng)。在各個(gè)領(lǐng)域邀請(qǐng)專家進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的講解與輔導(dǎo)，不斷更新優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。在培訓(xùn)的過程中，要制定考核機(jī)制，有針對(duì)性的提高管理人員的能力和管理水平。考核在檢驗(yàn)工作人員工作成果的同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了工作人員在檔案管理工作過程中的積極性。良好的人才隊(duì)伍培養(yǎng)效果可以反饋到事業(yè)單位建設(shè)中去，有效的避免了工作人員因?yàn)樽陨硭枷肼浜蠡蛘呒夹g(shù)能力不達(dá)標(biāo)導(dǎo)致的檔案管理工作出現(xiàn)紕漏的情況。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的改革措施

（一）完善檔案管理方法

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合具體的工作情況進(jìn)行檔案管理方法的改革。將信息化與檔案管理相結(jié)合，在檔案的采集過程中進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和相關(guān)文檔的分類，有利于對(duì)于文檔的查找和歸類提高工作效率。在工作過程中也可以依賴人工智能的手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有針對(duì)性的甄別，爭(zhēng)取做到優(yōu)先級(jí)的排序檔案管理模式。提高查找效率的同時(shí)對(duì)于工作人員的工作也有一定程度上的優(yōu)化。

（二）利用大數(shù)據(jù)手段對(duì)檔案管理進(jìn)行分類

在單位的檔案管理中，毫無疑問對(duì)于具體檔案的分類管理成為了令相關(guān)負(fù)責(zé)人頭疼的問題。在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)可以根據(jù)檔案的具體記錄對(duì)檔案進(jìn)行具體的分析以確定檔案的類別。比如：可以利用數(shù)據(jù)分析類型的系統(tǒng)，根據(jù)單位發(fā)展方向和具體要求進(jìn)行打造，在系統(tǒng)中輸入不同檔案的基本數(shù)據(jù)，在大數(shù)據(jù)的背景下進(jìn)行系統(tǒng)的分析得出檔案的綜合類別。單位也可以利用系統(tǒng)以及大數(shù)據(jù)確定檔案的未來使用方向，有利于單位決定是否重點(diǎn)保存等。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的流程化

流程化是一種規(guī)范化的構(gòu)造，為單位提供持續(xù)的高效性手段，通過流程將事務(wù)處理程序固化后，一個(gè)確定的流程，有利于事業(yè)單位的工作人員去進(jìn)行相關(guān)的工作操作，即使是檔案管理部門之外的工作人員對(duì)于檔案的管理也有了最基本的認(rèn)知。單位要善于尋找流程中的漏洞，并有針對(duì)性的進(jìn)行改革。

（四）樹立現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我們逐漸步入信息社會(huì)，各種新思想、新觀念不斷涌現(xiàn)，各種高新技術(shù)的出現(xiàn)，改變了我們傳統(tǒng)的工作模式和生活模式。隨著以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理工作也需要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，尋找各種有效的途徑來不斷優(yōu)化檔案管理工作。為了有效促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的要求，必須要求檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展意識(shí)，積極開展事業(yè)單位檔案工作的電子化一體化建設(shè)，改變過去傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向著信息化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，促使事業(yè)單位檔案管理人員更加注重運(yùn)用新技術(shù)、新手段、新方法來管理檔案。

（五）提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變工作意識(shí)，結(jié)合單位實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)，注重提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，構(gòu)建完善的信息平臺(tái)，能夠方便檔案信息的檢索，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的高效化，便捷化，從而提高檔案管理工作效率。在信息化建設(shè)進(jìn)程中，相關(guān)部門應(yīng)該增加宣傳力度，不斷擴(kuò)大影響力，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)，把提高信息化平臺(tái)的適用率、推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作去抓。

四、結(jié)束語

單位檔案管理工作的完善離不開傳統(tǒng)方式和信息化的交融合作。它們?yōu)槲覈?guó)檔案管理的進(jìn)步提供了保障并打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二者互相成就且不可分割。但信息化的功能與創(chuàng)新模式不會(huì)僅僅止步于此，廣大工作者都會(huì)一直為信息化新模式的創(chuàng)新不懈努力，有針對(duì)性的進(jìn)行改革，利用各種手段和方式提高事業(yè)單位工作有效性的建設(shè)。