信息化背景的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理新思路

（山東省淄博市淄川區(qū)綜合行政執(zhí)法大隊，山東 淄博 255100）

引言

科技的進步讓財務(wù)紙質(zhì)檔案被電子檔案雖取代，成為現(xiàn)如今事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的優(yōu)選，電子檔案占用空間小，方便，成本低等特點能更好讓檔案管理人員完成管理工作，信息技術(shù)還可以讓財務(wù)檔案更加整潔清晰，進行查閱的時候也會比紙質(zhì)檔案更加方便尋找。

一、樹立信息化財務(wù)檔案管理正確理念

以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行保存的時候比較麻煩，而且易丟失和損壞，電子檔案可以在不占用空間的前提下進行多種類資料的保存，而且隨時可以進行備份保存，還可以實現(xiàn)隨時隨地提取財務(wù)資料進行查閱，電子財務(wù)檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還不易丟失和損壞，財務(wù)檔案的完整性可以得到保證，電子檔案還可以減輕管理人員的工作量，讓工作人員可以提高自己的工作效率，提高資料的利用率。

在實際的事業(yè)單位財務(wù)檔案管理當中，有著一部分的管理人員并沒有意識到財務(wù)檔案管理工作的重要性，對于保存資料的完整不夠重視，甚至有些事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行財務(wù)檔案保存和管理。為了順應(yīng)時代發(fā)展的需要，事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理一定要采用信息化管理，相關(guān)管理人員要樹立正確的信息化財務(wù)檔案管理理念，將信息化檔案管理作為首選，事業(yè)單位的管理層也要對其有著足夠的重視，增加對于財務(wù)管理的資金投入，保證信息化財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)置可以達到標準，腳踏實地的完成信息化財務(wù)檔案管理。

二、制定合適且完善的信息化財務(wù)檔案管理制度

管理工作順利進行的前提就是有著完善的管理制度，合適且完善的制度是事業(yè)單位的管理工作質(zhì)量的保證。事業(yè)單位的發(fā)展前途受信息管理工作的影響，所以這項工作的重要性不言而喻，隨著我國經(jīng)濟實力的增強，我國的事業(yè)單位的規(guī)模也在隨著擴大，單位的財務(wù)管理工作難度自然加大，要想跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步，為單位的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)，相關(guān)的信息管理制度一定要進行改革和優(yōu)化，保證單位的管理水平的不斷提高。

對于以往管理制度的改革和優(yōu)化要從信息化入手，管理人員要把信息化技術(shù)真正融入到管理工作中去，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)對管理工作水平的提高。第一步，制定合理的管理工作流程，讓管理工作的運行變得標準化，條理化，這樣可以避免管理工作的有序進行，進行工作檢查的時候也可以迅速發(fā)現(xiàn)問題的所在，從而達到優(yōu)化資源配置，減少管理成本的目的。第二步，要對需要管理的檔案進行分類標簽，且規(guī)定資料的重要程度，根據(jù)重要程度的不同進行不同規(guī)格的管理工作，這些差別體現(xiàn)在管理年限等方面，一些比較重要的事業(yè)單位機密只能管理層才能進行查閱，確保管理工作安全性的同時讓管理的各項工作有章可依，有據(jù)可循。第三步，事業(yè)單位可以制定管理工作的獎罰制度，單位應(yīng)當有這一個工作準則，這個準則作為工作人員的工作標桿，更是對工作人員的一種約束，若是負責的工作長時間不出現(xiàn)差錯，單位可以對其進行獎勵，這對其他員工也是一種表率作用，若是出現(xiàn)了明顯錯誤，單位也要對其進行嚴格的懲罰，畢竟財務(wù)資料的管理工作是非常重要的，若是出現(xiàn)錯誤會造成比較嚴重的后果。經(jīng)過這三步的改革和優(yōu)化，就可以形成嚴謹?shù)墓芾眢w系，讓整個管理工作都可以科學有效的開展。

三、培養(yǎng)財務(wù)檔案管理人員的基本工作素質(zhì)

要想做好事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作，就要保證管理工作人員的專業(yè)水平和工作素質(zhì)，現(xiàn)在事業(yè)單位存在的問題就是很多管理人員的工作水平和工作素質(zhì)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理層面，在接觸信息化管理之后因為不熟悉信息化管理的操作模式，導致實行信息化管理之后的工作效率不增反減，完全無法體現(xiàn)出信息化管理的優(yōu)勢，為了解決這樣的問題，事業(yè)單位管理層要對管理員工的專業(yè)培訓引起重視，管理層要可以讓一些工作經(jīng)驗足的老員工進行信息化管理工作的學習，在學習完之后對其他員工進行培訓，當然若是時間比較緊迫，還可以直接外聘信息化管理工作人才，讓其對員工進行教導，教導的內(nèi)容要順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，而且不單只是進行操作方法的教導，還要培養(yǎng)管理人員的綜合工作能力和基本工作素質(zhì)，讓員工可以根據(jù)工作情況的不同做出調(diào)整，增強員工工作的靈活性。在進行管理工作培訓的時候也要講究方式，要循序漸進，分層次進行培訓，領(lǐng)導層還可以對培訓效果良好的員工進行獎勵，增加員工參與培訓的積極性，盡快地成為能適應(yīng)信息化管理工作的員工，為事業(yè)單位的財務(wù)管理貢獻力量。

四、完善財務(wù)檔案管理信息安全系統(tǒng)

財務(wù)檔案管理工作向信息化技術(shù)靠攏的趨勢已經(jīng)成為必然，所以事業(yè)單位的領(lǐng)導層要努力將單位的管理工作實現(xiàn)信息化，但信息化也是存在這一些安全性的問題，網(wǎng)絡(luò)上存在著一些無法根除的病毒程序，這些程序會侵入單位的電腦，竊取單位財務(wù)信息并對其造成損害，對事業(yè)造成嚴重的后果，所以一定要完善財務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，保證電子財務(wù)信息檔案的安全。首先，對于財務(wù)檔案信息的訪問權(quán)限要嚴格把控，對于保存的電子檔案傳輸時要進行加密，某些非常重要的機密檔案要進行多重加密，進一步提高檔案的安全性。事業(yè)單位最好聘請網(wǎng)絡(luò)安全專家協(xié)助管人員進行管理工作，并且在進行員工培訓的時候?qū)ζ溥M行網(wǎng)絡(luò)安全方面的培訓，幫助員工樹立良好的安全意識。

結(jié)語

總而言之，信息化財務(wù)檔案管理有著傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢，不但可以減少工作成本，還能不受空間和時間的約束，隨時隨地的進行資料的查閱，對事業(yè)的發(fā)展前景有著非常好的促進作用。選擇信息化財務(wù)檔案管理，才能讓事業(yè)單位的發(fā)展跟上社會進步的腳步。