事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

李亮亮

（中共肇東市委組織部檔案信息服務(wù)中心，黑龍江 肇東 151100）

檔案管理部門開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，要重視計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案信息資源整理和收集的效率，突破人工管理方式的局限性，降低檔案信息資源管理的成本，保障檔案信息資源能夠更好的滿足人們的需求。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)重要性

開展檔案管理工作時，管理人員要根據(jù)事業(yè)單位的具體情況開展工作，應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，創(chuàng)先傳統(tǒng)的檔案管理模式，以降低檔案信息資源管理的強(qiáng)度，保障檔案信息資源的管理效率能達(dá)到預(yù)期要求。事業(yè)單位要根據(jù)檔案信息資源的類型選擇合適的檔案信息管理手段，以便更好的適應(yīng)社會發(fā)展的需求。首先，提升了檔案管理的工作效率。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，大大地提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了管理人員工作量的大幅度降低，使檔案管理人員擺脫了繁重的工作；其次，實(shí)現(xiàn)了檔案資料保存的多元化。之前，檔案管理工作都是用紙質(zhì)管理的形式，保存資料的方法比較單一，隨著時間的推移，需要付出更多的時間來管理資料。現(xiàn)在構(gòu)建的現(xiàn)代化管理手段，既能把資料有效保存，又能把一些音頻、視頻等資料的保持率有效提高，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位多元化的發(fā)展；最后，提升了檔案整理的準(zhǔn)確性。事業(yè)單位檔案管理必須要有客觀、準(zhǔn)確的記錄，相關(guān)資料的保存必須萬無一失。隨著信息技術(shù)化的應(yīng)用，檔案管理的準(zhǔn)確性得到了提升。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題

（一）不重視檔案管理信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的難度較高，任何一個部門都無法單獨(dú)完成，不僅需要投入大量的人力和物力，還需要管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員的配合，才能完成檔案管理信息化建設(shè)工作。現(xiàn)在我國大部分事業(yè)單位都存在不重視，檔案管理信息化建設(shè)工作的問題，使得檔案信息化管理工作進(jìn)展緩慢，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，軟件和硬件都沒有達(dá)到管理要求。

（二）檔案管理信息化建設(shè)速度慢

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程非常緩慢，甚至部分事業(yè)單位還存在沒有開展檔案管理信息化建設(shè)工作的情況，之后少部分事業(yè)單位具有完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。軟件建設(shè)一直都是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的難點(diǎn)，很多事業(yè)單位都存在軟件建設(shè)嚴(yán)重不足的情況，沒有專業(yè)的檔案信息資源管理軟件，管理檔案信息資源時，只能采用計算機(jī)技術(shù)維持檔案的日常管理工作，檔案目錄庫建設(shè)不完善，使得數(shù)字化建設(shè)非常不完善。因此，開展檔案信息化建設(shè)工作期間，要不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案信息資源管理方式，采用電子化檔案代替紙質(zhì)檔案，減少環(huán)境等相關(guān)因素對檔案信息資源造成的影響，提升檔案信息資源查找的便捷性。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)低

很多檔案管理人員都不是科班出身的，都存在專業(yè)知識素養(yǎng)不過關(guān)的情況，甚至部分檔案管理人員還存在計算機(jī)基礎(chǔ)操作知識不熟練的問題，不了解檔案信息化建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)部存在高素質(zhì)檔案信息管理人員稀缺的問題，檔案管理人員都存在專業(yè)知識不足的問題，給檔案信息化建設(shè)工作造成了阻礙。很多高素質(zhì)檔案管理人員都存在思想覺悟較低的問題，理論知識水平較低，只能開展專業(yè)素質(zhì)較低的檔案管理工作，將檔案收集、保存作為檔案管理工作的全部，甚至認(rèn)為檔案管理工作沒有技術(shù)含量。長期以來，事業(yè)單位的檔案管理工作崗位缺少有豐富工作經(jīng)驗(yàn)和長期從事的人員，導(dǎo)致人員變更比較大，對整個單位的檔案資料管理造成很大影響，使得一些重要資料丟失，更嚴(yán)重的就是導(dǎo)致重要機(jī)密可能被泄露。

（四）檔案信息化存在安全風(fēng)險

施工單位開展檔案管理工作過程中，要重視檔案信息資源電子化管理，提升檔案信息資源的安全性，相較于企業(yè)檔案信息資源而言，事業(yè)單位的檔案信息資源管理對保密性的要求更高，甚至部分文件為絕密級別，這些文件需要在30年之后才能公開。但是，實(shí)際開展檔案信息資源管理工作時，部分管理人員存在不重視這些檔案信息資源安全性的問題，嚴(yán)重降低了這些機(jī)密文件的安全性。因此，開展檔案管理信息化建設(shè)工作期間，要重視檔案管理人員隊伍建設(shè)工作，如果 檔案管理人員缺乏安全意識，在含有機(jī)密文件的計算機(jī)上，用外部網(wǎng)絡(luò)聯(lián)網(wǎng)瀏覽網(wǎng)絡(luò)信息，導(dǎo)致計算機(jī)中木馬病毒，檔案信息失竊。另外還有的單位，對涉密檔案信息的審查打馬虎眼，由于疏忽大意導(dǎo)致檔案信息被發(fā)布出去，造成了檔案曝光。

三、解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的措施

（一）重視檔案信息化建設(shè)工作

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的快慢，一方受到了領(lǐng)導(dǎo)格局的影響，另一方面也受到了決策者的直接影響，只有二者同時關(guān)注檔案信息化的建設(shè)工作，這一工作才能真正的發(fā)展起來。為了讓檔案信息化事業(yè)蓬勃發(fā)展，打開新的局面，首先要加大對檔案信息化平臺的推廣和宣傳，提高社會關(guān)注度。在事業(yè)單位之中，確立一種機(jī)制。使得檔案信息化建設(shè)工作的地位能夠提高，激發(fā)建設(shè)組工作人員的熱情。提升信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

人才對檔案管理建設(shè)和發(fā)展的作用是毋庸置疑的。在事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程中，就需要大量的引進(jìn)高技術(shù)高素質(zhì)的人才活躍組織工作氛圍。同時，定期對檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，開展知識理論學(xué)習(xí)講座，強(qiáng)化工作人員的專業(yè)能力，學(xué)習(xí)檔案管理工作的職業(yè)道德規(guī)范，提高對于本職工作的認(rèn)同感，努力做好檔案信息化建設(shè)工作。

（三）優(yōu)化檔案信息化工作制度

由于當(dāng)前的事業(yè)單位體制改革，使得事業(yè)單位目前的狀態(tài)有些混亂，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門，沒有統(tǒng)一的章程來遵循。為了使得檔案管理信息化快速的走上正軌，就要盡快的完善相關(guān)的法律法規(guī)，使其在法規(guī)的約束下成長起來，變得更加規(guī)范。

四、總結(jié)

檔案管理信息化建設(shè)水平與檔案行業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)。因此，檔案管理部門要不斷加大檔案信息化建設(shè)的人力、物理投入，了解檔案信息資源的重要性，做好檔案信息資源管理監(jiān)管工作，創(chuàng)新檔案信息資源管理模式，保障檔案信息資源能發(fā)揮出更大的作用。