實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策分析

肖華麗

（貴州路橋集團(tuán)有限公司，貴州 貴陽 550000）

引言：

管理精細(xì)化對于辦公室來說是至關(guān)重要的，不僅可以有效提高員工工作效率，也可以在人力、物力上大大縮減成本。本文從了解當(dāng)下辦公室行政管理中出現(xiàn)的問題，到對于問題提出相應(yīng)解決思路，再到對解決思路相應(yīng)對策的確立，來實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化。對于管理方式老化問題，可以重新制定適應(yīng)新時(shí)代的管理辦法，如加強(qiáng)員工自身意識(shí)、制定新的規(guī)章制度、提高員工的專業(yè)水平等來實(shí)現(xiàn)。

一、辦公室行政管理的老化

辦公室行政管理在日新月異的發(fā)展中不免存在管理方式老化、混亂，管理觀念老舊，管理思想意識(shí)薄弱，管理制度落后的現(xiàn)象。

辦公室行政管理的現(xiàn)狀并不能滿足新時(shí)代發(fā)展的需求，比如在管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)職責(zé)不清晰、責(zé)任不明確。在工作中，會(huì)出現(xiàn)你推來我推去這種玩太極式的工作方法，因?yàn)闆]有明確的明文規(guī)定和制度規(guī)劃，員工為規(guī)避不必要的責(zé)任，盡可能地不去觸碰一些工作內(nèi)容。這樣的處理方式直接導(dǎo)致部門工作紊亂，不能及時(shí)將工作內(nèi)容處理完成。又比如經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人員分配不明確、賞罰制度不明確現(xiàn)象，大家分工不同，但賞罰制度卻相同，這樣的不明確會(huì)導(dǎo)致員工工作的積極性下降，做和不做都是一樣的待遇，并沒有什么大波瀾，也沒有大的競爭壓力，過多的員工會(huì)選擇待在自己的舒適圈內(nèi)，不去觸碰過多的不確定工作或額外的工作內(nèi)容。

這些問題的出現(xiàn)都表示著辦公室行政管理的老化現(xiàn)象，解決老化現(xiàn)象的唯一方法就是將行政管理精細(xì)化，制定相關(guān)的規(guī)章制度，明確工作內(nèi)容，實(shí)行有效的績效考核，明確責(zé)任等管理辦法，最終實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化[1]。

二、對老化問題提出具體思路

（一）從溝通上加強(qiáng)宣傳

一個(gè)辦公室行政管理離不開眾多部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作，在協(xié)作中又存在不可避免的溝通問題。溝通問題是老生常談的話題，不論在何種環(huán)境，在何種團(tuán)體中溝通都起著至關(guān)重要的作用。比如某辦公室應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求舉辦一項(xiàng)大型活動(dòng)，單一的一個(gè)部門是沒有全能發(fā)展型人才的，不同部門存在的意義也大不相同，多個(gè)部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作才可以將活動(dòng)很好地完成。一個(gè)部門若獨(dú)攬大權(quán)，而不是精通某些事項(xiàng)，那項(xiàng)目完成效果就會(huì)事半功倍。在部門協(xié)作基礎(chǔ)上，辦公室員工之間要形成良好的溝通，責(zé)任細(xì)化至人，事項(xiàng)落實(shí)到手，大家各其所事，有秩序有效率地去進(jìn)行工作，從溝通上加強(qiáng)宣傳，彼此溝通得順暢，才可以有效地提高辦公室行政管理。

