如何做好文件歸檔整理工作

（龍江縣網(wǎng)絡輿情中心，黑龍江 齊齊哈爾 161100）

一、事業(yè)單位文件歸檔整理原則

（一）遵循文件的形成規(guī)律

事業(yè)單位工作以及由單位工作活動形成的文件材料，總是呈現(xiàn)出一定的規(guī)律性。盡管單位各自的職責與業(yè)務范圍不同，但它們的各項工作卻是按照一定的規(guī)律進行的。文件是在單位工作活動中形成的，是單位工作活動的直接記錄和機關處理各種問題的依據(jù)，因此文件材料也是按照一定的規(guī)律形成的處理的，并有其形成上的特點。

（二）保持文件之間的有機聯(lián)系

在歸檔文件整理中，必須保持文件之間的有機聯(lián)系，才能達到反映本單位主要工作活動的歷史面貌和便于利用的目的。保持文件之間的有機聯(lián)系，就是保持文件之間在形成過程中同一內(nèi)容或相關內(nèi)容的直接聯(lián)系。在具體操作上，《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》在實體分類時，將歸檔文件按照不同年度、不同機構（問題）等形成時的客觀規(guī)律進行相對集中，維護不同文件之間的有機聯(lián)系；并在最低一級類目內(nèi)排列文件時，強調(diào)“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件之間的有機聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

（三）區(qū)分歸檔文件的不同價值

文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本單位工作的作用、對未來研究歷史的作用來決定的。它的現(xiàn)實使用價值，通過辦理基本實現(xiàn)以后，有的現(xiàn)實使用價值自然消失，有的現(xiàn)實使用價值仍然存在，或者轉化為歷史的使用于文件的內(nèi)容和作用不同，其保存的價值也就不同。同時，就一個事業(yè)單位而言，也不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔。這就要求在歸檔和歸檔文件整理時做好兩項工作：一是根據(jù)《機關文件材料歸檔與不歸檔范圍》，區(qū)分歸檔與不歸檔文件；二是根據(jù)《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分文件價值，劃定不同的保管期限?！稒C關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》從分類開始，就將不同保管期限的文件從實體上區(qū)分開來，為有針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。

（四）歸檔文件整理應保證紙質(zhì)文件材料和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一

在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮紙質(zhì)文件材料和電子文件的整理要求，避免因兩類歸檔文件整理的基本原則、基本方法不同而帶來的諸多問題，解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書工作和歸檔文件的整理形成一個有序的整體，從而簡化文件整理歸檔工作，提高工作效率。從目前的情況來看，紙質(zhì)文件材料與電子文件在較長的時間內(nèi)會并行存在。在這種情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作。在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關信息，使二者成為一個有機整體，解決文件價值判斷脫節(jié)、文件和檔案管理信息不一致、電子文件元數(shù)據(jù)丟失等問題，以提高歸檔文件的整理效率。其次要考慮歸檔文件整理的基本方法。在信息化條件下，一般應將歸檔電子文件為第一整理對象，先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，再據(jù)此整理紙質(zhì)歸檔文件，以便充分利用文書處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

二、如何做好文件歸檔整理工作

（一）完善歸檔文件整理方案

人們在歸檔文件整理實踐中實現(xiàn)新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實際需要的實事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實用性。而對于歸檔文件整理實踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。《規(guī)則》是對傳統(tǒng)文書立卷的重大變革，可是，它終究不會終結歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點看問題，任何既有的事物都不會是十全十美的，如果使它更加完美，必須進一步改革。在實施《規(guī)則》過程中持續(xù)改革，可以使得本系統(tǒng)的工作方案口臻完善。職能簡易分類方法，就是綜合機構、問題和職能三種分類方法，取其長而避其短，優(yōu)化組合，從適應中小企事業(yè)、機關歸檔文件分類需要出發(fā)，經(jīng)過多年實踐探索出的一種新的分類方法。

（二）加強歸檔文件整理實踐創(chuàng)新

人們的歸檔文件整理實踐，首先應當重視并突出實踐主體的能動性，就是說，人們的實踐必須是探索性的，不斷追求新目標的永不自滿的實踐。人們作為實踐的豐體，必須在實踐中把握住實踐的方向，品味出實踐的風格，體現(xiàn)出實踐的價值。從人類社會進步與歷史發(fā)展的角度認識問題，任何碌碌無為的無所創(chuàng)新的實踐都是毫無價值毫無意義的。

（三）簡約化歸檔文件整理實踐

新世紀，歸檔文件不再線訂，只是加固，除了取消拆釘、縫紉機扎邊這些繁瑣的反復的簡單枯燥的勞動之外，還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經(jīng)意間發(fā)生的文件合訂問題。在過去的檔案整理工作中，編寫文件張?zhí)栆彩羌荣M時費力又惱人的勞動，現(xiàn)在，采用了文件尾號相加的辦法，變成了省時省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數(shù)相加，即是該份文件張數(shù)總和。收文是將文件末尾號加上辦文單即可。采用此種工作方法，可將編注文件張?zhí)栍蛇^去的兩周縮短到現(xiàn)在的一至兩天。立厚卷過去被稱作懶人之舉，但這個方法如果達到省時省事的目的，又利于文件檢索利用，就可以采用，同樣可以達到縮短歸檔文件整理時間的最終目的。

結束語

文件檔案的收集與整理是事業(yè)單位檔案管理的基礎性工作，做好檔案收集與整理工作對企業(yè)制定經(jīng)營決策、戰(zhàn)略計劃制定等都有著現(xiàn)實的作用價值。在檔案收集與整理過程中，需要發(fā)揮出檔案管理人員的作用價值來，更需要相關技術的支持，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位檔案收集與管理工作水平。