基于用戶需求的檔案資源開發(fā)利用的探討

高丹

（黑河市愛輝區(qū)計劃生育宣傳站，黑龍江 黑河 164300）

一、現(xiàn)階段檔案資源開發(fā)利用面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理模式轉(zhuǎn)變的需求

由于檔案資源的開發(fā)利用體現(xiàn)出多角度和不同層次的特點，不同方面的檔案資源在開發(fā)利用方面的要求也存在差異，這就要求檔案管理模式的多元化轉(zhuǎn)變。同時信息化建設(shè)的推進也加快了檔案管理的智能化發(fā)展，檔案管理工作對于計算機具有較強的依賴性，這也對檔案管理工作提出了現(xiàn)代化的要求。而且為了能夠更好的滿足人們?nèi)找嬖鲩L的服務(wù)需求，需要遵循以人為本的原則，從而實現(xiàn)檔案資源的高效利用。

（二）檔案用戶服務(wù)的需求

近年來公眾檔案意識不斷提升，用戶對檔案資源開發(fā)利用的需求出多元化的發(fā)展態(tài)勢。目前檔案用戶主體多元化、檔案內(nèi)容需求多元化及檔案服務(wù)利用方式多元化，這也使檔案用戶服務(wù)需求發(fā)生了較大的改變，特別是在互聯(lián)網(wǎng)模式下，用戶獲取檔案信息的方式更具多元化、個性化和便捷化，這就要求檔案服務(wù)要滿足不同用戶對不同類型檔案的利用需求。

（三）檔案信息化建設(shè)的需求

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)得以快速推進?；诖髷?shù)據(jù)背景下，數(shù)字檔案成為當前檔案管理工作的主要對象，同時檔案收集和整理方式發(fā)生了較大的變化，計算機技術(shù)取代了傳統(tǒng)的手工檔案收集、存儲和開發(fā)等工作。而且檔案部門為了能夠提高檔案利用服務(wù)的便捷性，基于用戶需求加快推進檔案信息化建設(shè)，促進檔案資源共享的實現(xiàn)，從而進一步提升檔案資源開發(fā)利用的實用性和獲取的便捷性。

二、基于用戶需求的檔案資源開發(fā)利用的策略

（一）加強宣傳工作，引導檔案資源開發(fā)利用

檔案本身即是一種文化，通過運用新型媒體來強化對檔案的宣傳力度，采用更多元化的方式來滿足公眾獲取倣睥需求，使檔案信息利用打破時間和空間的局限性，打造檔案信息利用平臺，推動檔案信息的開發(fā)利用。檔案的價值需要在處用中得到體現(xiàn)，因此要針對檔案利用者的心理行為進行分析，以此簡化檔案利用手續(xù)，優(yōu)化檔案查檔環(huán)境，為檔案利用者提供精準的服務(wù)。另外，還要充分的調(diào)動社會公眾對檔案資源開發(fā)利用的積極性。即要通過宣傳加大公眾對檔案的了解，并依托于交互性平臺，針對公眾對檔案資源開發(fā)利用的意見和建議進行采集，以此來提高檔案資源管理和服務(wù)工作的質(zhì)量。

（二）構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，整合檔案資源

為了能夠提高檔案資源的開發(fā)利用水平，需要加快建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的合理開發(fā)和高效利用。在實際工作中宜通過各種技術(shù)手段加快檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，針對于電子檔案信息進行收集整理和存儲，全面提高檔案管理的效率，促進檔案資源共享的實現(xiàn)。通過整合檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔，提高文檔一體化管理的水平，進一步豐富檔案信息資源。而且檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間的無縫對接，也可以進一步實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提高檔案信息的效率和檔案資源收集的完整性。

（三）分析用戶檔案利用數(shù)據(jù)，預(yù)測用戶檔案利用需求

針對于用戶檔案利用數(shù)據(jù)進行精準分析，以此來掌握用戶的顯性需求和隱性需求。具體要通過建立用戶體驗信息記錄，針對于利用率較高的檔案進行重點收集和整理，有選擇性的開發(fā)檔案資源，構(gòu)建合理的館藏結(jié)構(gòu)，并針對用戶需求進行預(yù)測，根據(jù)用戶類型和檔案類型來為檔案用戶提供精準的個性化服務(wù)，全面促進檔案利用服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）構(gòu)建在線平臺，推進檔案信息化建設(shè)

在當前檔案資源開發(fā)利用過程中，可以通過應(yīng)用交互性平臺來提高檔案信息服務(wù)水平。通過構(gòu)建用戶體驗的檔案數(shù)字化服務(wù)平臺，為檔案利用者提供檔案信息查閱和咨詢等服務(wù)，使檔案利用者在利用檔案信息時不受時間和空間限制，可以有效的提高檔案資源的利用率。同時在線服務(wù)系統(tǒng)能夠?qū)λ袡n案利用者利用的檔案信息進行記錄，并運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來為檔案資源開發(fā)利用工作提供重要的依據(jù)。在檔案資源開發(fā)利用工作中，還可以通過融合媒體系統(tǒng)來為檔案開發(fā)利用謀求新的發(fā)展思路。社交媒體承載的信息量大、獲取信息便捷簡單。慕課平臺的優(yōu)秀教學視頻，學生參加活動獲得獎勵的新聞報道等信息資源，成為開發(fā)利用檔案資源的特色工作方式。檔案單位可建立自己的微信公眾號，充分發(fā)揮微信公眾號媒體平臺的咨詢功能、信息推送功能、檔案檢索功能、預(yù)約查詢功能等優(yōu)勢。將社交媒體平臺打造成檔案單位與用戶之間的交互媒介，滿足用戶的經(jīng)濟性、高效性、愉悅性等心理需求。同時，分析用戶需求以及用戶反饋的建議，填補檔案資源開發(fā)利用的缺口。

從用戶需求出發(fā)，建立社交媒體交互平臺開展檔案資源開發(fā)利用服務(wù)工作，在實際工作中開展過程中還需要解決身份識別問題，并需要謹慎對待信息安全問題。

（五）培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才

線上線下開展檔案資源開發(fā)與服務(wù)利用工作，對用戶而言無疑提供了極大的便利，但對檔案工作者而言，工作復(fù)雜性增強，時間線延長，提高了既要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又要掌握計算機信息技術(shù)的專業(yè)性要求，檔案工作人員在線與用戶溝通互動時，提倡誠信廉潔、微笑文明的工作作風，搭建起與檔案利用用戶之間的溝通橋梁，為用戶提供個性化的檔案服務(wù)。

三、結(jié)束語

檔案資源的開始利用是一項長期性的工作，這就要求檔案管理者要具有較強的使命感，并能夠在實際工作中克服各種困難，不斷進行創(chuàng)新，從而使檔案資源的開發(fā)利用能夠更好的與時代發(fā)展相適應(yīng)，充分的發(fā)揮出檔案的重要價值和作用。