（二）從考核指標(biāo)上提出具體細(xì)化

考核制度不完善導(dǎo)致員工的積極性不高，直接影響工作效率。對于這項(xiàng)問題，辦公室行政管理需要具體細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，在越來越快速的環(huán)境下，考核標(biāo)準(zhǔn)也需要細(xì)致快速化。比如一個(gè)辦公室同種工種下，員工對于同樣的考核標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)產(chǎn)生懶惰心理，做與不做大家的結(jié)果都是相同，這樣的方法大大影響了員工的積極性，直接影響整體辦公室工作進(jìn)度。又比如很長時(shí)間中，員工沒有技能考核，大家獲取相同的工資，但部分員工工作能力上漲，部分員工工作能力下降，管理者給出的薪資和績效是同等的標(biāo)準(zhǔn)，這對于能力上漲員工來說是極其不平衡的獎(jiǎng)罰方式，某種層面上會(huì)打擊能力上漲員工的積極性[2]。對于這種現(xiàn)象要對考核標(biāo)準(zhǔn)提出具體細(xì)化的更改，落實(shí)在個(gè)人工作量中。對績效效率高者可以持獎(jiǎng)勵(lì)制度，對于工作能力上漲者也可持獎(jiǎng)勵(lì)制度，從而推進(jìn)和提高員工的工作積極性，提高工作效率，在管理中可以更加方便化、快速化。

（三）在制度完善上提出具體細(xì)化

管理者想要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，就要完善整體制度，根據(jù)現(xiàn)情況下公司發(fā)展和員工特點(diǎn)重新定制合理化制度。如在管理中存在過多的人情問題，那么管理起來就會(huì)像棉花上彈琴一樣，導(dǎo)致無節(jié)奏、無特點(diǎn)、無效率。比如在某個(gè)企業(yè)中存在著得過且過的現(xiàn)象，很多工作沒有具體責(zé)任到人，員工都是隨便做做，久而久之領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)對內(nèi)容麻痹，導(dǎo)致整體企業(yè)效率變低。在制度完善上提出具體細(xì)化，嚴(yán)格按照制定制度來要求和規(guī)范辦公人員的辦公行為，在此之上也要加大日常監(jiān)督管理行為，落實(shí)每位員工的工作內(nèi)容和職責(zé)，嚴(yán)格把控工作效率和質(zhì)量。

三、對思路進(jìn)行對策分析

（一）建設(shè)全新辦公室管理文化

對于一個(gè)企業(yè)或一個(gè)單位來說，管理文化是核心也是靈魂，有好的文化才能更好地實(shí)施管理。比如在一個(gè)企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)一語定權(quán)，這種時(shí)候，員工的內(nèi)心會(huì)產(chǎn)生逆反心理，在工作效率中也會(huì)大打折扣，造成領(lǐng)導(dǎo)不滿意，員工又不想修改的敵對局面，或者員工身體超負(fù)荷運(yùn)行而領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心項(xiàng)目的結(jié)果。這樣的辦公室管理文化是很多員工并不想要的，久而久之造成企業(yè)或單位人員逐漸減少、工作效率逐漸降低的局面[3]。換種思維方式，領(lǐng)導(dǎo)和員工之間進(jìn)行有效的溝通和關(guān)心，共同維護(hù)辦公室管理文化，那工作效率也會(huì)隨之增長。

（二）加強(qiáng)制度化管理對策

不論何種地方、不論何種集體都會(huì)有相應(yīng)的管理制度，俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，想要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化就要加強(qiáng)制度化的管理。比如制定完整的日常管理辦法，對于不自我約束的員工進(jìn)行整改，嚴(yán)格按照規(guī)章制度管理，讓員工心中有一把戒尺。因?yàn)檗k公室文化是需要大家一起來維護(hù)和提升的，員工的行為標(biāo)準(zhǔn)就是這個(gè)企業(yè)或單位的名牌。又如工作細(xì)化和獎(jiǎng)罰制度，細(xì)化至人，大家對自己所承擔(dān)的工作有一定的責(zé)任心，可以提高完成的效率和質(zhì)量。

四、結(jié)束語

通過對辦公室行政管理老化現(xiàn)象的了解，到對此進(jìn)行思路的改變，再到對思路提出的合理化對策，可以看出實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化離不開大家的共同協(xié)作、和諧發(fā)展，也離不開制度的完善及深入細(xì)化，更離不開自我的提升。